Comment Biarritz Camping a amélioré les arrivées tardives et la gestion des clés avec Keycafe

Avant la mise en place de Keycafe, Biarritz Camping gérait les arrivées tardives à l'aide de bacs de collecte placés à l'extérieur de la réception. Chaque client arrivant recevait une petite enveloppe contenant les clés de son hébergement, un plan du camping et les bracelets requis. Bien que ce processus permette aux clients d'arriver après la fermeture de la réception, il offrait une sécurité et une visibilité limitées. L'équipe ne pouvait pas confirmer exactement quand un client avait récupéré une enveloppe, ni vérifier qui avait pris chaque jeu de clés. Il y avait aussi un risque que les clients récupèrent accidentellement la mauvaise enveloppe ou entrent dans le mauvais logement de location. Avec les clés et les informations d'arrivée laissées sans surveillance à l'extérieur de la réception, le camping avait besoin d'un moyen plus sécurisé et fiable d'accueillir les clients après les heures d'ouverture. Au-delà des arrivées tardives, Biarritz Camping souhaitait améliorer la coordination des clés entre la réception et le service de ménage. L'équipe avait besoin d'un moyen efficace de gérer les clés des clients partant tôt, de les transmettre au service de ménage et de les retourner en toute sécurité avant l'arrivée des prochains clients.

Biarritz Camping a installé une Keycafe SmartBox à l'extérieur de la réception comme point d'échange de clés centralisé pour les clients, le personnel de réception et l'équipe d'entretien. Avant la fermeture de la réception, le personnel place la clé de l'hébergement de chaque client arrivant tardivement dans la Keycafe SmartBox. Le client reçoit un SMS contenant un code de retrait unique lié à la clé attribuée. Une fois au camping, ils saisissent le code sur la SmartBox, récupèrent leur clé et se rendent directement à leur hébergement. Ce processus contrôlé remplace les enveloppes et les documents d'arrivée précédemment laissés sans surveillance à l'extérieur de la réception. Le même système prend en charge les roulements d'hébergement pendant la journée. Les clients partant tôt déposent leurs clés dans la SmartBox, créant un point de remise centralisé où la réception peut coordonner l'accès pour l'entretien. L'entretien récupère les clés pertinentes lorsqu'un hébergement est prêt à être nettoyé et les retourne à la SmartBox après avoir terminé le travail. Cela garantit la sécurité et l'accessibilité des clés à chaque étape du processus de roulement.

Keycafe a transformé la gestion des arrivées tardives par Biarritz Camping. Au lieu de laisser des enveloppes contenant les clés et les informations des clients à l'extérieur de la réception, le camping peut désormais offrir un accès sécurisé, contrôlé et autonome à chaque client. Les clients arrivant tardivement n'ont plus à se soucier des heures d'ouverture de la réception ni de prendre les mauvaises clés. Ils reçoivent un code de retrait unique par SMS et peuvent récupérer les bonnes clés à tout moment de leur arrivée, leur offrant une expérience d'enregistrement plus fluide et plus pratique. L'équipe du camping bénéficie également d'une meilleure visibilité et d'un contrôle accru. Les échanges de clés peuvent être gérés de manière plus fiable, réduisant l'incertitude quant à la récupération des clés par un client et minimisant le risque que quelqu'un accède au mauvais logement de location. Keycafe a également amélioré la coordination interne. Lorsque les clients partent avant 9h00, leurs clés retournées peuvent être transmises de la réception au service d'entretien ménager plus efficacement. Cela permet à l'équipe d'anticiper les plannings de nettoyage, de commencer les rotations de location plus tôt et de préparer les hébergements pour les clients entrants. Une fois le nettoyage terminé, le service d'entretien ménager peut retourner les clés à la SmartBox, où elles restent sécurisées et prêtes pour le client suivant. En soutenant l'ensemble du processus — du départ anticipé et de l'entretien ménager à l'arrivée tardive — Keycafe a aidé Biarritz Camping à augmenter sa productivité tout en offrant au personnel et aux clients une plus grande tranquillité d'esprit.