Gestão de Chaves para o Setor Imobiliário: O Caminho da Engel & Völkers Madrid para a Automação

A Engel & Völkers é uma empresa imobiliária global com presença em mais de 30 países, oferecendo serviços imobiliários premium. No seu escritório de Madrid, eles visavam otimizar os processos internos para a gestão das chaves de imóveis utilizadas pela sua equipa de consultores imobiliários. O objetivo era claro: automatizar a entrega e recolha de chaves e melhorar a eficiência nas operações diárias sem depender exclusivamente de processos manuais.

Anteriormente, toda a gestão de chaves era feita manualmente pela equipa da receção, que rastreava e distribuía as chaves usando um sistema analógico. Isso criava gargalos e impunha uma pesada carga administrativa à equipa. Com os agentes a fazer o check-in e check-out de chaves regularmente ao longo do dia, a Engel & Völkers procurava um sistema que melhorasse a responsabilização, reduzisse o erro humano e otimizasse a sua coordenação interna.

Juan San Martin Rico, Técnico de TI no escritório de Madrid, explicou o problema: “Queríamos uma forma de automatizar este processo para que pudéssemos acelerar as coisas, sem que fosse um problema para a nossa equipa da receção ou para qualquer outra pessoa.”

Para melhorar a eficiência e a responsabilidade, a Engel & Völkers Madrid implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe SmartBox no seu escritório. O objetivo era conceder aos agentes acesso direto e seguro às chaves, mantendo total supervisão administrativa.

Com o Keycafe, os agentes agora retiram e devolvem chaves usando códigos de acesso pessoais ou crachás de utilizador, sem a necessidade de envolver a equipa da receção. Cada ação é registada em tempo real, permitindo que a equipa de gestão monitorize o uso e otimize os fluxos de trabalho. O recurso de captura de vídeo da SmartBox adiciona uma camada extra de responsabilidade, fornecendo confirmação visual de cada interação com a chave.

Anteriormente, toda a gestão de chaves era feita manualmente pela equipa da receção, que rastreava e distribuía as chaves usando um sistema analógico. Isso criava gargalos e impunha uma pesada carga administrativa à equipa. Com os agentes a registar a entrada e saída de chaves regularmente ao longo do dia, a Engel & Völkers procurava um sistema que melhorasse a responsabilidade, reduzisse o erro humano e otimizasse a sua coordenação interna.

Juan San Martin Rico, Técnico de TI do escritório de Madrid, explicou o seu problema: “Queríamos uma forma de automatizar este processo para que pudéssemos agilizar as coisas, sem que fosse um incómodo para a nossa equipa da receção ou para qualquer outra pessoa.”

Para melhorar a eficiência e a responsabilidade, a Engel & Völkers Madrid implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe SmartBox no seu escritório. O objetivo era conceder aos agentes acesso direto e seguro às chaves, mantendo total supervisão administrativa.

Com o Keycafe, os agentes agora retiram e devolvem chaves usando códigos de acesso pessoais ou crachás de utilizador, sem a necessidade de envolver a equipa da receção. Cada ação é registada em tempo real, permitindo que a equipa de gestão monitorize o uso e otimize os fluxos de trabalho. O recurso de captura de vídeo da SmartBox adiciona uma camada extra de responsabilidade, fornecendo confirmação visual de cada interação com a chave.

“Procurámos soluções com outras empresas. No entanto, nenhuma delas nos tinha oferecido uma solução como a Keycafe.”

A Keycafe ajudou a Engel & Völkers Madrid a obter controlo sobre uma parte central das suas operações: o acesso a propriedades. Ao eliminar os gargalos do manuseio manual de chaves, eles aumentaram a eficiência da equipa e reduziram o risco de erros.

“Os maiores benefícios que experimentámos ao usar o Keycafe foram a velocidade, a gestão e o controlo”, explicou Juan San Martin Rico.

A capacidade de monitorizar a atividade e reduzir a dependência da equipa para cada transação de chaves libertou recursos valiosos, enquanto o registo de auditoria digital melhorou a responsabilidade interna. Os agentes agora têm acesso self-service às chaves e estão capacitados para realizar visitas sem atrasos logísticos.

Keycafe ajudou a Engel & Völkers Madrid a obter controlo sobre uma parte central das suas operações: o acesso a propriedades. Ao eliminar os gargalos do manuseio manual de chaves, eles aumentaram a eficiência da equipa e reduziram o risco de erros.

"Os maiores benefícios que experimentámos ao usar Keycafe foram a velocidade, a gestão e o controlo", explicou Juan San Martin Rico.

A capacidade de monitorizar a atividade e reduzir a dependência da equipa para cada transação de chave libertou recursos valiosos, enquanto a trilha de auditoria digital melhorou a responsabilidade interna. Os agentes agora têm acesso self-service às chaves e estão capacitados para realizar visitas sem atrasos logísticos.

Anteriormente, toda a gestão de chaves era feita manualmente pelos funcionários da receção, que rastreavam e distribuíam chaves usando um sistema analógico. Isso criava gargalos e impunha uma pesada carga administrativa à equipa. Com os agentes a fazer check-in e check-out de chaves regularmente ao longo do dia, a Engel & Völkers procurava um sistema que melhorasse a responsabilidade, reduzisse o erro humano e otimizasse a sua coordenação interna.

Juan San Martin Rico, Técnico de TI no escritório de Madrid, explicou o seu problema: "Queríamos uma forma de automatizar este processo para que pudéssemos acelerar as coisas, sem que fosse um incómodo para os nossos funcionários da receção ou para qualquer outra pessoa."

Para melhorar a eficiência e a responsabilidade, a Engel & Völkers Madrid implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe SmartBox no seu escritório. O objetivo era dar aos agentes acesso direto e seguro às chaves, mantendo total supervisão administrativa.

Com Keycafe, os agentes agora recolhem e devolvem as chaves usando códigos de acesso pessoais ou crachás de utilizador, sem precisar de envolver os funcionários da receção. Cada ação é registada em tempo real, permitindo que a equipa de gestão monitorize a utilização e otimize os fluxos de trabalho. A funcionalidade de captura de vídeo do SmartBox adiciona uma camada extra de responsabilidade, fornecendo confirmação visual de cada interação com a chave.

"Procurámos soluções com outras empresas. No entanto, nenhuma delas nos tinha oferecido uma solução como Keycafe."

Keycafe ajudou a Engel & Völkers Madrid a obter controlo sobre uma parte central das suas operações: o acesso a propriedades. Ao eliminar os gargalos do manuseio manual de chaves, eles aumentaram a eficiência da equipa e reduziram o risco de erros.

"Os maiores benefícios que experimentámos ao usar Keycafe foram a velocidade, a gestão e o controlo", explicou Juan San Martin Rico.

A capacidade de monitorizar a atividade e reduzir a dependência da equipa para cada transação de chave libertou recursos valiosos, enquanto a trilha de auditoria digital melhorou a responsabilidade interna. Os agentes agora têm acesso self-service às chaves e estão capacitados para realizar visitas sem atrasos logísticos.