Comment East Sussex Healthcare NHS Trust a repris le contrôle de ses clés de véhicules partagés

L'East Sussex Healthcare NHS Trust gère plusieurs établissements de soins aigus, dont l'Hôpital général de district d'Eastbourne. Pour soutenir ce vaste réseau, l'ESHT s'appuie sur une flotte dédiée de véhicules de service, gérée par l'équipe du courrier et des livraisons. Cette flotte assure le transport quotidien et efficace des dossiers médicaux, des échantillons et des fournitures essentielles entre tous les sites. Ces véhicules sont à la disposition du personnel de l'ensemble de l'organisation. Les clés des véhicules étaient conservées dans un bureau de stationnement distinct. Le personnel devait y demander l'accès, tandis que l'équipe de transport enregistrait les réservations sur un calendrier partagé, géré par le personnel du stationnement.

Avec l'augmentation de la demande sur la flotte, ce processus fragmenté a engendré de réels problèmes. Dépendre d'un autre service pour la remise des clés entraînait des erreurs administratives récurrentes, des calendriers désynchronisés et des doubles réservations de véhicules. L'absence de système de suivi dédié et de clés sur site rendait les retraits difficiles à coordonner et les réservations échouaient régulièrement.

Le Trust a adopté Keycafe pour centraliser l'accès à sa flotte et automatiser la gestion des clés, disponible 24h/24. Le personnel soumet désormais une demande de véhicule en précisant les dates et heures souhaitées. L'équipe du service courrier vérifie la disponibilité, attribue un véhicule et enregistre la réservation dans le logiciel Keycafe.

Ensuite, le système envoie à l'utilisateur des instructions sécurisées de retrait et de restitution, valables uniquement pendant la période réservée. Le personnel utilise un code unique pour retirer les clés attribuées à la SmartBox et les restituer au système une fois le véhicule utilisé. Tout au long de ce cycle, l'équipe du service courrier reçoit des notifications automatiques permettant de suivre les retraits et restitutions. Aucune présence n'est requise pour une remise physique, et le service conserve un contrôle total sur ses clés.

Keycafe a immédiatement stabilisé la gestion du parc automobile partagé du Trust. Les retours des conducteurs ont été très positifs : le système est simple à utiliser et d'une fiabilité constante. La centralisation de la gestion des clés sous une seule équipe a réduit les erreurs de planification et a fait gagner du temps au personnel sur chaque réservation. Les résultats ont été si probants que le Trust a depuis installé un deuxième système Keycafe sur un autre site hospitalier.

Les données d'utilisation se sont également révélées très précieuses. Grâce à une vue précise et en temps réel de l'utilisation des clés, la direction a pu réévaluer l'emplacement des véhicules du parc sur le campus. Le Trust a constaté que Keycafe a rapidement rentabilisé l'investissement en éliminant les erreurs administratives et en réduisant le risque financier lié aux clés et véhicules perdus.