Gestionar una flota de vehículos en un campus en crecimiento no es tarea fácil. Para el transporte de equipos deportivos, el desplazamiento del personal y la logística de equipos, las escuelas requieren un sistema que garantice que las personas adecuadas accedan a los vehículos correctos cuando los necesiten.
Durante años, New Hampton School, un internado independiente en New Hampton, New Hampshire, con aproximadamente 160 empleados, dependió de un proceso manual de gestión de llaves.
Pero a medida que la flota creció, de un puñado de autobuses a casi 30 vehículos, la antigua rutina de depositar las llaves en una ranura de correo y recuperarlas de un cubo de plástico dejó de ser eficiente. Las llaves se extraviaban, el personal perdía tiempo buscándolas y las preocupaciones por la responsabilidad seguían aumentando.
Chuck George, Director de Seguridad del Campus, decidió que era hora de un cambio. Con Keycafe, transformó un desordenado intercambio manual de llaves en un sistema automatizado en el que todo el equipo podía confiar.
Superando la gestión manual de llaves
Un sistema manual de llaves puede funcionar bien cuando una flota es pequeña. Pero a medida que la flota crece, se vuelve más difícil rastrear las llaves y quién tiene acceso a ellas.
En New Hampton School, toda la gestión de las llaves era responsabilidad del director atlético y los encargados de equipos, quienes las entregaban manualmente y se devolvían a través de una ranura de correo en la puerta.
"A veces se devolvían enseguida. A veces desaparecían por unos días, y simplemente no había ninguna organización sobre quién tenía qué llaves", explicó Chuck. "A menudo, la gente necesitaba un vehículo y las llaves no estaban. Así que teníamos que buscarlas. Funcionaba cuando la flota era muy pequeña, pero a medida que hemos crecido, simplemente no era sostenible."
El verdadero problema era la falta de rendición de cuentas. Nadie tenía una visión clara de quién poseía una llave, por qué la tenía o cuándo sería devuelta.
Automatizando el acceso a vehículos con Fleetio y Keycafe
Cuando New Hampton School buscaba un sistema de gestión de flotas para manejar el mantenimiento y las asignaciones de vehículos, eligieron Fleetio. La integración directa entre Fleetio y Keycafe facilitó la conexión de las reservas de vehículos con el acceso a las llaves.
Ahora, todo el proceso de reserva y acceso a las llaves funciona de forma autónoma:
Reserva: El departamento atlético o los miembros del personal envían un formulario de solicitud de vehículo.
Automatización: Las asignaciones de vehículos se registran en Fleetio, lo que activa una reserva de Keycafe de inmediato.
Acceso: El profesorado y el personal reciben un correo electrónico automatizado con un código de acceso único.
Recogida: Los usuarios se acercan a la Keycafe SmartBox, justo donde están aparcados los vehículos, introducen su código, recogen la llave y se van.
Con esta integración, ya no era necesario introducir datos duplicados ni realizar un seguimiento manual de las reservas.
Impulsando la rendición de cuentas y el ROI financiero
Para quien supervisa una flota de casi 30 vehículos, la responsabilidad es siempre una preocupación. Saber dónde está cada vehículo y quién lo conduce es esencial.
"La rendición de cuentas es algo enorme para mí. No diré que soy un maniático del control, pero es agradable saber dónde están las cosas", explicó Chuck.
Los beneficios económicos también eran claros. Una llave de vehículo moderna puede costar entre 400 y 500 dólares reemplazarla, por lo que evitar la pérdida de llaves puede ahorrar dinero a la escuela. Una mejor visibilidad sobre quién utiliza cada vehículo y cuándo también ayuda a que el sistema se amortice solo.
Los recordatorios automatizados de Keycafe incitan al personal a devolver las llaves si las olvidan, de modo que el equipo de Chuck no tiene que perder tiempo persiguiendo a la gente.
Adopción sencilla por parte del personal del campus
Introducir nueva tecnología en una escuela puede ser un desafío. Chuck no estaba seguro de cómo responderían el profesorado y el personal, pero la transición a Keycafe fue más fluida de lo que esperaba.
“Trabajo en un lugar donde la gente es muy escéptica con las cosas nuevas”, dijo Chuck. “Pero en realidad es muy sencillo. Literalmente, recibo elogios de nuestro profesorado y personal semanalmente. No puedo decirte cuántas veces la gente me dice: "Esto es lo mejor que hemos hecho nunca.”
Dado que el sistema es de autoservicio, el personal puede recoger y devolver las llaves de los vehículos por su cuenta, sin tener que buscar a un administrador cada vez que necesiten acceso.
Próximos pasos en el acceso al campus
Después de ver los beneficios de la gestión automatizada de flotas, New Hampton School ya está explorando otras formas en que Keycafe puede apoyar el acceso al campus.
La escuela está probando actualmente Keycafe para un nuevo pabellón exterior del campus, con planes de conectar las reservas a través de Outlook. También están considerando expandir Keycafe al departamento de instalaciones para gestionar el acceso a las llaves para proveedores y contratistas externos.
Al reemplazar un proceso manual de intercambio de llaves por una gestión de llaves digital y segura, New Hampton School cuenta ahora con una forma más responsable y escalable de gestionar el acceso en todo el campus.
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