Chauffagiste Wärme Wimmer Gagne des Heures de Travail Administratif pour plus de 90 Clés

Basée à Gröbenzell, près de Munich, Wärme Wimmer est spécialisée dans les technologies environnementales, installant des pompes à chaleur, des systèmes solaires photovoltaïques et des systèmes de climatisation. Avec plus de 30 employés, l'entreprise gère un volume important de clés physiques chaque jour. Il s'agit notamment des clés de véhicules pour leur flotte et des clés d'installations clients confiées à l'équipe pour l'entretien et les réparations régulières.

Avant d'utiliser le système Keycafe, l'entreprise s'appuyait sur une liste papier physique et des stylos pour enregistrer les entrées et sorties de clés. Cette méthode manuelle était sujette aux erreurs, manquait de visibilité en temps réel et désorganisait l'équipe.

L'égarement des clés des clients était une menace constante, et la recherche de clés manquantes faisait perdre un temps précieux. Le personnel de bureau devait passer des heures à courir après les techniciens pour savoir qui détenait une clé de véhicule ou de client spécifique, ce qui entraînait des retards dans les plannings quotidiens.

Pour trouver une meilleure solution, l'entreprise a recherché un système numérique et simple d'utilisation. Le directeur général Tobias Wimmer souhaitait un outil basé sur une application auquel les employés pourraient accéder facilement sur leurs iPads ou avec des identifiants d'accès physiques. Après une courte période de test, ils ont trouvé que Keycafe était la solution idéale et l'ont rapidement intégré à leur infrastructure informatique.

Wärme Wimmer gère désormais 93 clés avec Keycafe, assurant le suivi des véhicules de la flotte et des clés des clients pour les travaux d'entretien et de réparation réguliers. Les employés peuvent vérifier la disponibilité des clés directement sur leurs iPads avant de commencer un travail. Cette capacité est particulièrement utile lors d'interventions d'urgence, car le personnel peut voir si une clé se trouve dans le boîtier ou est encore avec un collègue.

Le système permet aux administrateurs d'attribuer des droits d'accès spécifiques, garantissant que seul le personnel autorisé peut récupérer certaines clés. Les employés s'authentifient à la Keycafe SmartBox en utilisant l'application mobile ou un badge d'accès personnel pour récupérer ou restituer rapidement leurs clés attribuées.

Depuis l'installation de Keycafe, Wärme Wimmer a éliminé le stress et l'encombrement des listes papier. Le suivi des clés est désormais entièrement automatisé, offrant à toute l'organisation une transparence totale sur ses 93 clés. Les membres du personnel prennent mieux soin des clés car ils savent que chaque transaction est enregistrée électroniquement sous leur profil.

Le système a permis de gagner un temps considérable au bureau principal. Au lieu de chercher des clés perdues ou de courir après les membres du personnel pour localiser un véhicule, les administrateurs peuvent consulter instantanément les statuts des clés en ligne. Cette rapidité se traduit directement par des opérations plus rapides et un meilleur service pour les clients.

D'un point de vue financier, l'investissement s'est amorti incroyablement vite. Tobias Wimmer estime que le système s'est amorti en cinq à six mois en évitant les coûts élevés associés au remplacement des clés perdues.