Desafio

Na Your Place Property Management, a equipe encontrou um obstáculo significativo em suas operações: a falta de um sistema de chave de backup eficiente e seguro para seu portfólio diversificado de propriedades multifamiliares, unifamiliares e comerciais. Esta lacuna nas suas operações não só representava um risco para a satisfação dos residentes, mas também para os seus resultados, uma vez que as falhas nas fechaduras electrónicas resultavam frequentemente no bloqueio dos residentes, necessitando de intervenções de serralharia dispendiosas e inconvenientes. A empresa viu aproximadamente quatro bloqueios por ano, cada um custando cerca de US$ 250 para serviços de chaveiro fora do expediente. Isto destacou a necessidade urgente de uma solução mais sustentável e confiável.

As ineficiências operacionais estenderam-se para além dos bloqueios de emergência. A ausência de um processo para acesso de empreiteiros a propriedades sem fechaduras eletrônicas agravou o desafio. Se um residente não pudesse estar em casa durante o dia de trabalho, o proprietário acabaria por pagar uma conta mais elevada, uma vez que os empreiteiros cobravam taxas significativamente mais elevadas pelas chamadas de serviço fora do horário comercial, afectando negativamente a satisfação do proprietário e do inquilino. Este problema multifacetado exigia uma solução que pudesse resolver tanto problemas de acesso imediato como ineficiências operacionais mais amplas, marcando um momento crucial para a empresa melhorar a prestação de serviços.

Pontos de dor

• Sem acesso de chave de emergência: Nenhum sistema confiável em vigor para os residentes acessarem as chaves durante falhas na fechadura eletrônica, levando a chamadas caras de serralheiro e inquilinos chateados.
• Custos de serralheiro: Uma média de 4 bloqueios por ano custam $ 1.000 anualmente apenas em despesas de serralheiro fora do expediente.
• Despesas do proprietário do imóvel: Esperar que os residentes voltassem para casa do trabalho para visitas de empreiteiros significava sobretaxas fora do expediente para os proprietários.

Solução

A introdução do sistema de gerenciamento de chaves SmartBox da Keycafe permitiu uma abordagem centralizada de armazenamento de chaves, eliminando os pesadelos logísticos associados ao gerenciamento de inúmeras caixas de chaves e garantindo um sistema de acesso seguro e contínuo para residentes e prestadores de serviços.

Depois que uma fechadura eletrônica é instalada em uma nova propriedade do cliente, uma chave de backup é registrada no software Keycafe e colocada na SmartBox no escritório central da Your Place Property Management. Se uma fechadura falhar e o residente precisar da chave reserva, ele receberá instruções para acessar a SmartBox no saguão do escritório 24 horas por dia, 7 dias por semana. Basta chegar à SmartBox e inserir um código PIN exclusivo que só permite o acesso à chave da sua propriedade. Não há necessidade de pessoal no local e evita-se uma chamada dispendiosa ao serralheiro. Isso não apenas simplificou as operações, mas também reforçou significativamente a segurança e a conveniência.

Além disso, a solução da Keycafe estendeu os seus benefícios à gestão de acesso de empreiteiros, abordando outro aspecto crítico dos desafios operacionais da Your Place Property Management. Usando o mesmo fluxo de trabalho de retirada das chaves no saguão do escritório, os empreiteiros agora podiam acessar as propriedades durante o dia sem a presença do inquilino, economizando assim nos custos adicionais de chamadas de serviço fora do horário comercial. Esta melhoria na eficiência operacional não só poupou dinheiro para os proprietários, mas também serviu como um ponto de venda único para a Your Place Property Management, ajudando a atrair novos clientes e a promover experiências positivas dos inquilinos, o que, por sua vez, se traduziu em avaliações positivas dos serviços e no crescimento do negócio.

Implementação do Your Place Property Management

• Gerenciamento Centralizado de Chaves: O sistema da Keycafe foi instalado no lobby do escritório para gerenciar centralmente centenas de chaves de clientes, eliminando a necessidade de caixas de chaves individuais.
• Acesso por chave automatizado 24 horas por dia, 7 dias por semana: Residentes e empreiteiros desfrutam de um sistema de acesso por chave confiável, garantindo acesso 24 horas às propriedades.
• Autenticação simples de código PIN: Empreiteiros e residentes que precisam retirar uma chave recebem um código exclusivo que lhes dá acesso apenas à chave que foram autorizados a usar.

Resultado

A implementação do Keycafe pela Your Place Property Management melhorou a eficiência, a segurança e a satisfação dos residentes e proprietários da empresa. O impacto do sistema foi profundo, reduzindo a dependência de serviços dispendiosos de serralharia e melhorando significativamente a satisfação dos inquilinos e dos proprietários. Os quatro bloqueios por ano, anteriormente uma fonte de tensão financeira e operacional, foram agora eficazmente atenuados, demonstrando os benefícios tangíveis do sistema de controlo de chaves da Keycafe.

Além disso, a aplicação estratégica do Keycafe para acesso de prestadores de serviço não só simplificou as operações, mas também melhorou a experiência geral do serviço, criando um efeito cascata de benefícios. As economias obtidas ao evitar taxas caras de empreiteiros após o expediente, combinadas com as eficiências operacionais, fortaleceram a posição da Your Place Property Management no mercado local de aluguel de propriedades, tornando-a uma escolha atraente tanto para proprietários quanto para inquilinos.

O resultado

• Economia de custos: O sistema oferece uma alternativa econômica aos serviços de chaveiro, economizando mais de US$ 1.000 por ano.
• Maior satisfação dos residentes e proprietários: O investimento no sistema da Keycafe impressionou tanto os proprietários como os residentes, demonstrando um compromisso com soluções confiáveis de gestão de propriedades.
• Imagem Profissional: A interface de usuário elegante e a aparência profissional do sistema Keycafe são agora um ponto de venda, permitindo à empresa atrair novos clientes.