Les entreprises de sécurité qui exploitent leur propre flotte ont besoin d'un système de gestion de clés capable d'enregistrer qui utilise chaque véhicule, sans dépendre de la mémoire de chacun. Avec les quarts de nuit et une flotte en pleine croissance, ce contrôle devient un travail à part entière.
Pour une société de sécurité, chaque véhicule de patrouille représente une clé à remettre, à localiser et à récupérer. Lorsque les gardes durent 12 heures et que les employés rentrent ensuite chez eux pour dormir, retrouver une clé qui n'a pas été rapportée là où elle aurait dû l'être peut prendre des heures.
Pendant longtemps, la méthode est restée la même : les clés étaient rangées dans une boîte ou posées sur un comptoir, avec un porte-clés pour identifier chaque véhicule. Tant que la flotte est petite, ce système fonctionne. Mais à mesure qu'elle s'agrandit, on perd du temps, il n'y a aucun historique à consulter et il devient impossible de savoir qui a quoi.
C'est la situation à laquelle Patrick Nalon a été confronté en tant que gestionnaire de flotte chez Signal of Tampa, la franchise Signal de Tampa, en Floride, qui fournit des services de sécurité.
Aujourd'hui, l'équipe gère 36 véhicules avec Keycafe.
Une flotte qui a grandi plus vite que son système de gestion de clés
Patrick occupe ce poste depuis environ cinq ans et demi. À ses débuts, la flotte comptait 14 véhicules. Aujourd'hui, elle en compte 36, avec un véhicule supplémentaire qui vient d'être commandé et deux autres attendus d'ici quelques mois. Le poste de gestionnaire de flotte a été créé parce que le propriétaire de la franchise souhaitait mettre de l'ordre dans un domaine qui n'était pas géré correctement, et l'une des premières mesures a été d'introduire un système de gestion des clés.
Le point de départ était simple :
« Quand j'ai commencé, les clés étaient simplement dans une boîte. Et quand on n'a pas beaucoup de véhicules, c'est peut-être acceptable. »
Cette organisation n'offrait cependant aucun contrôle. Les clés étaient gardées dans une boîte ou laissées sur un comptoir, avec des étiquettes que l'équipe marquait elle-même avec le numéro de chaque véhicule :
« Il n'y avait aucune responsabilisation. On ne savait pas qui avait quoi. Parfois, les employés rentraient chez eux avec les clés, ou bien elles étaient perdues. »
Traçabilité : savoir qui avait chaque clé et à quel moment
Le problème le plus fréquent était lié aux horaires de travail. La plupart des agents travaillent de 18 h à 6 h et rentrent chez eux pour dormir à la fin de leur service. Par conséquent, lorsqu'une clé manquait à l'appel, il fallait les contacter pour leur poser la question :
« C'était tout le temps comme ça. Nous devions les contacter pour leur dire : "Hé, où sont les clés de ce véhicule en particulier ? Est-ce que vous les avez ?" Il fallait les retrouver, et parfois attendre le lendemain avant de pouvoir les récupérer. »
Avec Keycafe, cette recherche se résume à une simple vérification :
« Je peux consulter le site web et voir exactement qui l'avait et à quelle heure, ce qui facilite grandement les choses pour savoir qui a quoi. »
Chaque retrait et chaque restitution sont désormais liés à un utilisateur identifié, il n'est donc plus nécessaire d'interroger chaque employé. L'équipe conserve également un jeu de clés principal et un double pour chaque véhicule, et tous deux sont stockés dans le système.
Un système parfaitement dimensionné pour une flotte de taille moyenne
Avant de faire son choix, Patrick a assisté à des salons professionnels destinés aux gestionnaires de flotte et a étudié les options disponibles sur le marché. Il a constaté que de nombreux systèmes étaient dimensionnés pour les volumes d'un grand concessionnaire automobile, avec des tarifs en conséquence. Ce dont il avait besoin, c'était d'un système adapté à une flotte de taille moyenne, et l'approche modulaire de Keycafe correspondait parfaitement : une unité de base avec des unités d'extension qui ajoutent des casiers à mesure que la flotte s'agrandit, de sorte que la capacité évolue par étapes contrôlées au lieu d'exiger une grande armoire dès le premier jour :
« Le prix a beaucoup joué. Nous ne sommes pas un grand concessionnaire automobile, nous n'avons pas besoin d'un tel niveau d'équipement. [...] C'était la taille idéale pour nous. »
Après avoir réduit la liste à deux options, une démonstration de Keycafe a scellé la décision, et le système a été expédié directement à l'équipe.
