En septembre 2021, une étudiante de 19 ans nommée Miya Marcano a été assassinée. Malgré ses antécédents criminels, le tueur, Armando Caballero, était un employé du complexe d'appartements où elle vivait et possédait un passe-partout pour les appartements du complexe. Les données du NFC fob montrent qu'il a accédé à l'appartement de Marcano peu de temps avant qu'elle ne rentre du travail, où il l'aurait prise par surprise et tuée.
C'est une histoire horrible, qui met en lumière les dangers de l'accès incontrôlé aux clés. Une gestion négligente des clés peut mettre en danger les locataires et leurs biens.
La loi Miya
S'il y a une lueur d'espoir à cet événement tragique, c'est peut-être le projet de loi du Sénat (SB) 898, autrement connu sous le nom de loi Miya, que le gouverneur de Floride a promulgué le 27 juin 2022. La loi Miya rend les locataires et leurs logements plus sûrs en exigeant des propriétaires et des gestionnaires d'immeubles qu'ils prennent des mesures spécifiques concernant l'accès à leurs habitations.
En bref, la loi exige des propriétaires qu'ils :
- Effectuent des vérifications d'antécédents criminels pour les employés
- Donnent aux locataires un préavis d'au moins 24 heures avant d'entrer dans un appartement
- Tiennent un registre de la délivrance et du retour de toutes les clés
- Établissent des politiques pour la délivrance, le retour et le stockage de toutes les clés
Cela incombe aux propriétaires de s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux clés des appartements des locataires et uniquement aux moments autorisés, et de tenir un registre détaillé de qui a quelles clés et quand. Les propriétaires qui se fiaient aux feuilles de prêt ou qui gardaient les clés dans un tiroir devront améliorer rapidement leur sécurité des clés s'ils veulent rester en conformité avec les nouvelles réglementations.
La gestion des clés Keycafe tient des registres et assure un accès autorisé
Keycafe propose des systèmes de gestion électronique des clés, permettant aux propriétaires de gérer, stocker et contrôler l'accès aux clés. Chaque clé est stockée dans un système de casiers à clés connecté à l'IoT appelé Keycafe SmartBox, et la clé est attachée à une puce de suivi NFC anonyme. Le système de gestion des clés Keycafe tient un registre de qui a accès, quand et où, et stocke les clés dans un endroit centralisé entre chaque utilisation.
Keycafe est modulaire et peut s'adapter à vos besoins en matière de gestion des clés. Que vous possédiez quelques unités, un immeuble ou un complexe entier, les plans flexibles de Keycafe vous aideront à contrôler vos clés.
Keycafe aide les propriétaires à se conformer
Deux sections de la loi sont particulièrement pertinentes pour la sécurité des clés :
- La section 4(5)(b) exige des propriétaires de « Tenir un registre de la délivrance et du retour de toutes les clés pour chaque unité d'habitation. »
- La section 4(5)(c) exige des propriétaires d'« Établir des politiques et des procédures pour la délivrance et le retour des clés d'unité d'habitation et de réglementer le stockage et l'accès aux clés non émises. »
Heureusement, les fonctionnalités de suivi de Keycafe facilitent grandement la conformité.
Le système Keycafe garde les clés physiquement verrouillées dans un casier à clés connecté à l'IoT appelé SmartBox. Chaque prise et dépôt de clé est enregistré, et chaque clé est attachée à un NFC fob qui est scanné lors des dépôts. Le personnel peut accéder aux clés en utilisant un code PIN avec authentification à 2 facteurs optionnelle, une application smartphone connectée ou des badges d'authentification utilisateur.
Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut avoir accès à certaines, toutes ou une seule des clés. Les propriétaires peuvent accorder ou révoquer l'accès aux clés aux membres individuels du personnel, aux départements et aux entrepreneurs en temps réel pour garantir un accès uniquement autorisé.
En tant que propriétaire ou gestionnaire d'immeuble, vous avez un contrôle strict sur qui a accès à quelles clés, et à quels moments. Chaque prise et dépôt de clé est surveillé en temps réel et enregistré dans des journaux téléchargeables. De plus, les filtres de recherche de clés vous permettent de voir le statut de plusieurs clés à la fois et de consulter toutes les clés retirées par un membre du personnel. Si une clé n'est pas là où elle devrait être, cette fonctionnalité peut faire gagner du temps et permettre une résolution plus rapide.
Un historique d'accès complet vous aide à rester en conformité avec l'exigence de conserver des registres de l'emplacement de vos clés, tandis que la combinaison d'un stockage physique et d'un accès contrôlé vous aide à établir des systèmes et des politiques pour toutes les clés de votre propriété. La loi Miya est si récente qu'il n'est pas clair ce qui sera exigé pour la preuve annuelle de conformité, cependant le casier à clés physique avec les journaux téléchargeables devrait satisfaire aux exigences de preuve.
Au-delà de la loi Miya
Les avantages d'utiliser Keycafe vont cependant au-delà de la simple conformité avec la nouvelle loi. Le système Keycafe facilite la vie pour vous, votre personnel et vos locataires en rationalisant l'accès aux clés grâce à des fonctionnalités telles que :
Accès aux clés 24h/24 et 7j/7
Le personnel autorisé peut facilement accéder aux clés, NFC fob ou cartes-clés à tout moment, sans avoir besoin de contacter les administrateurs système ou la direction.
Support Client 24h/24 et 7j/7
Les systèmes Keycafe bénéficient d'un support client mondial 24h/24 et 7j/7. Contactez-nous à tout moment par un rapide appel téléphonique ou sur notre plateforme de chat.
Permissions Granulaires
Les propriétaires et les gestionnaires d'immeubles peuvent spécifier exactement qui a accès à quelles clés et à quels moments. Ils peuvent également attribuer des autorisations aux utilisateurs autorisés en fonction de groupes de clés.
Alertes Programmables
Clés non retournées à temps ? Créez un message d'alerte automatisé et personnalisé à envoyer à la personne qui a pris les clés, à un administrateur ou à tout autre utilisateur.
Application Mobile
Vous pouvez gérer les autorisations à distance et en temps réel en utilisant l'application Keycafe depuis n'importe où.
Automatisation API Complète
Vous pouvez utiliser notre application, ou vous pouvez utiliser notre API pour intégrer Keycafe directement dans le logiciel de votre choix.
Conception Modulaire
Le SmartBox est hautement évolutif, même sur différents emplacements, ce qui le rend idéal pour les investisseurs immobiliers possédant plusieurs propriétés. Commencez avec huit casiers et étendez-vous à des centaines à mesure que vous acquérez de nouvelles unités.
Batterie de Secours
Pas besoin de s'inquiéter en cas de coupure de courant. Nos batteries de secours garantiront que les bonnes personnes continuent d'avoir accès aux bonnes clés (et que les mauvaises ne l'ont pas).
Audits de l'Historique des Clés
Ce système garantit que chaque interaction dans votre système est prise en compte, avec une liste complète et mise à jour automatiquement de tous les dépôts et retraits aux niveaux de la clé, de l'utilisateur et du SmartBox.
Vous voulez en savoir plus ?
Facilitez votre vie — et celle de vos locataires — grâce au système de gestion des clés Keycafe. Contactez notre équipe commerciale dès aujourd'hui pour savoir comment garder vos clés entre les bonnes mains.
Pour en savoir plus sur la loi Miya, consultez le projet de loi du Sénat (SB) 898 du Sénat de Floride.
