Hôtel les PieuxHôtel les Pieux Adota o Sistema Keycafe para Gerenciar Suas Chaves de Quarto
“Keycafe integra-se muito facilmente na nossa rotina diária. Todas as manhãs, simplesmente atribuímos os cartões-chave dos quartos para o dia, e o processo decorre sem interrupções a partir daí.”
Thomas Cadot
Hoteleiro
Sobre o Hôtel les Pieux
Hôtel les Pieux é um hotel com 28 quartos localizado na Península do Cotentin, na Normandia. Focado na eficiência operacional e na satisfação dos hóspedes, o hotel busca continuamente soluções que simplifiquem os processos, ao mesmo tempo em que mantém um elevado padrão de serviço.
Luciano Picardo é Coordenador de Marketing na Keycafe, com dois anos de experiência focada na indústria hoteleira. Ele é especialista em como os hotéis utilizam o gerenciamento de chaves para otimizar os fluxos de trabalho da recepção, governança e acesso de hóspedes.
Desafio
Localizado na Península do Cotentin, na Normandia, o Hôtel les Pieux é um hotel de 28 quartos que atende a um fluxo constante de viajantes durante todo o ano. Para garantir uma experiência de hóspede sem problemas, a gestão eficiente dos cartões-chave dos quartos é essencial para as operações diárias.
Antes de implementar o Keycafe, os cartões-chave dos quartos eram deixados no balcão da recepção para os hóspedes retirarem utilizando um sistema de lista de verificação. Embora simples, esta abordagem criava riscos operacionais.
Os hóspedes podiam, por engano, levar o cartão-chave do quarto errado, gerando confusão, atrasos e trabalho corretivo adicional para a equipe. As equipes da recepção precisavam monitorar de perto as retiradas para evitar erros, aumentando a pressão operacional durante os períodos de pico.
O hotel precisava de uma solução que reduzisse os erros, mantivesse a segurança e simplificasse a distribuição diária dos cartões-chave dos quartos — sem substituir o hardware existente nas portas.
Pontos de Dor
- Erros de Hóspedes — Hóspedes poderiam pegar o cartão-chave do quarto errado do balcão.
- Falta de Controle — Monitoramento manual era necessário para garantir a retirada correta do cartão-chave.
- Fricção Operacional — O tempo da equipe foi empregado na supervisão de um processo que deveria ter sido fluído.
- Flexibilidade Limitada de Backup — A disponibilização de keycards de substituição quando os hóspedes os perdiam exigia intervenção adicional.
Solução
O Hôtel les Pieux implementou o sistema SmartBox da Keycafe para centralizar e automatizar a distribuição de cartões-chave de quartos.
Todas as manhãs, a equipa da receção utiliza a aplicação Keycafe — via computador ou dispositivo móvel — para atribuir cartões-chave de quartos às reservas do dia, o que aciona automaticamente um e-mail ou SMS para o hóspede com instruções de acesso. Podem então utilizar o seu código PIN único para aceder à sua chave na SmartBox da Keycafe à chegada ao hotel. Da mesma forma, quando os hóspedes estão prontos para fazer o check-out, podem devolver as suas chaves à SmartBox em segundos. Os funcionários monitorizam remotamente as chegadas e partidas em tempo real, pois recebem notificações cada vez que uma chave é recolhida ou devolvida.
O sistema integra-se perfeitamente nas operações diárias e requer uma supervisão manual mínima. Além disso, os funcionários podem emitir instantaneamente um cartão-chave de quarto de substituição se um hóspede perder o seu original — melhorando a flexibilidade sem adicionar complexidade.
Ao automatizar a distribuição de cartões-chave e manter total visibilidade sobre o acesso, a Keycafe transformou um processo manual e propenso a erros num fluxo de trabalho seguro e controlado.
Implementação do Hôtel les Pieux
- Integração Operacional Diária — A recepção atribui e envia códigos de acesso todas as manhãs via móvel ou desktop.
- Atribuição Automatizada de Cartão-Chave de Quarto — Hóspedes retiram apenas o cartão-chave associado à sua reserva da SmartBox.
- Capacidade de Cartão-chave de Backup — Cartões-chave de substituição podem ser emitidos rapidamente, se necessário.
“Graças ao Keycafe, reduzimos significativamente os erros. Os hóspedes retiram o cartão-chave correto atribuído à sua reserva, e também podemos disponibilizar um cartão de backup, se necessário.”
Resultados
Com a Keycafe, o Hôtel les Pieux eliminou erros na distribuição de cartões-chave de quarto e reduziu a necessidade de supervisão manual na recepção. Os hóspedes agora desfrutam de um processo de check-in mais confiável e seguro, mesmo após o horário de funcionamento, enquanto a equipe se beneficia de operações otimizadas e menos tarefas corretivas.
A instalação da SmartBox da Keycafe melhorou a eficiência diária, fortaleceu o controle de acesso e garantiu que a gestão de cartões-chave de quarto já não representasse riscos operacionais.
O Resultado
- Melhoria da Eficiência Operacional — Redução da necessidade de monitoramento manual na recepção durante os check-ins.
- Maior Controle e Visibilidade — A equipe tem visibilidade da distribuição de cartões-chave de qualquer lugar graças às notificações em tempo real no aplicativo Keycafe.
- Eliminação de Erros de Hóspedes — Os cartões-chave dos quartos são atribuídos corretamente e acessados com segurança, sem margem para erro.
- Experiência do Hóspede Aprimorada — Um processo de chegada mais fluido e confiável.
Personalize Sua Solução Agora
Configure e adquira seu sistema de gestão de chaves inteligente em minutos. Nossos especialistas de integração trabalharão com você para configurar sua solução e garantir que seja um sucesso. Se o Keycafe não for a solução ideal para o seu negócio, você poderá devolvê-lo para um reembolso total por até 45 dias!
Você também pode se interessar por
Heiwa Group Moderniza o Check-In Hoteleiro com o Sistema de Gerenciamento de Chaves da Keycafe
Ler o estudo de caso
Concord Hospitality troca planilhas e chaves perdidas pelo rastreamento automatizado da Keycafe
Ler o estudo de caso