Comment COCOONR a automatisé la gestion des clés dans ses agences

À ses débuts, Cocoonr organisait principalement la remise des clés en personne. Pour chaque arrivée, une personne devait convenir d’un rendez-vous avec le voyageur, puis se déplacer jusqu’au logement.

Ce fonctionnement présentait plusieurs limites. Les horaires de rendez-vous étaient relativement contraignants pour les voyageurs comme pour les équipes. En cas de retard, d’arrivée tardive ou de changement de programme, la remise des clés pouvait devenir complexe et affecter l’expérience du voyageur dès le début de son séjour.

Ce modèle devenait également de plus en plus difficile à maintenir à mesure que le nombre de logements et de réservations augmentait.

L’objectif de Cocoonr n’était toutefois pas de supprimer l’accueil physique. L’entreprise souhaitait pouvoir proposer deux parcours complémentaires : un accueil en personne lorsque le voyageur le souhaite ou lorsque la situation le nécessite, et une arrivée entièrement autonome pour les voyageurs privilégiant la liberté et la simplicité.

La gestion des clés au sein des agences était elle aussi largement manuelle. Les différents jeux de clés étaient rangés dans des boîtes à compartiments, sans dispositif automatisé permettant de contrôler précisément les retraits et les restitutions.

Une clé replacée dans le mauvais compartiment pouvait entraîner des recherches, retarder une intervention ou perturber l’arrivée d’un voyageur. L’absence de suivi centralisé rendait également difficile l’identification de la personne ayant récupéré une clé, notamment lorsque plusieurs prestataires intervenaient dans les logements.

Cocoonr a installé des SmartBox Keycafe dans ses agences afin de centraliser, de sécuriser et de simplifier la gestion de ses clés.

L’entreprise a ensuite intégré la solution Keycafe à son propre logiciel métier grâce à l’API de la plateforme. Cette connexion permet d’automatiser la création et l’envoi des accès nécessaires aux voyageurs et aux différents intervenants.

Lorsqu’une réservation est confirmée et que le voyageur choisit une arrivée autonome, un code personnel est généré automatiquement. Il lui est transmis par SMS ou par e-mail 24 heures avant son arrivée. Le voyageur peut alors récupérer sa clé dans la SmartBox sans devoir prendre rendez-vous pour accéder à son logement.

Cocoonr conserve parallèlement la possibilité de proposer un accueil physique. Chaque voyageur peut ainsi bénéficier du parcours le mieux adapté à ses attentes : un accompagnement personnalisé par un membre de l’équipe ou une arrivée en toute autonomie.

Le même dispositif est utilisé par les prestataires de ménage, de maintenance et d’accueil. Chaque intervenant reçoit un accès individuel, associé à une mission et à une période déterminée. Il peut ainsi retirer la clé dont il a besoin, puis la restituer une fois son intervention terminée.

Chaque mouvement est enregistré. Les équipes peuvent donc savoir quand une clé a été retirée ou restituée, et par quelle personne.

Le déploiement de Keycafe a permis à Cocoonr de faire évoluer son organisation, d’améliorer l’expérience proposée aux voyageurs et de renforcer la sécurité ainsi que la traçabilité de ses clés.

Plusieurs milliers d’arrivées autonomes ont été organisées grâce au dispositif. Les voyageurs bénéficient désormais d’une plus grande liberté et peuvent accéder à leur logement sans dépendre systématiquement d’un rendez-vous avec l’agence.

Les voyageurs qui préfèrent être accompagnés peuvent toujours bénéficier d’un accueil physique. Cocoonr est ainsi en mesure de personnaliser davantage l’expérience d’arrivée en proposant la solution la mieux adaptée à chaque séjour.

Les équipes n’ont plus à se déplacer systématiquement pour effectuer une simple remise de clés. Elles peuvent consacrer davantage de temps au suivi des logements, à l’accompagnement des propriétaires et à la qualité de l’expérience client. L’accueil physique peut ainsi être réservé aux situations dans lesquelles la présence d’un collaborateur apporte une véritable valeur ajoutée.

Le suivi en temps réel permet également de connaître le statut de chaque clé et d’identifier la personne qui l’a retirée. Cette traçabilité facilite le travail des équipes internes et améliore la coordination avec les prestataires.

Lorsqu’un voyageur restitue sa clé après son départ, l’équipe est automatiquement informée. Les équipes de ménage peuvent ainsi mieux organiser leurs interventions et, lorsque cela est possible, commencer plus tôt la préparation du logement suivant.