Raktų saugojimas yra lengvoji dalis. Plieninė spinta su numeruotais kabliais ir spyna šį darbą atlieka penkiasdešimt metų, ir atlieka jį puikiai. Tačiau saugojimas yra tik dalis to, ko iš tiesų reikia daugumai operacijų. Sunkesnis reikalavimas yra žinoti, kas kurį raktą turi bet kuriuo momentu, nereikalaujant niekieno paklausti.
Spinta niekada nebuvo sukurta atsakyti į šį klausimą. Ji perduoda atsakymą žurnalui, kuris savo ruožtu priklauso nuo to, kas tvarko raktus intensyvios pamainos metu, atminties ir bendradarbiavimo.
Toliau pateiktas palyginimas atskleidžia praktinius skirtumus tarp dviejų kategorijų, taip pat tai, kas pasikeitė penkiose organizacijose, kurios perėjo nuo vienos prie kitos.
Kas iš tikrųjų yra išmanioji raktų valdymo sistema
Tas pats principas kaip ir spintos: raktai laikomi užrakinti. Skirtumas yra tas, kas nutinka, kai kas nors vieną išima.
Keycafe sistema yra vienas pavyzdys, kaip tai veikia praktiškai. Kiekvienas raktas yra paženklintas unikaliu NFC pulteliu ir laikomas savo atskirame skyriuje, esančiame SmartBox spintelėje. Vartotojas autentifikuojasi prie įrenginio — naudodamas PIN kodą, kredencialą, QR kodą arba Keycafe programėlę — ir atidaromas tik jam priskirtas skyrius. Leidimai, matomumas realiuoju laiku, audito pėdsakai ir kelių vietų valdymas – visa tai kyla iš šio vieno mechanizmo.
Kai abi kategorijos yra pateiktos, palyginimas kalba pats už save.
Palyginimas iš pirmo žvilgsnio
Tradicinė raktų spinta | Išmanioji raktų valdymo sistema | |
Judėjimo žurnalas | Rankinis ir neprivalomas | Automatinis, sukuriamas autentifikavimo metu |
Prieiga ne darbo valandomis | Reikalingas personalas vietoje | Savitarna, 24/7 |
Leidimai | Vienas spintos raktas: visa arba nieko prieiga | Pagal vartotoją, grupę, raktą ir tvarkaraštį |
Kelioms vietoms | Viena spinta ir vienas žurnalas kiekvienai vietai | Centralizuotas valdymas visose vietose |
Audito pėdsakas | Rankinis atkūrimas, jei duomenys išvis egzistuoja | Visa istorija su laiku, data ir vartotoju |
Veiklos sąnaudos | Personalo valandos, praleistos prižiūrint raktus | Nėra žmogaus įsikišimo į procesą |
Visa tai nedaug ką reiškia, kol raktas dingsta pačiu netinkamiausiu momentu. Štai penkios įmonės ir penkios vietos, kur pasirodė skirtumas.
1. Žurnalas egzistuoja tik tuo atveju, jei kas nors nusprendžia jį parašyti
Tai yra esminis skirtumas, ir beveik visi kiti išplaukia iš jo.
Spintos sistemoje, įrašų darymas yra savanoriškas. Kažkas turi sustoti, paimti rašiklį ir užsirašyti savo vardą. Jei to nepadaro, raktas vis tiek palieka pastatą, o spinta apie tai niekada nesužino.
Concord Hospitality, viena didžiausių viešbučių valdymo įmonių Jungtinėse Amerikos Valstijose, iš pirmų lūpų žinojo šio požiūrio ribas. Jos nuosavybės buvo valdomos naudojant skaičiuokles, popierinius žurnalus ir dideles neapsaugotas raktų dėžes, dėl ko jos neturėjo galimybės kontroliuoti leidimų ir menkos galimybės atsakyti personalą už pamestus raktus.
Išmanioji sistema apverčia operacijų tvarką: skyrius neatsidaro, kol vartotojas neidentifikuojasi. Įrašas nėra papildomas žingsnis procese. Tai yra pats procesas.
Keycafe tapo neįtikėtinu mūsų organizacijos saugumo, ramybės ir atskaitomybės papildymu.
— Kevin Krause, vyriausiasis inžinierius, Concord Hospitality
2. Kažkas turi prižiūrėti spintą – o tai kainuoja realius pinigus
Kai raktų kiekis auga, standartinis sprendimas yra paskirti už tai atsakingą asmenį. Tai veikia, bet yra brangu.
Morgan Sindall, JK rangovas, priklausantis Morgan Sindall Group, elgėsi būtent taip: dideliuose projektuose jis paskyrė specialų darbuotoją vietoje, kuris prižiūrėjo raktų valdymą, rankomis registruodamas raktų išdavimą ir grąžinimą. Londono gyvenamajame projekte komanda viską automatizavo su Keycafe. Sistema panaikino poreikį asmeniui fiziškai registruoti raktų išdavimą ir grąžinimą, ir suteikė subrangovams lankstumą pasiimti raktus, kai tik jiems tinka.
