Hôtel Gran Arena Réduit les coûts et Augmente la satisfaction des clients grâce à Keycafe

Situé à l'orée du quartier commerçant historique d'Okinawa, l'Hôtel Gran Arena est très apprécié des habitants comme des touristes. Des bars et des restaurants se trouvent à proximité, et un stade polyvalent, où les habitants assistent à des événements sportifs et des concerts, est accessible à pied. Pour les touristes, un accès aisé à l'aéroport constitue un argument de vente pratique. Rénové et rouvert en décembre 2019, l'hôtel propose des suites propres et spacieuses avec salle de bain et toilettes séparées, un aménagement très apprécié par la clientèle japonaise.

Pour l'équipe de direction, la maîtrise des coûts de main-d'œuvre était l'un des enjeux majeurs lors de la planification de la réouverture de l'hôtel. Ils souhaitaient maintenir les coûts d'exploitation à un niveau minimal afin de proposer des tarifs abordables à leur clientèle. Un élément essentiel de ce plan était une réception sans personnel et un processus d'enregistrement et de départ autonome.

Keycafe a été sélectionné en raison de sa compatibilité avec le système de self-check-in choisi par l'Hôtel Gran Arena et fourni par Airhost. Les clés des chambres sont stockées dans une Keycafe SmartBox dans le hall de l'hôtel. À leur arrivée, les clients remplissent un formulaire d'enregistrement sur une tablette. Une fois le formulaire rempli, leur code d'accès Keycafe unique est affiché, et ils saisissent le code sur la SmartBox pour récupérer leur clé.

L'Hôtel Gran Arena emploie six membres du personnel, qui sont prêts à assister chaleureusement les clients avec le processus de self-check-in si nécessaire pendant la journée. La nuit, si des problèmes de récupération ou de dépôt de clés surviennent, un manager peut gérer la situation avec l'application Keycafe, même s'il est hors site. En utilisant l'application, un manager peut ouvrir à distance les compartiments à clés pour les clients, créer et modifier les droits d'accès aux clés, et contrôler l'inventaire des clés dans la SmartBox si nécessaire.

La réouverture de l'hôtel et l'introduction du système de self-check-in ont eu lieu à peine un mois avant le premier cas signalé de COVID-19 au Japon. Keycafe a été bien accueilli par les clients et le personnel de l'hôtel, étant mis en œuvre juste à temps pour la pandémie.

La possibilité de contrôler à distance la SmartBox et les accès aux clés en temps réel a été le plus grand avantage de l'introduction de Keycafe, parallèlement à la réduction des coûts de main-d'œuvre. La pandémie a fondamentalement changé les normes sociales au Japon, et les clients apprécient désormais la confidentialité, la sécurité et la commodité des enregistrements autonomes. Avec Keycafe, la charge de travail liée aux enregistrements et départs pour le personnel a considérablement diminué pendant la journée, et la direction a drastiquement réduit les coûts de personnel pour les équipes de nuit. Ces économies ont été répercutées sur les clients, leur permettant de bénéficier d'une expérience d'enregistrement et de départ flexible, selon leur propre emploi du temps, le tout à un prix inférieur à celui des concurrents employant une réception traditionnelle.