Clamens & STPS réalisent une traçabilité complète des clés de leur flotte pour les opérations de travaux publics.

Le Groupe Ensis, basé à Villeparisis, France, exploite une flotte de véhicules diversifiée au sein de ses filiales : Clamens, spécialisée dans le recyclage de matériaux de construction, et STPS, une entreprise de travaux publics au service de grands fournisseurs de services publics comme GRDF (Gaz Réseau Distribution France) et EDF (Électricité de France). Avec plus de 90 véhicules et 480 employés, leurs opérations exigent une coordination quotidienne entre les chauffeurs, les mécaniciens et les gestionnaires, répartis sur plusieurs départements et équipes, y compris le travail de nuit et les astreintes d'urgence.

L'entreprise s'appuyait sur un processus manuel pour la gestion des clés de véhicules, utilisant un tableau physique et des casiers de bureau. Les chauffeurs laissaient souvent les clés à des endroits informels, oubliaient de les rendre ou se les transmettaient, créant une incertitude quant à la disponibilité des véhicules. Lorsqu'un camion devait être réaffecté, réparé ou dépêché en urgence, l'incertitude quant à l'emplacement de la clé (ou même à sa présence sur le site) entraînait des retards, des frictions internes et des perturbations de service.

Pour structurer et sécuriser la gestion de leurs clés, Ensis Groupe a déployé les systèmes Keycafe SmartBox sur l'ensemble de leurs opérations Clamens et STPS. Les chauffeurs, le personnel d'atelier et les répartiteurs utilisent désormais le système quotidiennement pour récupérer et rendre les clés grâce à un accès sécurisé et tracé.

Chaque utilisateur se voit attribuer un code PIN unique, lié à des autorisations spécifiques en fonction de son rôle et de ses responsabilités. Par exemple, les chauffeurs ne voient que les clés pertinentes pour leurs véhicules attribués, avec un accès limité à certaines plages horaires. Les équipes d'atelier peuvent récupérer toutes les clés dont elles ont besoin pour la maintenance, tandis que les répartiteurs peuvent accorder ou révoquer l'accès à distance via l'application Keycafe.

Cette configuration garantit que seul le personnel autorisé manipule les clés, avec une visibilité complète sur chaque transaction. Le système SmartBox a remplacé les pratiques informelles par un flux de travail standardisé et auditable, améliorant la sécurité, la responsabilisation et le contrôle opérationnel.

Suite au déploiement de Keycafe au sein de leurs opérations à Villeparisis, Ensis Groupe a réalisé une transformation complète dans la manière dont les clés sont gérées par les chauffeurs, les gestionnaires et le personnel d'atelier. Les remises informelles et les méthodes de stockage non sécurisées ont été remplacées par un système structuré et traçable, qui a permis aux utilisateurs d'accéder de manière autonome aux clés dont ils avaient besoin, tandis que les administrateurs conservaient un contrôle total sur les autorisations et les plages d'accès. Cela a été particulièrement précieux pour les équipes de nuit et de week-end, où les équipes d'astreinte pouvaient récupérer les clés sans délai et poursuivre les opérations sans nécessiter de soutien managérial sur site.

Le nouveau système a également amélioré la coordination entre les équipes. Les régulateurs peuvent rapidement réaffecter les véhicules en fonction de leur disponibilité, et le personnel de maintenance peut récupérer les clés pour les réparations si nécessaire, le tout sans interrompre les flux de travail. Grâce à des procédures claires et un accès centralisé, la gestion des clés est devenue plus rapide, plus sécurisée et significativement plus fiable pour toutes les personnes impliquées.