Vous avez des clés ? Nous avons des solutions.
Quel que soit votre secteur d'activité, il est fort probable que vous ayez des clés – de voitures, de bureaux, de chambres d'hôtel, de locations à court terme, ou autres – que vous devez gérer. Que vous ayez une clé ou des milliers, Keycafe vous aide à garantir que seules les personnes de confiance, qu'il s'agisse de votre personnel, de prestataires, de locataires ou de clients, y aient accès.
En bref, le système Keycafe fonctionne comme suit : Les entreprises stockent leurs clés dans l'une de nos SmartBoxes modulaires, qui peut être étendue pour contenir jusqu'à des centaines de clés. Toutes les clés sont étiquetées avec un NFC fob Keycafe unique et identifiable. Les utilisateurs peuvent récupérer les clés dont ils ont besoin (et uniquement celles dont ils ont besoin) en s'authentifiant à l'aide de l'une des différentes méthodes disponibles.
Chaque fois qu'une clé est retirée ou déposée dans une SmartBox, l'heure et le lieu de la transaction sont enregistrés. Puisque vous et les membres de votre équipe savez toujours qui détient quelle clé, vous gagnerez du temps, réduirez votre stress et éviterez la frustration de devoir retrouver des clés manquantes.
Parce que chaque entreprise est différente, le logiciel Keycafe est conçu pour être flexible. Vous pouvez choisir parmi nos huit méthodes d'authentification celle qui convient le mieux à vous et à votre équipe, et personnaliser notre logiciel selon les besoins spécifiques de votre flux de travail.
8 Méthodes d'authentification
Chaque fois que vous créez un nouvel utilisateur, vous pouvez choisir comment il devra s'authentifier. Les méthodes peuvent être modifiées et mises à jour en fonction de l'évolution des flux de travail et des besoins des utilisateurs, de sorte que vous n'êtes jamais contraint à une méthode spécifique.
Pour le personnel et les utilisateurs réguliers de confiance
Code d'accès
Les codes d'accès sont activés par l'administrateur d'une entreprise lors de la création de nouveaux utilisateurs. Ils peuvent être personnalisés ou générés aléatoirement, et peuvent être modifiés ou révoqués à tout moment par l'administrateur. Cela donne à l'utilisateur l'accès à toutes les clés pour lesquelles il a été autorisé dans le réseau de SmartBoxes d'une entreprise.
Code QR
Les utilisateurs de l'application Keycafe reçoivent automatiquement un code QR utilisateur, qui peut être scanné par la caméra de la SmartBox MS5. Il s'agit d'une méthode d'authentification rapide et facile pour les utilisateurs qui ont déjà un smartphone sur eux, éliminant ainsi le besoin de mémoriser un code.
Numéro de téléphone
Les utilisateurs peuvent s'authentifier à l'aide du numéro de téléphone avec lequel ils ont enregistré leur compte. Pour une sécurité accrue, l'administrateur de l'entreprise peut activer l'authentification à deux facteurs, ce qui exigera des utilisateurs de saisir soit un code PIN personnel, soit un code envoyé par SMS après leur numéro de téléphone. Cela demande un peu de temps supplémentaire, bien sûr, mais ce n'est pas très différent de la connexion à un compte bancaire en ligne. De plus, les numéros de téléphone sont faciles à retenir, ce qui rend cette méthode pratique pour la plupart des utilisateurs.
Application mobile
La méthode par application mobile élimine le besoin de mémoriser des codes d'accès et des codes PIN. Les utilisateurs se connectent simplement à l'application mobile Keycafe et sélectionnent la clé qu'ils souhaitent récupérer pour déverrouiller le casier SmartBox où elle est gardée.
Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe est le moyen le plus efficace de consulter le statut et l'historique de toutes les clés pour lesquelles ils ont une autorisation. L'application permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement une clé sans interagir directement avec la SmartBox.
Badge utilisateur
Un badge utilisateur élimine le besoin de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Les utilisateurs tapent simplement le fob ou le badge sur le lecteur SmartBox pour s'authentifier. L'écran de la SmartBox révèle les clés auxquelles ils ont accès, et l'utilisateur peut ensuite sélectionner les clés qu'il souhaite récupérer.
Le badge Keycafe peut être un fob physique ou un autocollant pouvant être placé sur une carte d'identité du personnel, une carte de visite ou tout autre objet que les utilisateurs transportent régulièrement. Les badges utilisateurs sont idéaux pour le personnel qui accède régulièrement à un petit nombre de clés.
