De nombreuses entreprises peuvent être dépassées par la gestion des clés entre plusieurs employés, clients ou invités – le besoin de gestion des clés est aussi ancien que les clés elles-mêmes.
La plupart des entreprises s'appuient depuis des décennies sur des registres de prêt et des crochets muraux, ou sur des casiers de gestion des clés traditionnels coûteux. Heureusement, les technologies IoT émergentes ont récemment permis l'émergence de systèmes de contrôle des clés modernes basés sur le cloud qui peuvent réellement améliorer les résultats de toute entreprise.
Bien que nous vivions dans un monde de plus en plus numérique, les clés physiques ne disparaîtront pas de sitôt, car le coût de la numérisation des parcs de clés peut être prohibitif pour la plupart des entreprises.
Les entreprises technologiques modernes ont mis au point des options numérisées de haute sécurité pour vous aider à suivre, stocker et autoriser l'utilisation des clés physiques au sein de votre organisation. Celles-ci vont des simples configurations à affichage ouvert aux solutions basées sur le cloud hautement avancées qui peuvent gérer des milliers de clés depuis un smartphone ou un PC.
Avant d'aborder les deux principales façons dont les systèmes de gestion des clés sont conçus, discutons des bases.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des clés ?
Dans cet article, nous examinons de plus près un problème beaucoup plus pratique : comment gérer, stocker et attribuer des clés physiques à diverses personnes au sein d'une organisation. Ces systèmes de gestion électronique des clés offrent une solution fiable et pratique pour l'accès aux locaux, aux bâtiments et même aux véhicules sur site.
À mesure que les entreprises de divers secteurs se développent et étendent leurs activités, le niveau de complexité de leurs besoins en matière de gestion des clés augmente également.
Vous pouvez l'observer dans une grande variété d'applications, telles que :
Locations à court terme
Gestion immobilière
Agences de location de voitures
Hôtels
Concessions automobiles
Chantiers de construction
Entreposage
Entreprises de transport et d'expédition
Établissements d'enseignement
Installations
Toute entreprise utilisant plusieurs clés partagées entre plusieurs personnes
Étant donné que les systèmes de contrôle des clés sont utilisés dans de nombreuses applications, cela signifie souvent que les systèmes réellement en usage peuvent présenter de nombreuses variabilités de conception.
Le choix du système logiciel de gestion des clés le mieux adapté à votre entreprise dépend du flux de travail qu'elle exige. Avez-vous besoin d'un accès unique pour les invités, d'un accès constant pour le personnel interne à toutes les clés, ou de groupes de clés étroitement gérés entre différents niveaux de personnel ?
Une fois que vous aurez défini vos besoins commerciaux spécifiques, cela vous aidera à déterminer le système de gestion des clés qui vous convient le mieux.
Quels types de systèmes de gestion des clés sont disponibles ?
Les systèmes électroniques de gestion des clés existent sous toutes les formes et toutes les tailles, en fonction du profil d'utilisateur, bien sûr. Dans cet article, nous allons mettre en lumière deux des types de systèmes les plus populaires disponibles aujourd'hui :
Systèmes de clés à tableau perforé
Toutes les clés sont visibles soit à travers une porte transparente, soit après l'ouverture de la porte. Les clés sont attachées à une cheville avec un anneau inviolable, puis insérées dans le système à tableau perforé qui verrouille la cheville. Lorsqu'un utilisateur est autorisé pour une certaine clé, la cheville se déverrouille et la clé peut être retirée.
Les systèmes à tableau perforé offrent une solution rapide, simple et facile – voici quelques entreprises qui proposent des produits dans cette catégorie :
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
Systèmes de clés à casiers
Chaque clé est enfermée dans un compartiment individuel, de sorte que rien n'est visible de l'extérieur, et lorsqu'une clé est consultée, aucune autre clé n'est vue. Les compartiments individuels garantissent que personne d'autre n'a d'accès physique à vos clés – une fonctionnalité utile lorsque plusieurs inconnus doivent partager le même système, plutôt qu'un groupe de collègues.
Lorsqu'un utilisateur s'authentifie et sélectionne une clé pour y accéder, le compartiment individuel s'ouvre, donnant accès aux clés à l'intérieur. Il n'y a pas de confusion quant à la clé à prendre car il n'y a qu'une seule option – rendant le système facile à utiliser pour le personnel formé, ou les invités ou clients occasionnels.
