Heiwa Group Moderniza o Check-In Hoteleiro com o Sistema de Gerenciamento de Chaves da Keycafe

À medida que a empresa de gestão de alugueres de curta duração Heiwa Group expandiu dos alugueres Airbnb para a indústria hoteleira, enfrentou uma nova realidade operacional. No Hôtel de la Poste em Sierre, todo o acesso dos hóspedes precisava ser centralizado em um único local, ao contrário do seu portfólio de apartamentos anteriormente disperso pela Suíça francófona.

Tradicionalmente, as chaves dos quartos de hotel eram entregues pessoalmente na receção. Embora esta abordagem funcionasse durante horários limitados, rapidamente se tornou restritiva para o pequeno hotel de 15 quartos. Os hóspedes frequentemente queriam chegar mais cedo ou mais tarde do que o horário da receção, e manter uma receção 24 horas por dia, 7 dias por semana, não era financeiramente viável.

O objetivo da Heiwa não era eliminar a interação humana, mas sim complementá-la. Eles queriam oferecer mais flexibilidade aos hóspedes, garantindo ao mesmo tempo que o hotel pudesse continuar a operar sem problemas, mesmo quando o pessoal não estivesse disponível, e sem comprometer a segurança ou o profissionalismo.

O Grupo Heiwa procurou por um sistema de gestão de chaves automatizado, mas confiável, e encontrou no Keycafe a solução ideal. Consideraram alternativas, como a instalação de fechaduras inteligentes em cada porta, mas rapidamente as descartaram devido aos altos custos de instalação, aos requisitos de infraestrutura complexos e à flexibilidade limitada em diferentes tipos de propriedade.

O Keycafe destacou-se pelo seu design de armário eletrónico de chaves centralizado, pelo baixo custo de infraestrutura e pela facilidade de implementação. Em vez de substituir todas as fechaduras, a Heiwa pôde digitalizar o acesso utilizando um sistema único e seguro, localizado no próprio local, no lobby do hotel.

Atualmente, o Keycafe desempenha um papel central no fluxo de trabalho de check-in do hotel. Os hóspedes podem fazer o check-in tradicionalmente na receção ou optar por uma experiência totalmente self-service. Mensagens automatizadas enviadas através da integração Keycafe e Hostaway fornecem aos hóspedes instruções de acesso à porta e um código Keycafe único, que está ativo apenas entre os horários de check-in e check-out do Hostaway, permitindo-lhes recolher a chave do seu quarto a qualquer hora, dia ou noite.

Nas primeiras semanas de uso do Keycafe, o Grupo Heiwa observou melhorias operacionais claras. As interrupções relacionadas ao check-in diminuíram significativamente, e os hóspedes responderam positivamente à simplicidade e autonomia do sistema.

O horário de funcionamento da recepção foi reduzido sem limitar o acesso dos hóspedes, liberando a equipe de intervenções noturnas ou de última hora desnecessárias. Mesmo quando a equipe não está disponível devido a doença ou falhas na escala, os hóspedes ainda podem acessar seus quartos facilmente.

Além da eficiência, o Keycafe ajudou a modernizar a imagem do hotel. Ao adotar a digitalização e, ao mesmo tempo, preservar o serviço presencial opcional, o Heiwa trouxe com sucesso um tradicional hotel suíço para o século XXI sem sacrificar a hospitalidade.