Hotel Hospitz spart mit Keycafe 25.000 € an Betriebskosten in der Nebensaison

Hotel Hospitz ist ein historisches Boutique-Hotel am Seeufer in Savonlinna, Finnland, das seit 1933 22 Zimmer betreibt. Als stark saisonales Unternehmen, das etwa 80 % seines Jahresumsatzes in den Sommermonaten erzielt, steht das Hotel während der Nebensaison von September bis Mai vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen, um die Rentabilität aufrechtzuerhalten. In der Vergangenheit stützte sich der Betrieb der Rezeption vollständig auf die physische Schlüsselübergabe. Wenn späte Reservierungen während der unbesetzten Abendstunden eintrafen, musste das Personal die Schlüssel entweder in Papierumschlägen an der Rezeption hinterlassen oder manuell zum Hotel fahren, um die Schlüssel persönlich zu übergeben.

Die manuelle Abwicklung von Check-ins außerhalb der Geschäftszeiten stellte eine unerträgliche finanzielle und persönliche Belastung für die Hotelleitung dar. Die Anstellung von Abendempfangsmitarbeitern in Monaten mit geringer Nachfrage führte zu unerschwinglichen Personalkosten für das Hotel. Darüber hinaus störte die ständige Notwendigkeit, späte Ankünfte zu überwachen, die persönliche Zeit erheblich und zwang die Hotelleitung, ständig in Bereitschaft zu sein und kurzfristig zum Hotel zurückzufahren, um ankommende Gäste zu empfangen.

Um den Personalbedarf am Abend zu eliminieren und das Hotel gleichzeitig ganzjährig geöffnet zu halten, führte das Hotel Hospitz das SmartBox-System von Keycafe ein, um seinen Schlüsselabholungsprozess zu automatisieren. Das Hotel integrierte seine Tech-Infrastruktur mithilfe von Mews, der Duve Guest Platform und Keycafe. Wenn ein Gast eine Reservierung vornimmt, zieht Duve die Buchungsdetails aus Mews und sendet automatisch eine personalisierte Willkommensnachricht mit einem dedizierten PIN-Code für das Keycafe-Schließfach, das den Zimmerschlüssel des Gastes enthält. Bei Ankunft betreten die Gäste das Gebäude, geben ihren Code in den intuitiven SmartBox-Touchscreen ein und holen ihren Zimmerschlüssel ohne Unterstützung durch die Rezeption ab.

Über das Einchecken der Gäste hinaus optimierte das Hotel Hospitz den Zugang zur Unterkunft, indem es Schlüsselanhänger direkt in das Haupttürschloss des Hotels integrierte. Dies ermöglicht es den Gästen, das Gebäude mit demselben Zugangstoken zu betreten, der an ihrem Zimmerschlüssel befestigt ist. Das Management überwacht den gesamten Schlüsselzugang aus der Ferne mithilfe der Keycafe-Mobilanwendung. So können sie Zugang gewähren, Schlüssel freigeben oder schlüsselbezogene Probleme direkt von ihren Telefonen aus lösen.

Die Implementierung von Keycafe ermöglichte es dem Hotel Hospitz, während der Nebensaison zu einem effizienten Selbstbedienungs-Betriebsmodell überzugehen, ohne dabei die Gästezufriedenheit zu beeinträchtigen. Ankommende Gäste gewöhnen sich schnell an den intuitiven SmartBox Touchscreen, wobei die moderne Einrichtung häufig einen positiven ersten Eindruck hinterlässt. Das Wegfallen manueller abendlicher Schlüsselübergaben entlastete die Hotelleitung vom ständigen Stress außerhalb der Geschäftszeiten und verschaffte vollkommene Sorgenfreiheit sowie die Fernsteuerung des Zugangs zu den Räumlichkeiten.