Voici quelques entreprises qui proposent des systèmes de casiers pour la gestion des clés :
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
Casiers vs Tableaux perforés – Lequel est le meilleur ?
Bien que les systèmes de casiers et de tableaux perforés présentent divers avantages, nous pensons que tous les systèmes de gestion des clés ne sont pas égaux.
Pensez aux premières impressions – les systèmes de casiers offrent une apparence beaucoup plus soignée, idéale pour les applications en contact avec la clientèle, tandis que les tableaux perforés sont beaucoup plus désordonnés et peuvent être inesthétiques, surtout lorsqu'ils sont placés dans des salles d'attente ou d'autres zones d'accueil des clients. Les systèmes de casiers éliminent également immédiatement toute confusion entre les différentes clés, car le système ne laisse aucune place à l'incertitude.
Les tableaux perforés peuvent-ils stocker plus de clés ? Bien sûr, mais ils peuvent devenir assez désordonnés à gérer dans le cas de grands trousseaux de clés ou de plusieurs télécommandes de voiture.
Ajoutez à cela la valeur de garder vos clés cachées des autres utilisateurs du système, et vous avez de solides arguments en faveur des systèmes de casiers par rapport aux systèmes à tableau perforé.
Que propose un bon système de gestion des clés ?
L'objectif de tout système de gestion des clés est de prévenir la perte de clés et d'assurer un accès autorisé uniquement. Il n'existe pas de solution universelle pour la gestion des clés, car chaque secteur d'activité présente des défis uniques, qu'il s'agisse de gérer un parc de véhicules, un portefeuille de propriétés, ou les enregistrements hôteliers en dehors des heures d'ouverture.
Le logiciel de gestion des clés Keycafe basé sur le cloud offre de multiples flux de travail différents qui peuvent être adaptés à vos besoins exacts.
Gestion des clés 24/7
Vous pouvez facilement accéder à vos clés, badges ou cartes-clés à tout moment, sans avoir besoin de contacter les administrateurs système. Tant que vous avez l'autorisation, vous êtes prêt.
SmartBox connectée IoT
La SmartBox Keycafe est toujours connectée, permettant une gestion d'accès en temps réel depuis n'importe où via une application. Donnez accès à une clé, ou révoquez l'accès à toutes les clés instantanément, assurant un accès autorisé à tout moment.
Permissions granulaires basées sur le cloud
Grâce à des capacités de planification avancées, vous pouvez accorder l'accès aux clés non seulement par personne, mais aussi par plage horaire et par groupes prédéterminés.
Audits d'historique faciles
À la recherche d'une éventuelle faille de sécurité ? Ce système garantit que chaque interaction dans votre système est prise en compte, avec une liste complète et mise à jour automatiquement de tous les dépôts et retraits aux niveaux de la clé, de l'utilisateur et de la SmartBox.
Hautement modulaire
La SmartBox est disponible en plusieurs variantes et est hautement évolutive, même sur différents sites. Commencez avec une configuration modeste de 7 casiers, et développez-vous jusqu'à des centaines à mesure que votre organisation s'agrandit.
Intégrations API et application
Si vous utilisez déjà votre propre logiciel propriétaire, Keycafe propose un ensemble robuste de ressources pour développeurs pour aider leur solution de gestion des clés à s'intégrer dans l'écosystème numérique de votre entreprise.
Multiples options d'accès
Contrairement à de nombreux autres systèmes de casiers, Keycafe ne vous limite pas à une seule méthode d'accès. Vous pouvez autoriser les clients et les employés via un code PIN saisi sur écran tactile, des outils d'authentification à deux facteurs, une application smartphone, des badges porte-clés physiques et même des badges utilisateur.
Qualité de fabrication robuste
La SmartBox est fabriquée en acier laminé à froid et en aluminium allié A383, couramment utilisés dans les applications automobiles et aérospatiales – rendant l'unité beaucoup plus difficile à altérer physiquement.
Conclusion
Il n'y a pas deux organisations qui ont les mêmes exigences de sécurité – souvent, vous constaterez que l'autorisation des clés, même entre différents sites dans la même zone, peut différer considérablement. Garder une trace des clés dans un foyer ordinaire est déjà assez difficile – qu'en est-il d'un lieu de travail entier ?
Heureusement, les excellentes technologies que nous avons abordées aujourd'hui contribuent à rendre la gestion des clés incroyablement facile. Si la solution innovante de Keycafe vous intéresse, contactez l'équipe de vente dès aujourd'hui pour garder vos clés en parfait ordre.
