Valdyti transporto parką augančiame miestelyje nėra lengva. Tarp atletų komandų vežiojimo, darbuotojų perkėlimo ir įrangos laikymo ten, kur ji turi būti, mokykloms reikia sistemos, kuri suteiktų tinkamiems žmonėms prieigą prie tinkamų transporto priemonių, kai jiems to reikia.
Daugelį metų New Hampton mokykla, nepriklausoma internatinė mokykla New Hampton, Naujajame Hampšyre, turinti apie 160 darbuotojų, rėmėsi rankiniu raktų valdymo procesu.
Tačiau parkui išaugus iš kelių autobusų iki beveik 30 transporto priemonių, sena tvarka – įmesti raktus į pašto dėžutę ir ištraukti juos iš plastikinio kibiro – nebegalėjo atlaikyti. Raktai dingdavo, darbuotojai gaišo laiką jų ieškodami, ir atsakomybės problemos toliau augo.
Chuckas George'as, miestelio saugos direktorius, nusprendė, kad atėjo laikas pokyčiams. Su Keycafe jis nepatogų, rankinį raktų keitimą pavertė automatizuota sistema, kuria galėjo pasikliauti visa komanda.
Perėjimas nuo rankinio raktų valdymo
Rankinė raktų sistema gali gerai veikti, kai parkas yra mažas. Tačiau parkui augant, tampa sunkiau sekti raktus ir kas turi prieigą prie jų.
New Hampton mokykloje, visas raktų naudojimas anksčiau vykdavo per sporto direktorių ir įrangos vadovus, raktai buvo dalinami rankomis ir grąžinami per durų pašto angą.
"Kartais jie būdavo grąžinami iškart. Kartais jie dingdavo kelioms dienoms, ir tiesiog nebuvo jokios tvarkos, kas kokius raktus turi", – paaiškino Chuckas. "Dažnai žmonėms prireikdavo transporto priemonės, o raktų trūkdavo. Taigi, tekdavo jų ieškoti. Tai veikė anuomet, kai viskas buvo tikrai maža, bet mums išaugus, tai tiesiog tapo nebetvaru."
Tikroji problema buvo atskaitomybė, arba jos trūkumas. Niekas aiškiai nematė, kas turėjo raktą, kodėl jį turėjo ir kada jis bus grąžintas.
Transporto priemonių prieigos automatizavimas naudojant Fleetio ir Keycafe
Kai New Hampton mokykla ieškojo transporto parko valdymo sistemos, skirtos transporto priemonių techninei priežiūrai ir paskirstymui, jie pasirinko Fleetio. Tiesioginė Fleetio ir Keycafe integracija tada palengvino transporto priemonių rezervacijų susiejimą su raktų prieiga.
Dabar visas rezervavimo ir raktų prieigos procesas veikia automatiškai:
Rezervavimas: Sporto skyrius arba darbuotojai pateikia transporto priemonės užklausos formą.
Automatizavimas: Transporto priemonių paskyrimai patenka į Fleetio, o tai iškart suaktyvina Keycafe rezervaciją.
Prieiga: Dėstytojai ir darbuotojai gauna automatinį el. laišką su unikaliu prieigos kodu.
Paėmimas: Vartotojai prieina prie Keycafe SmartBox, esančio ten pat, kur yra pastatytos transporto priemonės, įveda savo kodą, paima raktą ir išvažiuoja.
Su šia integracija nebereikėjo dvigubo duomenų įvedimo ar rankinio rezervacijų sekimo.
Atskaitomybės ir finansinės ROI didinimas
Tiems, kurie prižiūri beveik 30 transporto priemonių parką, atsakomybė visada kelia nerimą. Žinoti, kur yra kiekviena transporto priemonė ir kas ją vairuoja, yra būtina.
"Atskaitomybė man yra labai svarbi. Nesakysiu, kad esu kontrolės fanatikas, bet gera žinoti, kur kas yra", – paaiškino Chuckas.
Finansinė nauda taip pat buvo akivaizdi. Šiuolaikinės transporto priemonės raktas gali kainuoti nuo 400 iki 500 USD, jį pakeičiant, todėl išvengus pamestų raktų, mokykla gali sutaupyti pinigų. Geresnis matomumas, kas ir kada naudojasi kiekviena transporto priemone, taip pat padeda sistemai atsipirkti.
Keycafe automatiniai priminimai ragina darbuotojus grąžinti raktus, jei jie pamiršta, todėl Chucko komandai nereikia gaišti laiko ieškant žmonių.
Paprastas pritaikymas miestelio personalui
Naujų technologijų įdiegimas mokykloje gali būti iššūkis. Chuckas nebuvo tikras, kaip reaguos dėstytojai ir darbuotojai, tačiau perėjimas prie Keycafe vyko sklandžiau, nei jis tikėjosi.
„Aš dirbu vietoje, kur žmonės labai skeptiškai vertina naujoves“, – sakė Chuckas. „Tačiau tai iš tikrųjų labai paprasta. Kiekvieną savaitę gaunu komplimentų iš mūsų dėstytojų ir darbuotojų. Negaliu pasakyti, kiek kartų žmonės man sako: „Tai geriausia, ką esame kada nors padarę.““
Kadangi sistema yra savitarnos, darbuotojai gali patys pasiimti ir grąžinti transporto priemonių raktus, nereikėdami ieškoti administratoriaus kiekvieną kartą, kai jiems reikia prieigos.
Kas toliau su miestelio prieiga
Pamatęs automatizuoto parko valdymo privalumus, New Hampton mokykla jau ieško kitų būdų, kaip Keycafe galėtų palaikyti miestelio prieigą.
Mokykla šiuo metu testuoja Keycafe naujam lauko miestelio paviljonui, planuodama rezervacijas susieti per Outlook. Jie taip pat svarsto galimybę išplėsti Keycafe naudojimą pastatų ūkio skyriuje, kad būtų valdoma raktų prieiga išoriniams tiekėjams ir rangovams.
Pakeitus rankinį raktų keitimo procesą saugiu, skaitmeniniu raktų valdymu, New Hampton mokykla dabar turi atskaitingesnį ir labiau pritaikomą būdą valdyti prieigą visame miestelyje.