Leur installation actuelle se compose d'une unité principale de neuf casiers et d'une seconde unité de 42 casiers, et elle peut être étendue avec d'autres modules si la flotte continue de croître. D'autres franchises Signal lui demandent régulièrement comment l'entreprise gère sa flotte et intègre son personnel, et Patrick leur a recommandé Keycafe.
Administration à distance et accès par code PIN
Interrogé sur sa fonctionnalité préférée, Patrick a mentionné le tableau de bord Keycafe qu'il utilise pour gérer le système :
« J'ai toujours un ordinateur portable sur moi et j'aime beaucoup le site web. Il est très convivial. »
Depuis le tableau de bord, il saisit les numéros des véhicules et ajoute de nouveaux employés ; il a d'ailleurs récemment intégré trois personnes de cette manière. Pour s'identifier sur l'unité, les employés utilisent le code PIN pour le carburant qu'ils possèdent déjà :
« Nous utilisons leurs codes PIN de carburant. C'est comme un code de carte bancaire. [...] Ils n'ont pas besoin de retenir deux numéros différents. »
Il reçoit également une notification chaque fois que quelqu'un prend ou rapporte une clé. L'unité étant proche de son bureau, il peut entendre quand quelqu'un l'utilise. Mais même lorsqu'il est hors site ou dans une autre pièce, les alertes en temps réel le tiennent informé.
Adoption facile par le personnel et assistance client
Comme pour tout changement de processus, il y a eu une certaine résistance au début, mais elle s'est rapidement dissipée :
« C'est tellement mieux qu'ils s'en sont vite rendu compte, et ils l'utilisent tous les jours. »
Concernant l'assistance, Patrick a souligné une relation positive avec l'équipe Keycafe, tant lors de la démonstration initiale que dans le cadre du suivi continu :
« Ils répondent à mes questions et me donnent d'autres conseils et astuces. »
Comme Tampa se trouve dans une zone d'ouragans, il a également mentionné la batterie de secours de l'unité comme un atout majeur lors des pannes de courant.
Gain de temps et maintien des véhicules en service
Pour Patrick, le principal avantage est le gain de temps. Comme le double des clés est stocké dans le système à côté du jeu principal, les véhicules peuvent continuer à rouler pendant qu'une clé est recherchée, et le site web indique qui l'a eue en dernier.
« C'est toujours plus de temps gagné que de devoir faire venir un serrurier ou de remplacer une clé électronique à 300 $. »
Lorsqu'on lui a demandé ce qu'il dirait à une autre entreprise qui gère encore ses clés avec une boîte ou un registre papier, sa réponse a été directe :
« Dites-leur de m'appeler directement. [...] S'ils fonctionnent avec une boîte et qu'ils ont beaucoup de voitures, c'est la solution qu'il leur faut, c'est certain. »
L'expérience de Signal of Tampa offre plusieurs enseignements à toute organisation disposant d'une flotte en pleine croissance :
Remplacez la boîte ou le comptoir par un système connecté qui identifie chaque utilisateur.
Consultez l'historique au lieu de contacter chaque employé lorsqu'une clé est manquante.
Choisissez un système dimensionné à la taille de la flotte, avec une marge d'extension.
Utilisez un code PIN que les employés connaissent déjà, afin qu'ils n'aient pas à en mémoriser un autre.
Conservez un double des clés pour chaque véhicule afin qu'une clé égarée n'interrompe pas les opérations.
Formez le personnel sur la manière de placer correctement les clés dans les casiers.
Contactez notre équipe pour découvrir comment d'autres gestionnaires de flotte ont remplacé les boîtes et les registres papier par un historique complet de chaque clé.
