Concord Hospitality troca planilhas e chaves perdidas pelo rastreamento automatizado da Keycafe

Como uma das maiores empresas de gestão hoteleira do país, a Concord Hospitality estava mais do que familiarizada com as deficiências dos métodos tradicionais de gestão de chaves para os colaboradores. As suas propriedades dependiam de sistemas pesados como folhas de cálculo, registos em papel e cofres de chaves grandes e inseguros. Estes processos levavam a ineficiências, incluindo a incapacidade de rastrear permissões e dificuldades em responsabilizar os colaboradores por chaves perdidas.

Sem um sistema fiável, a segurança era sempre uma preocupação na mente da gerência. Chaves mestras extraviadas ou perdidas poderiam comprometer a segurança dos hóspedes e a integridade da propriedade, enquanto a falta de rastreamento em tempo real prejudicava a transparência operacional. A empresa precisava de uma solução escalável para gerir o alto volume de chaves nas suas vastas propriedades.

A Concord Hospitality integrou o sistema de gestão de chaves da Keycafe na abertura de uma nova propriedade hoteleira dupla em Michigan - AC Hotel by Marriott e Hyatt House Lansing - garantindo um controlo de chaves simples, mas poderoso desde o início. Os funcionários adaptaram-se rapidamente ao sistema, que exigiu formação mínima — apenas alguns minutos para atribuir PINs e demonstrar as operações do ecrã tátil. No início dos seus turnos, os funcionários registam a sua entrada, depois dirigem-se imediatamente à SmartBox e introduzem o seu PIN para recolher as chaves atribuídas para o dia. No final do turno, as chaves são devolvidas da mesma forma. Os gestores utilizam a aplicação Keycafe para monitorizar toda a utilização das chaves em tempo real e alterar as permissões de acesso quando necessário. Esta transformação digital melhorou a responsabilização, a segurança e a eficiência do fluxo de trabalho.

Desde a adoção do Keycafe, a Concord Hospitality alcançou melhorias significativas na segurança e na eficiência operacional em mais de 20 das suas propriedades hoteleiras. O rastreamento de chaves é agora automatizado, permitindo que os gerentes auditem o uso e resolvam discrepâncias imediata e proativamente. O sistema economizou consideráveis horas de trabalho ao eliminar processos manuais de registro e rastreamento.

Chaves mestras, que concedem acesso a áreas críticas, são agora armazenadas na SmartBox e controladas, reduzindo a probabilidade de acesso não autorizado. Os gerentes valorizam a tranquilidade que advém de notificações em tempo real e controle remoto do sistema.

Para o Engenheiro Chefe Kevin Krause, o Keycafe se tornou uma ferramenta essencial em sua rotina diária: “Saber onde as chaves estão e quando são retiradas, para mim, é o maior benefício. Se você estiver usando um sistema diferente do Keycafe, você está perdendo muito.”