Student Factory remplace l'équipe de nuit par la gestion automatisée des clés des invités.

Student Factory gère 20 établissements en France qui accueillent des étudiants et des visiteurs de courte durée recherchant des options d'hébergement flexibles. Bien que proposant des appartements modernes avec services, les résidences ne disposent pas d'une réception ouverte 24h/24 et 7j/7. Cette contrainte a représenté un défi logistique important pour la remise des clés, notamment pour les clients arrivant après les heures de bureau.

Face à des clients arrivant à des heures imprévisibles – souvent tard le soir – le système existant de remise manuelle des clés n'était plus viable. Les équipes devaient soit rester sur site après les heures habituelles, soit organiser des remises de clés manuelles et complexes. L'absence d'un processus optimisé a créé des frictions dans l'expérience client et des inefficacités opérationnelles pour les équipes.

Pour relever ces défis, Student Factory a mis en œuvre le système de gestion de clés Keycafe dans l'ensemble de ses établissements. Keycafe s'est distingué parmi les autres solutions de gestion de clés par sa simplicité, sa fiabilité et sa capacité à offrir un accès autonome aux clés pour les résidents, sans nécessiter la présence physique du personnel.

Le processus est désormais grandement rationalisé : après confirmation de la réservation d'un résident, un code de retrait unique est généré via l'application Keycafe. Ce code est envoyé au résident, qui l'utilise pour récupérer sa clé du casier à clés SmartBox situé dans le hall d'entrée dès son arrivée, quelle que soit l'heure. Pour les départs, les résidents retournent soit la clé en utilisant le même code, soit la laissent dans leur chambre, soit la remettent directement au personnel.

Cette automatisation a permis à l'équipe de Student Factory de rester flexible et mobile, avec l'assurance que les échanges de clés sont gérés de manière sécurisée et efficace.

Depuis la mise en œuvre de Keycafe, Student Factory a éliminé la nécessité d'un personnel en dehors des heures d'ouverture exclusivement dédié à la remise des clés, ce qui a généré d'importantes économies opérationnelles. Les clients apprécient la flexibilité d'arriver à leur convenance sans attente ni coordination avec le personnel, améliorant ainsi l'expérience globale.

Le système s'est avéré fiable et simple aussi bien pour les clients que pour le personnel. Les clients trouvent le processus de récupération des clés intuitif et n'ont aucune difficulté à s'enregistrer en toute autonomie. Les questions et préoccupations portent désormais sur la qualité des hébergements et des commodités, et non plus sur la logistique - un signe clair que la gestion des clés n'est plus un point de friction.