Les alertes programmables aident les équipes à surveiller l'activité d'accès aux clés sans avoir à consulter le tableau de bord toute la journée. Vous choisissez l'événement, le moment, les destinataires et le message. Lorsque cet événement se produit, Keycafe envoie l'alerte pour vous.
Notre dernière mise à jour produit rend les alertes beaucoup plus personnalisables. Vous disposez désormais de plus de types d'alertes, d'une nouvelle option de livraison via webhook et de plus de possibilités de planification. Ensemble, ces mises à jour étendent ce que vous pouvez automatiser concernant les retraits, les dépôts et les réservations.
Nouveaux types d'alertes
Les alertes programmables couvrent désormais plus de scénarios dans le parcours d'accès aux clés. En plus des alertes existantes pour les retours de clés en retard, nous avons ajouté deux nouvelles options :
1. Alertes d'échange de clés
Vous pouvez désormais déclencher une alerte personnalisée immédiatement lorsqu'une clé est retirée et/ou déposée. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de mises à jour en temps réel ou que vous souhaitez lancer un flux de travail externe dès que la clé est déplacée.
Avec les alertes d'échange de clés immédiates, les équipes peuvent réagir dès qu'une clé change de main :
- Les équipes de sécurité obtiennent un enregistrement en temps réel des retraits et retours d'actifs de grande valeur.
- Les gestionnaires de flotte savent le moment exact où un certain groupe de clés de véhicule quitte ou réintègre la SmartBox.
- Le personnel d'entretien de l'hôtel est informé exactement quand un client a quitté les lieux et que la chambre est prête pour le nettoyage.
2. Alertes de création de réservation
Une alerte est déclenchée lorsqu'une réservation est créée. Ceci est conçu pour envoyer un message personnalisé juste après qu'une personne a réservé l'accès à une clé. Les messages peuvent être personnalisés par clé ou groupe de clés, afin que l'e-mail puisse inclure des détails qui varient selon l'unité, le véhicule ou l'actif.
Les alertes de création de réservation permettent une meilleure communication avec les invités et les visiteurs, afin que vous puissiez envoyer des informations au moment opportun, juste après la réservation de l'accès :
- Les hôtes de locations à court terme envoient les étapes d'enregistrement spécifiques à l'unité, l'emplacement de la SmartBox, les notes de stationnement ou les détails WiFi en fonction de la clé exacte réservée.
- Les agences de location de voitures envoient des instructions de retrait correspondant au véhicule attribué.
- Les entreprises de location d'équipement envoient des notes de sécurité ou des instructions de retour liées à l'article.
Comme les alertes peuvent être définies par clé ou groupe de clés, le message reste précis sans modifications manuelles.
Envoyer des alertes via webhook
Chaque alerte programmable peut désormais être livrée via un webhook, et non plus seulement par SMS ou e-mail. Un webhook envoie les données d'événement à une URL que vous contrôlez. À partir de là, vous décidez de la suite des événements : acheminer l'alerte vers votre propre système, déclencher un flux Zapier, publier sur Microsoft Teams ou Slack, créer un ticket de support, mettre à jour une feuille de calcul, ou toute autre action permise par vos outils. Cela transforme les alertes programmables en un flux d'événements clair que vous pouvez adapter à votre exploitation.
La livraison via webhook signifie que vous n'êtes plus limité au format e-mail ou SMS de Keycafe :
Acheminer tous les événements de retrait et de dépôt vers votre CRM pour maintenir un historique client clair.
Déclencher un message Slack vers un canal de dispatch lorsqu'une clé est retirée.
Démarrer une tâche de nettoyage ou de maintenance dans votre logiciel de gestion immobilière lorsqu'un client dépose une clé de chambre.
Enregistrer les transferts de clés dans une base de données pour les rapports de conformité.
Keycafe gère la détection et la temporisation. Vos systèmes gèrent l'action.
Plus d'options de planification pour les alertes de clés en retard
Pour les alertes de clés en retard, vous disposez désormais de choix de planification plus précis sur une fenêtre de 12 à 24 heures. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les rappels et les escalades qui doivent avoir lieu « plus tard aujourd'hui » ou « d'ici demain ».
Activer et désactiver les alertes
Les alertes existantes peuvent être activées ou désactivées sans avoir à les recréer. Cela facilite la mise en pause des alertes pour les opérations saisonnières, les périodes de maintenance ou les changements de politique à court terme.
Démarrer avec les alertes programmables
Les alertes programmables sont disponibles pour tous les clients (les utilisateurs Lite sont limités à un maximum de 3 alertes), et peuvent être créées et modifiées via l'application de bureau Keycafe. Choisissez le type d'alerte, sélectionnez la clé ou le groupe de clés, définissez la planification, saisissez votre message et choisissez la méthode de livraison. Les destinataires peuvent inclure des administrateurs, des gestionnaires, des utilisateurs ou d'autres personnes de votre organisation.
Consultez notre centre d'aide pour des instructions complètes sur la création d'une alerte dès aujourd'hui !
