Organizacijoms, turinčioms transporto priemonių parką, raktų valdymas yra kasdienis, dažnai nuvertinamas, iššūkis.
Kiekvieną dieną komandos turi užtikrinti, kad tinkami darbuotojai galėtų pasiekti tinkamas transporto priemones tinkamu laiku, išlaikydami visapusišką matomumą apie raktų judėjimą.
Nesvarbu, ar tai būtų tarnybinės transporto priemonės, techniniai autoparkai, greitosios pagalbos automobiliai ar transporto priemonės, kuriomis dalijasi kelios komandos, dėl didėjančio naudotojų ir kelionių skaičiaus tradicinius metodus greitai tampa sunku palaikyti.
Ilgą laiką daugelis organizacijų veikė naudodamos rankinius procesus: popierinius apskaitos žurnalus, vidines lenteles, klasikines raktų spinteles arba neoficialius darbuotojų mainus.
Nors šie metodai gali veikti su mažu transporto priemonių parku, jie greitai tampa sudėtingi, kai transporto priemonių skaičius didėja. Raktų stebėjimas tada tampa laiko švaistymo, neapibrėžtumo ir saugumo rizikos šaltiniu.
Būtent su tokiu iššūkiu susidūrė Assia Una – Ille-et-Vilaine įsikūrusi asociacija, kuri padeda žmonėms, susilpnintiems dėl amžiaus, negalios ar ligos, tiek namuose, tiek institucijose.
Turėdama beveik 100 eksploatuojamų transporto priemonių, kasdien naudojamų įvairių lauko ir administracinių komandų, asociacijai reikėjo sprendimo, kuris leistų geriau stebėti prieigas prie transporto priemonių ir užtikrinti raktų valdymo saugumą.
Įdiegusi Keycafe, Assia Una galėjo paversti rankinį procesą į sklandesnę, saugesnę ir geriau atsekamą organizaciją.
Susigrąžinti transporto priemonių raktų judėjimo kontrolę
Automobilių parko valdytojams vienas pagrindinių iššūkių yra tiksliai žinoti, kur yra raktai ir kas juos naudoja.
Kai keli darbuotojai naudojasi tomis pačiomis transporto priemonėmis, labai svarbu greitai atsakyti į paprastus klausimus:
Kam šiuo metu priklauso transporto priemonės raktas?
Kada jis buvo paimtas?
Ar transporto priemonė laisva?
Ar raktas tikrai grąžintas?
Be centralizuotos sistemos, ši informacija dažnai priklauso nuo rankinio stebėjimo arba komandų atminties.
Assia Una organizacijoje automobilių parko augimas ir nuolatinis transporto priemonių judėjimas palaipsniui apsunkino šią organizaciją.
Kaip paaiškina Vincent Prido, Assia Una skyriaus vadovas:
„Mūsų veikla daugiausia susijusi su priežiūra namuose, o tai reiškia, kad mūsų transporto priemonių parkas nuolat juda. Mums buvo sunku sekti ir žinoti, kur yra automobiliai konkrečiu momentu.“
Su Keycafe asociacija dabar turi geresnį matomumą apie savo transporto priemonių naudojimą.
„Šiandien turime skaitmeninį įrankį, kuris mums tikrai leidžia lengvai ir patogiai žinoti, kur yra mūsų automobiliai ir su kuo.“
Popierinių registracijų pakeitimas skaitmenine raktų atsekamumu
Daugelis organizacijų vis dar naudoja rankinius metodus savo transporto priemonių raktams stebėti.
Šios sistemos greitai atskleidžia tam tikrus apribojimus:
Sunkiai centralizuojama informacija
Tikslios judėjimo istorijos trūkumas
Laikas, prarastas ieškant rakto ar transporto priemonės
Sunkumai nustatant atsakomybę problemų atveju
Prijungta raktų valdymo sistema leidžia centralizuoti raktus saugioje ir prie debesies prijungtoje spintelėje, automatiškai registruojant kiekvieną paėmimą ir grąžinimą.
Kiekvienas judėjimas yra susietas su vartotoju, taip užtikrinant visapusišką matomumą apie transporto priemonių naudojimą.
Assia Una organizacijai šis atsekamumas yra vienas pagrindinių Keycafe atneštų pokyčių:
„Mums buvo vykdomas valdymas ir atsekamumas per popierinius žurnalus. Šiandien, štai, turime skaitmeninį įrankį, kuris mums tikrai leidžia žinoti, kur yra mūsų automobiliai ir su kuo.“
Palengvinti prieigą prie transporto priemonių lauko komandoms
Daugelyje sektorių transporto priemonės naudojamos mobilių komandų, kurios turi greitai judėti.
Tai ypač aktualu namų priežiūros sektoriuje, kur profesionalai kasdien turi atlikti kelias intervencijas.
Assia Una organizacijoje Keycafe naudotojai daugiausia suskirstyti į dvi grupes:
Lauko komandos, ypač slaugytojos padėjėjos, slaugytojos ir ergoterapeutai, naudojantys transporto priemones savo kelionių metu.
Administracinės komandos, kurioms taip pat reikia prieigos prie tarnybinių transporto priemonių.
Prijungtas sprendimas leidžia supaprastinti šią organizaciją, suteikiant darbuotojams greitą prieigą prie reikalingų raktų, išlaikant visą kontrolę vadovams.
Ši organizacija leidžia sumažinti rankinį bendravimą ir padaryti kasdienį komandų darbą sklandesnį.
Saugus priėjimas nuolatiniams ir laikiniems darbuotojams
Raktų valdymas taip pat tampa saugumo klausimu, kai prie transporto priemonių turi prieiti keli profiliai.
Organizacijos dažnai turi valdyti prieigas:
Nuolatiniams darbuotojams
Naujiems darbuotojams
Pakaitalams
Laikiniesiems darbuotojams
Išoriniams paslaugų teikėjams
Be tikslaus stebėjimo gali būti sunku žinoti, kas ir kada naudojo transporto priemonę.
Su Keycafe organizacijos gali geriau kontroliuoti prieigas, išlaikydamos išsamią naudojimo istoriją.
Assia Una organizacijai šis aspektas yra ypač svarbus:
„Mes taip pat turime trumpalaikių darbuotojų, laikinųjų ar pakaitinių darbuotojų, paslaugų, kurių nebūtinai pažįstame. Bet kokiu atveju, galime užtikrinti ir šių prieigų saugumą tokiu būdu (su Keycafe).“
Lengvas įdiegimas visiems naudotojams
Kai organizacija diegia naują skaitmeninį įrankį, komandų pritaikymas dažnai yra svarbus iššūkis.
Siekdama palengvinti perėjimą, Assia Una organizavo informacinius susitikimus su lauko ir administracinėmis komandomis.
Tačiau Keycafe naudojimo paprastumas leido greitai pritaikyti.
„Net ir tiems darbuotojams, kurie nebuvo linkę naudoti IT ar skaitmeninių įrankių, nekilo jokių sunkumų. Įrankis išlieka paprastas ir tikrai prieinamas visiems darbuotojams.“
Intuityvus sprendimas leidžia organizacijoms pagerinti savo procesus, nesudėtinginant kasdienio vartotojų darbo.
„Pradžioje yra visa kalibravimo sistema, kuri užtrunka šiek tiek laiko, kol įsisavinama. Bet kai įrankis suprantamas, jį galima pritaikyti ir tikslinti pagal reikiamą organizaciją.“
👉 Sužinokite, kaip Keycafe gali padėti optimizuoti jūsų autoparko raktų valdymą.
