Comment Laurenty a optimisé la gestion des clés de sa flotte et de ses installations grâce à Keycafe

Avant d'implémenter Keycafe, Laurenty utilisait déjà un autre système de gestion des clés. Selon Julie Andry, Responsable de Compte, le système offrait un niveau d'organisation de base, mais il manquait d'intuitivité et de fiabilité : « Nous utilisions un système appelé Traka. Cependant, il était beaucoup moins intuitif et plus difficile à utiliser, en particulier pour les employés de l'entreprise. Dans l'ensemble, il semblait assez dépassé. » Le processus d'accès était basé sur des codes qui ne fonctionnaient pas toujours de manière fiable, ce qui créait de la frustration et ralentissait la récupération des clés. De plus, le système n'offrait pas le niveau de contrôle dont Laurenty avait besoin, car les utilisateurs pouvaient accéder à toutes les clés disponibles plutôt qu'uniquement à celles qui leur étaient attribuées. Avec une flotte d'environ 20 véhicules d'entreprise, Laurenty avait besoin d'une solution qui offrirait une meilleure traçabilité et une plus grande responsabilité. L'entreprise devait savoir quel employé avait pris chaque clé de véhicule chaque jour et s'assurer que les clés étaient gérées en toute sécurité tout au long des opérations quotidiennes.

Laurenty a mis en place le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe pour centraliser et sécuriser l'accès à ses clés de véhicules et d'installations. Chaque jour, l'équipe de nettoyage utilise la SmartBox pour récupérer les clés qui lui sont attribuées avant de commencer son travail et les restitue une fois celui-ci terminé. Le système est devenu un élément essentiel du flux de travail quotidien de Laurenty. Grâce à la plateforme Keycafe, Laurenty peut facilement suivre les mouvements des clés et l'historique des accès, assurant une visibilité complète sur qui a pris quelle clé et à quel moment.

L'adoption de Keycafe a apporté des améliorations immédiates aux opérations quotidiennes de Laurenty, particulièrement en termes d'efficacité, de visibilité et de responsabilisation. Les travailleurs peuvent désormais récupérer et rendre rapidement leurs clés attribuées chaque jour grâce à un processus simple et fiable, réduisant les retards et rendant les échanges de clés plus fluides. Parallèlement, les gestionnaires bénéficient d'une traçabilité complète, avec la possibilité de voir qui a accédé à chaque clé et quand. Cette visibilité accrue a renforcé la responsabilisation au sein des équipes et amélioré le contrôle de l'accès aux véhicules et aux installations. Au-delà des clés de véhicules, Laurenty utilise également Keycafe pour gérer les clés des lieux sécurisés et des équipements, ce qui en fait une solution polyvalente pour différents besoins opérationnels. Avec un système intuitif, facile à utiliser et à étendre, Keycafe a aidé Laurenty à remplacer un processus obsolète par une approche plus efficace, sécurisée et évolutive de la gestion des clés.