Techninių paslaugų verslas, kurio veikla priklauso nuo raktų
Santechnikos ir nuotekų sistemų priežiūros įmonės sėkmė priklauso nuo to, kaip greitai jos brigados išvyksta į iškvietimus. Kiekvienam serviso automobiliui, kiekvienam nuotekų valymo įrenginiui ir kiekvienam montavimo įrangos vienetui reikalingas raktas. Kai komanda į skubius iškvietimus reaguoja visą parą, nerastas raktas reiškia vėluojantį darbą.
„Birnie Plumbing & Drains“ jau daugiau nei šimtmetį teikia greitas ir patikimas santechnikos bei nuotekų sistemų priežiūros paslaugas Pietų Ontarijuje. Šiandien įmonėje dirba 25 darbuotojai, važinėja serviso automobiliai bei dirba atskiros montavimo ir nuotekų valymo brigados, o iš viso reikia valdyti daugiau nei 70 raktų.
Savininkas Rob Birnie įmonėje dirba jau 29 metus. Ši problema jam puikiai pažįstama, kaip ir daugumai techninių paslaugų verslų savininkų:
„Kaip ir kiekvienas paslaugų verslo savininkas, turintis daug transporto priemonių ir įrangos, nuolat klausdavau: kur mano raktai? Kur jie? Mes tiesiog norėjome geresnės kontrolės. Žinoti, kur jie yra, suteikti žmonėms prieigą prie to, ko jiems reikia, ir matyti, kas juos pasiėmė.“
Prieš Keycafe: perforuota lenta ir žurnalas
Ankstesnę „Birnie“ sistemą sudarė ant sienos pakabinta perforuota lenta su raktais ir įmonės buhalterė, registracijos žurnale žyminti, kas kokį raktą paėmė.
Tai veikė tol, kol raktas nepalikdavo pastato.
Žurnale taip pat pasitaikydavo spragų. Jei buhalterė tą dieną nedirbo arba technikas atvykdavo jai jau išėjus namo, niekas savo vardo neįrašydavo. Raktai būdavo dubliuojami niekur to neregistruojant, todėl niekas nežinojo, kiek kopijų išvis egzistuoja.
„Niekada nežinojome, kur yra raktai. Šiame procese nebuvo jokios atsakomybės. Tai buvo tikras raktų pragaras.“
Technikai dažnai raktus nusinešdavo ir namo. Jei kitą rytą technikas pranešdavo apie ligą, visa brigada galėjo likti įstrigusi dirbtuvėse, kol raktas gulėjo kieno nors namuose už pusvalandžio kelio.
Efektyvesnis būdas valdyti raktus
Prieš pasirinkdamas Keycafe, Robas išnagrinėjo keletą raktų valdymo sistemų. Daugelis jų kainavo per daug arba reikalavo daug tinklo diegimo ir konfigūravimo darbų.
Dabar „Birnie“ pagrindinėje dirbtuvių erdvėje ant sienos yra sumontuotos trys Keycafe SmartBox dėžutės.
„Jie tiesiog labai greitai susijungia, ir sistema iškart veikia.“
Kaip vyksta kasdienis darbas
Kiekvienas skyrius transporto priemones ir įrangą naudoja skirtingai. Serviso santechnikai kasdien dažniausiai vairuoja tą patį automobilį. Montavimo ir nuotekų brigados keičia automobilius ir specializuotą įrangą priklausomai nuo užduoties. Kadangi Robas surūšiuoja raktus į grupes ir kiekvienam darbuotojui priskiria tam tikrą grupę, kiekvienas žmogus turi prieigą tik prie jam reikalingų raktų ir nieko daugiau.
Su Keycafe kasdienė eiga yra paprasta:
Paėmimas ryte: technikai savo telefone atidaro Keycafe programėlę ir pasiima raktus, kuriuos turi leidimą naudoti.
Išvykimas į darbą: komanda eina prie reikiamo automobilio ar įrangos ir pasiima raktą su savimi.
Grąžinimas darbo dienos pabaigoje: raktai grąžinami į SmartBox, o vadovų komanda gauna pranešimą, kai kiekvienas iš jų sugrįžta.
Atsarginis raktas viskam
Robas taip pat naudoja Keycafe atsarginiam planui užtikrinti. Kiekvienam įmonės naudojamam raktui SmartBox sistemoje saugoma antra kopija, prieinama tik vadovų komandai. Taip raktų skaičius išaugo iki daugiau nei 70. Kiekvienas automobilis turi mažiausiai du raktus, saugomus Keycafe.
„Niekas kitas prieigos prie jų neturi. Todėl, jei raktas pametamas ar kur nors paliekamas, mes tiesiog turime antrą raktą. Mums nebereikia laukti.“
Rezultatai: mažiau laukimo, daugiau atsakomybės
Įrašas, kas turi kiekvieną raktą
Kiekvienas paėmimas ir grąžinimas yra susietas su konkrečiu naudotoju, todėl Robui nebereikia atkurti rakto istorijos iš užrašų knygelės. Tai labiausiai praverčia, kai kas nors išeina iš darbo.