Apskaičiuotos personalo sąnaudų sutaupymai: 3 000 svarų sterlingų per mėnesį.
Sutaupėme daug laiko, išlaidų ir streso valdydami raktus mūsų statybos projekte.
— Rob Harrison, statybvietės vadovas, Morgan Sindall
Spinta šių išlaidų neturi pirkimo sąskaitoje. Jos atsiranda darbo užmokesčio sąraše.
3. Ne darbo valandos – tai metas, kai spinta nuvilia labiausiai
Spinta turi numanomas darbo valandas – valandas, kai kažkas yra vietoje, kad ją atidarytų.
Wallace Community College pašalino šį apribojimą savo transporto parkui. Darbuotojai prašo transporto priemonės per visą miestelio formą, ir kai užsakymas patvirtinamas, sistema automatiškai išsiunčia vairuotojui prieigos kodą, galiojantį tik tos rezervacijos laikotarpiui. Vairuotojas įveda kodą į SmartBox, esantį už Studentų ir miestelio paslaugų biuro, ir pasiima raktą – atsiėmimai ir grąžinimai dabar vyksta be jokio personalo buvimo, bet kuriuo metu.
Jei jūsų veikla vykdoma pamainomis, ankstyvais išvykimais ar perdavimais po darbo valandų, spinta yra uždaryta būtent tomis valandomis, kurios kelia daugiausia problemų.
4. Viena spinta vienai vietai nėra sistema
Pridėjus spintas problema daugėja: kiekviena vieta gauna savo dėžę, savo žurnalą ir savo tiesos versiją.
Your Place Property Management išsprendė tai, centralizuodama savo raktus su Keycafe. Viena SmartBox biuro fojė dabar valdo šimtus klientų raktų, pašalindama logistinius galvos skausmus dėl daugybės raktų dėžių ir suteikdama tiek gyventojams, tiek rangovams saugų patekimą. Rangovai gali aptarnauti objektus dieną be nuomininko buvimo namuose, o tai panaikino savininkų iki tol mokėtus mokesčius už paslaugas po darbo valandų.
Viešbučių versle tas pats modelis pasireiškia kitu mastu: „Small Town Hospitality“ naudoja SmartBox sistemas 19 motelių, o „Concord Hospitality“ su Keycafe išsiplėtė į daugiau nei 20 vietų.
Privalumas nėra turėti daugiau dėžių. Tai yra viena valdymo panelė, rodanti visas jas.
5. Kai tikrosios išlaidos yra rakto pakeitimas
Čamplino policijos departamentas, aptarnaujantis Mineapolio priemiestį su 25 000 gyventojų ir turintis daugiau nei 20 patrulių automobilių parką, raktų kontrolę vykdė naudodamas kelias mažas, ant sienos pritvirtintas dėžutes. Skyriai buvo per maži didesniems raktų pulteliams laikyti, nebuvo jokio internetinio valdymo ar stebėjimo, o įrenginiai galiausiai pradėjo gesti konstruktyviai. Raktai dingdavo reguliariai – o kai kurių pultelių pakeitimas kainuodavo iki 500 JAV dolerių už vienetą.
Gylesnė problema nebuvo aparatinė įranga. Nesant stebėjimui realiuoju laiku, niekas negalėjo nustatyti, kas paskutinis naudojo raktą, o tai kiekvieną dingusį pultelį pavertė spėlionėmis.
Įdiegę šią sistemą, nepraradome nė vieno rakto ar raktų pultelio.
— Matt Smith, leitenantas, Champlin Police Department
Pareigūnai dabar prisijungia naudodami pultelį arba PIN kodą, pasirenka jiems reikalingą raktą jutikliniame ekrane, o operacija užfiksuojama automatiškai. Viršininkai turi atskirą prieigą prie konkrečių raktų, pavyzdžiui, skirtų užrakintiems biurams, neatskleisdami viso inventoriaus visiems.
Spinta neturi nuomonės apie tai, kiek kainuoja pakeisti raktą. Ji su 2 dolerių biuro raktu ir 500 dolerių vertės transporto priemonės pulteliu elgiasi lygiai taip pat.
Pradėkite nuo vieno klausimo
Jums nereikia oficialaus įvertinimo. Tiesiog atsakykite į tai nieko neklausdami: Kas šiuo metu turi raktą numeris trys jūsų spintoje?
Jei tai užtruko ilgiau nei dešimt sekundžių, arba jums teko eiti patikrinti žurnalo, jūs jau žinote, kuriai kategorijai priklauso jūsų sistema.
Pasikalbėkite su mūsų komanda, kad sužinotumėte, kaip statybos, svetingumo, turto valdymo ir saugumo įmonės perėjo prie mūsų sistemos, arba peržiūrėkite visus atvejo tyrimus pagal pramonės šakas.
