LaurentyComment Laurenty a optimisé la gestion des clés de sa flotte et de ses installations grâce à Keycafe
“Le système est très facile et intuitif à utiliser. Le plus grand avantage pour nous est la traçabilité : nous pouvons savoir à tout moment qui a pris une clé et quand.”
Julie Andry
Account Manager
À propos de Laurenty
Laurenty est une entreprise belge spécialisée dans les services de nettoyage professionnels. Grâce à ses divers départements, l'entreprise propose un éventail complet de services, notamment le nettoyage de vitres, le nettoyage industriel, l'entretien d'usines pendant les périodes d'arrêt, et les projets de nettoyage spécialisés.
Oumayma Abid is a Marketing Specialist at Keycafe, leading the French market with a focus on short-term rentals and vehicle fleets. She specializes in how hosts, property managers, and fleet operators use key management to streamline guest check-ins, turnovers, and vehicle access workflows.
Défi
Avant d'implémenter Keycafe, Laurenty utilisait déjà un autre système de gestion des clés. Selon Julie Andry, Responsable de Compte, le système offrait un niveau d'organisation de base, mais il manquait d'intuitivité et de fiabilité : « Nous utilisions un système appelé Traka. Cependant, il était beaucoup moins intuitif et plus difficile à utiliser, en particulier pour les employés de l'entreprise. Dans l'ensemble, il semblait assez dépassé. » Le processus d'accès était basé sur des codes qui ne fonctionnaient pas toujours de manière fiable, ce qui créait de la frustration et ralentissait la récupération des clés. De plus, le système n'offrait pas le niveau de contrôle dont Laurenty avait besoin, car les utilisateurs pouvaient accéder à toutes les clés disponibles plutôt qu'uniquement à celles qui leur étaient attribuées. Avec une flotte d'environ 20 véhicules d'entreprise, Laurenty avait besoin d'une solution qui offrirait une meilleure traçabilité et une plus grande responsabilité. L'entreprise devait savoir quel employé avait pris chaque clé de véhicule chaque jour et s'assurer que les clés étaient gérées en toute sécurité tout au long des opérations quotidiennes.
Problématiques
- Limited Key Access Control — Employees could access more keys than necessary for their position.
- Unreliable Previous System — Codes and access processes did not always work properly.
- Lack of Traceability — Difficulty monitoring who accessed keys and when.
- Need for Daily Operational Efficiency — Workers needed a fast and simple way to collect and return keys.
Solution
Laurenty implemented Keycafe’s SmartBox key management system to centralize and secure access to its vehicle and facility keys. Every day, the cleaning team uses the SmartBox to collect the keys assigned to them before starting their jobs and return them once their work is completed. The system has become an essential part of Laurenty’s daily workflow. Through the Keycafe platform, Laurenty can easily monitor key movements and access history, ensuring complete visibility over who took each key and when.
Laurenty’s Implementation
- Daily Key Exchange — Workers collect and return assigned keys every day through the SmartBox.
- Vehicle Fleet Management — Vehicle keys are securely stored and tracked.
- Complete Traceability — Managers can instantly see who accessed each key and when
- Multi-purpose Key Storage — Keys for facilities and secured areas can also be managed.
- Simple Administration — The web-based management system allows quick and easy updates.
“It is a very easy and intuitive system. With the badge system, returning a key is very quick, and the software managing the box is also very simple to use.”
Result
The adoption of Keycafe brought immediate improvements to Laurenty’s daily operations, particularly in terms of efficiency, visibility, and accountability. Workers can now quickly collect and return their assigned keys every day through a simple and reliable process, reducing delays and making key exchanges smoother. At the same time, managers benefit from complete traceability, with the ability to see who accessed each key and when. This increased visibility has strengthened accountability among teams and improved control over vehicle and facility access. Beyond vehicle keys, Laurenty also uses Keycafe to manage keys for secured locations and equipment, making it a versatile solution for different operational needs. With an intuitive system that is easy to use and expand, Keycafe has helped Laurenty replace an outdated process with a more efficient, secure, and scalable approach to key management.
The Outcome
- Improved Operational Efficiency — Faster daily key collection and return processes.
- Enhanced Accountability — Clear records of who accessed each key.
- Better Security — Controlled access to vehicles, facilities, and equipment.
- Centralized Key Management — One solution for multiple key management needs.
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