„Kai darbuotojai išeina iš įmonės, galite prisijungti, spustelėti naudotoją ir matyti visus jam priskirtus raktus. Tai suteikia lankstumo, bet kartu užtikrina ir atsakomybę.“
Mažiau prastovų brigadoms
Keycafe padeda brigadoms išvengti vėlavimų, kai raktai dingsta arba juos sunku rasti. Kaip paaiškina Robas:
„Jei įvertinsite, kiek kas valandą mokate vadovų komandai, o jie praleidžia valandą ieškodami rakto, tai yra didžiulė suma. Be to, kitas technikas tiesiog laukia, kol tas raktas bus rastas. Jis nieko neveikia. Laikui bėgant tai virsta dideliais nuostoliais.“
Dabar, jei raktas vis dėlto dingsta, komanda gali nedelsdama duoti atsarginį raktą technikui, kuriam jo reikia, o dingusio rakto ieškoti vėliau. Tuo metu brigada toliau dirba.
Raktų perdavimas objekte ir vienkartinė prieiga
Robas ypač vertina Field Swap funkciją, leidžiančią technikams perduoti raktus tiesiogiai vienas kitam darbo vietoje, todėl jų nereikia grąžinti į dirbtuves.
„Kai tik pradėjome, raktas turėjo sugrįžti į dirbtuves. Ši problema išspręsta. Tiesiog savo telefone gali atlikti „Field Swap“, ir viskas veikia.“
Kai technikui prireikia automobilio, nepriklausančio jo įprastai grupei, pavyzdžiui, ką tik grįžusio po remonto, Robas gali suteikti jam vienkartinę prieigą. Tada technikas gauna automatinį priminimą grąžinti raktą.
Pranešimai, užtikrinantys savalaikį raktų grąžinimą
Pasiimti raktus niekada nebuvo problema. Daugiau pastangų reikalavo jų susigrąžinimas kiekvieną vakarą.
„Sunkiausia buvo pripratinti juos palikti raktą dienos pabaigoje. Tačiau kadangi viskas vyko telefone, tai buvo gana paprasta. Mes tiesiog nusiunčiame mandagų priminimą.“
Grąžinimo pranešimai leidžia vadovų komandai iškart matyti, kurie raktai nebuvo grąžinti. Dėl to buvo lengva įtvirtinti naująją taisyklę.
„Kai tai tampa įpročiu, problemų nebelieka.“
Kontrolė be sudėtingo diegimo
Robas sako, kad Keycafe suteikė jam norimą kontrolę be didelių diegimo išlaidų ar ilgo diegimo proceso.
„Tai suteikė man raktų kontrolę, kuri nekainavo begalės valandų ar krūvos pinigų. Jei ieškote prieinamo sprendimo, tai siūlo išties puikų valdymo funkcijų rinkinį už atitinkamą kainą.“
Sprendimas, kuris nuolat tobulėja
Bėgant metams „Birnie“ naudojo kelias Keycafe versijas, ir kiekvienas atnaujinimas atnešė naujų funkcijų bei patobulinimų komandos raktų valdymo procese. Robui šis nuolatinis tobulėjimas buvo svarbi produkto vertės dalis, ypač todėl, kad naujos funkcijos išsprendė problemas, kurias komandai anksčiau tekdavo spręsti aplinkiniais keliais.
„Keycafe nuolat tobulina savo produktą, ir man tai labai patinka.“
Techninių paslaugų rangovams, valdantiems didelį raktų kiekį, Robas mato Keycafe kaip praktišką sprendimą, užtikrinantį organizuotą ir efektyvią prieigą prie raktų:
„Jei turite daug raktų, tai yra geriausias būdas juos valdyti už tinkamą kainą.“
Pagrindinės įžvalgos techninių ir išvažiuojamųjų paslaugų verslams
Atsisakykite perforuotos lentos ir registracijos žurnalo. Įrašas, kuris baigiasi raktui palikus pastatą, iš tiesų nėra joks įrašas.
Grupuokite prieigą pagal pareigas. Suteikite kiekvienam technikui tik jo skyriui reikalingus raktus ir nieko daugiau.
Turėkite atsarginį raktų rinkinį, prieinamą tik vadovybei. Antras kiekvienos transporto priemonės ir įrangos raktas neleis pamestam raktui sustabdyti brigados darbo.
Raktų perdavimui naudokite telefoną. Perdavimas vietoje ir vienkartinė prieiga sutaupo keliones atgal į dirbtuves.
Užtikrinkite grąžinimą naudodami pranešimus. Grąžinimo pranešimai paverčia prašymą „prašome grąžinti raktus“ kasdieniu įpročiu.
Patikrinkite išeinančių darbuotojų atsakomybes per kelias sekundes. Kai darbuotojas išeina iš darbo, galite akimirksniu matyti visus jam priskirtus raktus.