Badge client (Utilisez votre propre carte NFC)
Si votre organisation émet déjà des badges de personnel ou des cartes d'accès d'entreprise compatibles NFC, Keycafe vous permet désormais d'utiliser ces mêmes identifiants à la SmartBox au lieu d'émettre un badge Keycafe distinct. Grâce à la fonction de liaison de badge, les administrateurs peuvent associer un badge d'entreprise existant à un utilisateur Keycafe directement depuis le tableau de bord d'administration.
Ceci fonctionne avec les identifiants NFC d'entreprise largement utilisés, y compris les cartes MIFARE DESFire EV3 8K, une norme NFC de haute sécurité couramment déployée dans le contrôle d'accès d'entreprise. Une fois le badge existant d'un utilisateur lié, il le tapote sur le lecteur SmartBox exactement comme il le ferait sur tout autre lecteur de son bâtiment, et la SmartBox affiche les clés qu'il est autorisé à récupérer.
Les badges clients sont idéaux pour les organisations qui ont déjà un système de contrôle d'accès en place et souhaitent étendre leurs identifiants existants à Keycafe plutôt que de gérer deux badges distincts. Le personnel ne transporte qu'une seule carte au lieu de deux, les équipes informatiques et de gestion des installations intègrent les nouveaux utilisateurs via le même flux de travail que celui qu'elles utilisent déjà pour l'accès aux bâtiments, et le désengagement est simplifié car la révocation d'un seul identifiant d'entreprise coupe simultanément l'accès au bâtiment et l'accès aux clés.
Code clé
Les codes clés sont des codes associés à une clé plutôt qu'à un utilisateur. Ils peuvent être utilisés par toute personne connaissant le code, quelle que soit son autorisation, pour récupérer une clé. Ceci est utile pour les flux de travail où des échanges de clés rapides et simples sont souhaités.
Ils sont également parfaits pour les retraits uniques lorsqu'un fob n'est pas attaché à la clé, comme le retrait de véhicule par un client en dehors des heures d'ouverture chez un concessionnaire automobile.
Pour les invités ou visiteurs ponctuels
Code de réservation
Pour les hôtels, les locations à court terme, les entreprises de location de voitures et autres utilisations ponctuelles, rien ne vaut la commodité de notre réservation unique. Les codes de réservation sont envoyés aux utilisateurs par e-mail ou SMS, ou sont accessibles via l'application Keycafe. Les utilisateurs peuvent utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant la période définie par le créateur de la réservation. Ils sont à usage unique et expirent à la fin de la période de réservation.
Chaque e-mail et SMS contient un code QR qui peut être scanné au lieu de saisir le code réel.
Personnalisez votre flux de travail avec des alertes personnalisées, des plages horaires et des intégrations partenaires
Selon votre situation, vous pourriez vouloir personnaliser vos flux de travail pour une efficacité accrue. Keycafe offre plusieurs façons de le faire.
Des alertes programmables peuvent être définies et personnalisées par les administrateurs pour des clés ou des groupes de clés spécifiques. Elles enverront automatiquement une notification par SMS ou e-mail à l'administrateur d'une clé, à l'utilisateur, ou à toute autre personne au sein de l'organisation après un laps de temps spécifié (minutes, heures ou jours) suivant le retrait d'une clé ou un laps de temps spécifié après la fin d'une réservation ou d'un poste. Une utilisation courante est de rappeler aux employés, à la fin de leur poste, de rendre leurs clés, évitant ainsi l'absence de clés pour le poste suivant.
Les plages horaires permettent aux administrateurs de limiter l'accès d'un utilisateur aux clés à une période prédéfinie, comme les heures de bureau normales ou un poste de nuit. Les plages horaires peuvent être appliquées à tout moment où un utilisateur se voit accorder l'accès à une clé ou à un groupe de clés.
Enfin, Keycafe est conçu pour s'intégrer de manière transparente avec une liste croissante d'applications partenaires, y compris Airbnb, Fleetio, Guesty et RentHub. Si vous utilisez l'une de ces applications pour gérer des propriétés ou des véhicules, vous pouvez automatiser la création de réservations, la génération de codes d'accès et la communication avec les clients/le personnel.
Vous souhaitez savoir comment Keycafe peut optimiser votre entreprise grâce à un flux de travail personnalisé ? Contactez notre équipe commerciale dès aujourd'hui pour demander une démonstration produit.
