Mercy Ships : Sécurisation des clés d'hébergement des invités grâce à la technologie automatisée de Keycafe

Mercy Ships gère un environnement d'accueil spécialisé dans son Centre de Soutien International, coordonnant l'arrivée des membres d'équipage, des bénévoles et des visiteurs internationaux pour sa flotte médicale mondiale. Étant donné que les logements des invités ne suivent pas les normes hôtelières commerciales standards et que les arrivées ont fréquemment lieu en dehors des heures d'ouverture habituelles, la gestion de l'accès à la propriété présentait des défis opérationnels uniques pour l'équipe.

Traditionnellement, le centre s'appuyait sur un système de clés manuel composé de simples boîtes métalliques fixées au mur. Lorsque des invités devaient arriver, le personnel retirait les clés et les laissait sans surveillance sur une table ouverte pour qu'elles soient récupérées. Au départ, les invités rendaient les clés à la même table afin que le personnel les raccroche physiquement dans la boîte manuelle.

Ce processus créait de claires lacunes de sécurité, laissant les clés physiques sans surveillance à découvert. Sans réception ouverte 24h/24 et 7j/7, l'équipe était confrontée à des frictions logistiques constantes en essayant de suivre les retours de clés, de coordonner les remises manuelles et de sécuriser les installations.

Pour moderniser leur processus de gestion des logements unique, Mercy Ships a abandonné les boîtes manuelles murales et a déployé le système de gestion de clés Keycafe basé sur le cloud. Ils avaient besoin d'une solution intuitive qui fonctionnait sans surveillance physique, offrant une disponibilité fiable avec un minimum de problèmes techniques.

Keycafe s'est distingué par sa facilité d'utilisation, son logiciel de suivi robuste et sa conception de casier à clés électronique centralisé. Au lieu de laisser les biens à découvert, l'organisation a installé une SmartBox Keycafe à l'extérieur des hébergements pour les invités, leur permettant de sécuriser les 38 clés dans des compartiments individuels.

Aujourd'hui, Keycafe joue un rôle central dans le processus quotidien d'arrivée et de départ de l'équipe. L'équipe planifie les réservations des invités et gère les attributions de clés directement via la plateforme de gestion basée sur le cloud des jours, voire des semaines, à l'avance. Les invités internationaux à leur arrivée reçoivent un code d'accès unique, leur permettant de récupérer leurs clés de la SmartBox de manière autonome dès leur arrivée. Au départ, les invités saisissent leur code et remettent la clé au système, complétant un échange de clés entièrement automatisé.

Depuis la mise en œuvre de Keycafe, le Centre de Soutien International a obtenu une transparence totale sur l'accès à ses installations. L'équipe peut auditer instantanément l'historique des clés via le logiciel cloud, sachant exactement qui possède une clé et quand elle a été retirée ou restituée.

Le système a éliminé les vulnérabilités de sécurité liées au fait de laisser des clés sur des surfaces ouvertes, garantissant que les 38 clés restent enfermées dans un endroit sécurisé jusqu'à l'arrivée de l'invité autorisé. En standardisant chaque transaction, l'organisation a établi un processus hautement reproductible qui fonctionne sans heurts et nécessite rarement une intervention manuelle.

En fin de compte, Keycafe a apporté l'efficacité opérationnelle nécessaire pour soutenir la mission mondiale de Mercy Ships. En supprimant les frictions administratives liées au suivi manuel des clés, l'équipe peut se concentrer moins sur la logistique et davantage sur l'offre d'une expérience accueillante et professionnelle aux bénévoles qui arrivent pour transformer des vies partout dans le monde.