Pour les organisations disposant d’une flotte de véhicules, la gestion des clés représente un défi quotidien souvent sous-estimé.
Chaque jour, les équipes doivent s’assurer que les bons collaborateurs puissent accéder aux bons véhicules au bon moment, tout en conservant une visibilité complète sur les mouvements de clés.
Qu’il s’agisse de véhicules de service, de flottes techniques, de véhicules d’intervention ou de véhicules partagés entre plusieurs équipes, la multiplication des utilisateurs et des déplacements rend rapidement les méthodes traditionnelles difficiles à maintenir.
Pendant longtemps, de nombreuses organisations ont fonctionné avec des processus manuels : carnets de suivi papier, tableaux internes, armoires à clés classiques ou échanges informels entre collaborateurs.
Si ces méthodes peuvent fonctionner avec une petite flotte, elles deviennent rapidement complexes lorsque le nombre de véhicules augmente. Le suivi des clés devient alors une source de perte de temps, d’incertitude et de risques en matière de sécurité.
C’est précisément le défi rencontré par Assia Una, une association basée en Ille-et-Vilaine qui accompagne les personnes fragilisées par l’âge, le handicap ou la maladie, à domicile comme en établissement.
Avec près de 100 véhicules en service, utilisés quotidiennement par différentes équipes terrain et administratives, l’association avait besoin d’une solution permettant de mieux suivre les accès aux véhicules et de sécuriser la gestion des clés.
En adoptant Keycafe, Assia Una a pu transformer un processus manuel en une organisation plus fluide, plus sécurisée et avec une meilleure traçabilité.
Reprendre le contrôle sur les mouvements de clés des véhicules
Pour les gestionnaires de flotte, l’un des principaux défis consiste à savoir précisément où se trouvent les clés et qui les utilise.
Lorsque plusieurs collaborateurs utilisent les mêmes véhicules, il devient essentiel de pouvoir répondre rapidement à des questions simples :
Qui possède actuellement la clé d’un véhicule?
Quand a-t-elle été récupérée?
Le véhicule est-il disponible?
La clé a-t-elle bien été restituée?
Sans système centralisé, ces informations reposent souvent sur des suivis manuels ou sur la mémoire des équipes.
Chez Assia Una, la croissance de la flotte et les déplacements constants des véhicules ont progressivement rendu cette organisation plus difficile.
Comme l’explique Vincent Prido, chef de service chez Assia Una :
« Notre activité est principalement basée sur des soins à domicile, ce qui fait qu’on a une flotte qui est en constant mouvement. Ce qui était difficile pour nous, c’était de suivre et de savoir où sont les voitures à l’instant T. »
Avec Keycafe, l’association bénéficie désormais d’une meilleure visibilité sur l’utilisation de ses véhicules.
« Aujourd’hui, on a un outil numérique qui nous permet vraiment de savoir facilement et aisément où sont nos voitures et avec qui. »
Remplacer les suivis papier par une traçabilité numérique des clés
De nombreuses organisations utilisent encore des méthodes manuelles pour suivre leurs clés de véhicules.
Ces systèmes présentent rapidement certaines limites :
Informations difficiles à centraliser
Manque d’historique précis des mouvements
Temps perdu à rechercher une clé ou un véhicule
Difficulté à identifier les responsabilités en cas de problème
Une solution de gestion des clés connectée permet de centraliser les clés dans une armoire sécurisée et connectée au Cloud tout en enregistrant automatiquement chaque retrait et chaque restitution.
Chaque mouvement est associé à un utilisateur, offrant ainsi une visibilité complète sur l’utilisation des véhicules.
Pour Assia Una, cette traçabilité représente l’un des principaux changements apportés par Keycafe :
« On avait une gestion et une traçabilité qui étaient faites via des carnets de bord papier. Aujourd’hui, voilà, on a un outil numérique qui nous permet vraiment de savoir où sont nos voitures et avec qui. »
Faciliter l’accès aux véhicules pour les équipes terrain
Dans de nombreux secteurs, les véhicules sont utilisés par des équipes mobiles qui doivent pouvoir se déplacer rapidement.
C’est notamment le cas dans le secteur de l’aide à domicile, où les professionnels doivent effectuer plusieurs interventions chaque jour.
Chez Assia Una, les utilisateurs de Keycafe sont principalement répartis en deux groupes :
Les équipes terrain, notamment les aides-soignantes, infirmières et ergothérapeutes utilisant les véhicules lors de leurs tournées.
Les équipes administratives ayant également besoin d’accéder aux véhicules de service.
Une solution connectée permet de simplifier cette organisation en donnant aux collaborateurs un accès rapide aux clés nécessaires, tout en maintenant un contrôle complet pour les responsables.
Cette organisation permet de réduire les échanges manuels et de fluidifier le quotidien des équipes.
Sécuriser les accès pour les collaborateurs permanents et temporaires
La gestion des clés devient également un enjeu de sécurité lorsque plusieurs profils doivent accéder aux véhicules.
Les organisations doivent souvent gérer les accès de :
Collaborateurs permanents
Nouveaux employés
Remplaçants
Intérimaires
Prestataires externes
Sans suivi précis, il peut être difficile de savoir qui a utilisé un véhicule et à quel moment.
Grâce à Keycafe, les organisations peuvent mieux contrôler les accès tout en conservant un historique complet des utilisations.
Pour Assia Una, cet aspect est particulièrement important :
« On a aussi du personnel qui vient sur du court terme, des intérimaires ou des remplaçants, des services qu’on ne connaît pas forcément. On peut en tout cas sécuriser aussi ces accès de cette manière (avec Keycafe). »
Une adoption simple pour tous les utilisateurs
Lorsqu’une organisation met en place un nouvel outil numérique, l’adoption par les équipes représente souvent un enjeu important.
Pour faciliter la transition, Assia Una a organisé des temps de sensibilisation auprès des équipes terrain et administratives.
Cependant, la simplicité d’utilisation de Keycafe a permis une adoption rapide.
« Même pour des salariés qui n’avaient pas une appétence pour les outils informatiques ou numériques, il n’y a eu aucune difficulté. L’outil reste simple et vraiment abordable pour tous les salariés. »
Une solution intuitive permet ainsi aux organisations d’améliorer leurs processus sans complexifier le quotidien des utilisateurs.
« Il y a tout un système de calibrage au début qui prend un petit peu de temps pour maîtriser l’outil. Mais une fois qu’on comprend l’outil, on arrive justement à cibler et à adapter par rapport à l’organisation qu’on a besoin. »
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