Alors que la technologie continue d'évoluer, Keycafe reste à l'avant-garde de l'innovation dans le secteur de la gestion des clés d'entreprise. Nous sommes ravis d'annoncer notre dernière amélioration logicielle : l'introduction des administrateurs d'organisation. Cette fonctionnalité est conçue pour rationaliser la gestion des clés et des accès pour les entreprises et les organisations de toutes tailles, en offrant une solution fluide et efficace pour plusieurs gestionnaires simultanément.
Comprendre les organisations
Dans le logiciel Keycafe, une « organisation » représente une entité distincte avec son propre ensemble d'utilisateurs, de clés, de permissions, de groupes, de lieux, de SmartBoxes et de paramètres de compte. Lorsque vous créez un compte Keycafe, ajoutez un lieu et associez une SmartBox, vous devenez le propriétaire du compte, et votre entreprise devient votre « organisation » Keycafe.
Avec notre dernière mise à jour, vous avez désormais la possibilité de nommer des « administrateurs d'organisation » qui peuvent gérer les utilisateurs, les clés, les groupes, les lieux et les SmartBoxes au sein de votre organisation, tout comme vous.
Présentation des administrateurs d'organisation
Les administrateurs d'organisation sont des membres du personnel de votre organisation qui se voient accorder un nouveau niveau d'autorisation, leur permettant d'assumer des responsabilités administratives similaires à celles du propriétaire du compte. Grâce à cet accès privilégié, ils peuvent gérer efficacement toutes les clés, les accès, les SmartBoxes et autres détails de la gestion des clés au sein de l'entreprise, à l'exception des informations de facturation.
Cette amélioration vous permet de déléguer les tâches de gestion des clés et de rationaliser les opérations tout en conservant le contrôle sur les détails financiers sensibles.
Configuration d'un administrateur d'organisation
Le processus de configuration d'un administrateur d'organisation est simple et peut être réalisé en quelques étapes :
Étape 1 – Inviter un membre du personnel en tant qu'utilisateur complet :
Connectez-vous à votre compte Keycafe.
Sélectionnez « + Ajouter » dans le menu.
Choisissez « Utilisateur », puis « Utilisateur complet ».
Saisissez l'adresse e-mail du membre du personnel et cliquez sur « Ajouter un utilisateur ». Vous pouvez ignorer les autres champs, car ils seront automatiquement renseignés une fois que le membre du personnel aura créé son compte Keycafe.
Étape 2 – Convertir un utilisateur complet en administrateur d'organisation :
Connectez-vous à votre compte Keycafe.
Sélectionnez « Utilisateurs » dans le menu de gauche.
Accédez à « Permission d'organisation ».
Cliquez sur « + Ajouter une permission ».
Une fois cette étape terminée, l'utilisateur que vous avez nommé administrateur d'organisation aura accès aux mêmes fonctionnalités que le propriétaire du compte, à l'exception des détails de facturation. Cela garantit une coordination fluide et une gestion efficace au sein du compte Keycafe de votre organisation.
Naviguer entre les organisations
Pour le propriétaire du compte, il n'y a généralement qu'une seule organisation associée à son compte Keycafe. Cependant, lorsqu'un utilisateur complet (Full User) se voit accorder la permission d'« administrateur d'organisation », il aura accès à deux organisations : l'organisation de votre entreprise et sa propre organisation personnelle.
Les utilisateurs peuvent facilement naviguer entre ces organisations à l'aide du sélecteur déroulant situé dans la partie supérieure droite de l'application de bureau ou en sélectionnant « Plus » dans l'application mobile et en faisant défiler jusqu'en bas.
Pour modifier le nom de votre organisation, ouvrez simplement l'application Keycafe et suivez ces étapes :
Sélectionnez « Plus » dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Organisations », puis sur « À propos de l'organisation ».
Sélectionnez Modifier, puis saisissez un nouveau nom pour votre organisation.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Supprimer un administrateur d'organisation
Les capacités de suivi et de surveillance offertes par les organisations Keycafe non seulement permettent de gagner du temps, mais améliorent également la responsabilisation en matière de clés parmi vos employés. Cela se traduit par moins de clés perdues, égarées ou volées, réduisant ainsi la nécessité de refaire des clés. Il s'agit d'une solution rentable, car elle élimine les dépenses associées à la refonte des clés (ce qui peut être coûteux, en particulier pour les clés de véhicules modernes), ainsi que le coût de remplacement des serrures en cas de perte ou de vol d'une clé.
Connectez-vous à votre compte Keycafe.
Sélectionnez « Utilisateurs » dans le menu de gauche.
Localisez le nom de l'utilisateur que vous souhaitez retirer en tant qu'administrateur.
Accédez à « Permission d'organisation ».
Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du nom de l'organisation.
En suivant ces étapes, l'accès administratif de l'utilisateur à votre organisation sera révoqué, garantissant ainsi un contrôle et un accès uniquement autorisé à votre système de gestion des clés.
Réflexions finales sur les organisations Keycafe en milieu professionnel
Nous comprenons que l'adaptation aux nouvelles fonctionnalités puisse nécessiter un soutien ou des clarifications supplémentaires. Si vous souhaitez en savoir plus sur les organisations, les administrateurs d'organisation ou tout autre aspect du logiciel Keycafe, visitez notre Centre d'aide complet.
Si vous préférez une session de formation en direct pour votre organisation, nous vous encourageons à contacter notre équipe dédiée à la gestion du succès client. Ils seront ravis de vous aider et de vous fournir des conseils supplémentaires. N'hésitez pas à nous contacter à support@keycafe.com.
Chez Keycafe, nous nous efforçons de fournir les solutions de gestion de clés les plus efficaces et les plus conviviales. Avec l'introduction des organisations et des administrateurs d'organisation, nous sommes convaincus que notre logiciel dotera votre organisation d'un contrôle, d'une flexibilité et d'une commodité améliorés. Restez à l'écoute pour d'autres mises à jour passionnantes alors que nous continuons d'évoluer et d'innover.
