Desafio
A Student Factory opera 20 unidades em toda a França, servindo estudantes e visitantes de curta duração que necessitam de opções de alojamento flexíveis. Embora ofereçam apartamentos modernos e totalmente equipados, as residências não dispõem de receção 24 horas. Esta limitação representou um problema logístico significativo para a entrega das chaves, especialmente para os hóspedes que chegam fora do horário de expediente.
Com a chegada de hóspedes a horas imprevisíveis — frequentemente a altas horas da noite — o sistema existente de entrega presencial de chaves tornou-se insustentável. Os colaboradores precisavam de permanecer no local para além do horário normal ou coordenar trocas de chaves complexas e manuais. A falta de um processo simplificado gerava atritos na experiência do hóspede e ineficiências operacionais para a equipa.
Pontos problemáticos
- Sem receção 24 horas: A impossibilidade de manter uma receção com funcionários 24 horas por dia criou uma lacuna no atendimento aos hóspedes que chegam fora do horário de expediente.
- Interrupção operacional: Os colaboradores eram frequentemente interrompidos ou forçados a prolongar os seus turnos para acomodar chegadas tardias, levando a desafios de agendamento e ineficiências.
- Horários de chegada imprevisíveis: Os hóspedes não respeitavam frequentemente os horários de chegada indicados, dificultando a coordenação manual da entrega das chaves em tempo útil.
Solução
Para fazer face a estes desafios, a Student Factory implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe em todas as suas unidades. O Keycafe destacou-se entre outras soluções de gestão de chaves pela sua simplicidade, fiabilidade e capacidade de oferecer acesso autónomo por chave aos visitantes, sem necessidade de presença física dos colaboradores.
O fluxo de trabalho é agora altamente simplificado: após a confirmação da reserva de um hóspede, é gerado um código de recolha exclusivo pela aplicação Keycafe. Este código é enviado para o hóspede, que o utiliza para levantar a sua chave no armário de chaves SmartBox no lobby, assim que chega, independentemente da hora. À saída, os hóspedes podem devolver a chave usando o mesmo código, deixá-la no quarto ou entregá-la diretamente à equipa.
Esta automatização permitiu que a equipa da Student Factory se mantivesse flexível e móvel, com a segurança de que as trocas de informações importantes são tratadas de forma segura e eficiente.
Implementação da Student Factory
- Configuração das chaves antes da chegada: O pessoal prepara os cartões-chave com antecedência, com base nas datas da reserva, e atribui códigos únicos para recolha através da aplicação Keycafe.
- Autonomia do Hóspede: Os hóspedes recebem o seu código de acesso por e-mail ou SMS e levantam as chaves de forma independente no Keycafe SmartBox quando chegam.
- Opções flexíveis de devolução: Os hóspedes podem devolver as chaves colocando-as de volta no armário Keycafe, deixando-as no quarto ou entregando-as ao pessoal, se disponíveis.
“A maior vantagem é poder estar longe do escritório, uma vez que estamos sempre a correr de um lado para o outro, e o cliente tem total independência para pegar na sua chave e aceder ao seu apartamento.”
Resultado
Desde a implementação do Keycafe, a Student Factory eliminou a necessidade de colaboradores fora do horário de expediente dedicados exclusivamente à entrega de chaves, resultando numa poupança operacional substancial. Os clientes desfrutam da conveniência de chegar no seu próprio horário, sem ter de esperar ou coordenar com a equipa, o que melhora a experiência global.
O sistema provou ser fiável e simples tanto para os hóspedes como para a equipa. Os hóspedes consideram o processo de levantamento das chaves intuitivo e não têm problemas em fazer o check-in sozinhos. As dúvidas e preocupações centram-se agora na qualidade dos alojamentos e das comodidades, e não na logística — um sinal claro de que a gestão de chaves já não é um problema.
O resultado
- Redução dos custos com pessoal: Eliminou a necessidade de contratar pessoal para o turno da noite para as principais transferências de informação, reduzindo significativamente as despesas com mão-de-obra.
- Experiência melhorada para os hóspedes: Os hóspedes podem aceder ao seu alojamento a qualquer momento, garantindo uma experiência de check-in simples, independentemente da hora de chegada.
- Eficiência operacional melhorada: A equipa pode concentrar-se na gestão da propriedade e nos serviços aos hóspedes durante o horário de expediente, sem interrupções relacionadas com a logística essencial.
