Savo automobilių parką valdančioms saugos įmonėms reikalinga raktų valdymo sistema, kuri fiksuoja, kas naudojasi kiekviena transporto priemone, ir nepriklauso nuo to, ar kas nors nepamirš to užrašyti. Dirbant naktinėmis pamainomis ir augant automobilių parkui, ši kontrolė tampa atskiru darbu.
Saugos įmonei kiekvienas patrulių automobilis reiškia raktą, kurį reikia išduoti, surasti ir susigrąžinti. Kai pamainos trunka 12 valandų, o po jų darbuotojai vyksta namo miegoti, ne vietoje atsidūrusio rakto paieškos gali užtrukti valandų valandas.
Ilgą laiką metodas buvo toks pat: raktai dėžutėje arba ant stalo, su žyma kiekvienam automobiliui atpažinti. Kol automobilių parkas nedidelis, tokia sistema veikia. Jam augant, prarandamas laikas, nėra jokios istorijos, kurią būtų galima patikrinti, ir tampa neįmanoma žinoti, kas ką turi.
Su tokia situacija susidūrė Patrickas Nalonas, tapęs automobilių parko vadovu įmonėje „Signal of Tampa“ – saugos paslaugas teikiančioje „Signal“ franšizėje Tampoje, Floridoje.
Šiandien komanda su Keycafe valdo 36 transporto priemones.
Automobilių parkas, išaugęs greičiau nei jo raktų sistema
Patrickas šias pareigas eina apie penkerius su puse metų. Kai jis pradėjo dirbti, parką sudarė 14 automobilių. Šiandien jų yra 36, dar vienas automobilis ką tik užsakytas, o dar dviejų tikimasi sulaukti po poros mėnesių. Automobilių parko vadovo pareigybė atsirado todėl, kad franšizės savininkas norėjo įvesti tvarką srityje, kuri nebuvo tinkamai valdoma, ir viena pirmųjų priemonių buvo raktų valdymo sistemos įdiegimas.
Pradinis taškas buvo paprastas:
„Kai tik pradėjau dirbti, raktai buvo tiesiog sudėti į dėžutę. Ir kai neturi daug automobilių, galbūt tai yra priimtina.“
Tačiau tokia tvarka nesuteikė jokios kontrolės. Raktai buvo laikomi dėžutėje arba paliekami ant stalo su žymomis, kurias komanda pati įspausdavo naudodama kiekvieno automobilio numerį:
„Nebuvo jokios atskaitomybės. Nežinojai, kas ką turi. Kartais darbuotojai išsinešdavo raktus namo arba raktai pasimesdavo.“
Atsekamumas: žinojimas, kas ir kada turėjo kiekvieną raktą
Dažniausia problema buvo susijusi su darbo valandomis. Dauguma pareigūnų dirba nuo 18:00 iki 6:00 val. ir pamainos pabaigoje vyksta namo miegoti, todėl dingus raktui, kažkas turėdavo su jais susisiekti ir apie tai paklausti:
„Taip būdavo nuolat. Turėdavome su jais susisiekti ir klausti: „Ei, kur šio konkretaus automobilio raktai? Ar tu juos turi?“ Tekdavo juos susekti, ir galbūt tik kitą dieną juos atgaudavome.“
Naudojant Keycafe, ši paieška apsiriboja viena užklausa:
„Galiu pažiūrėti svetainėje ir tiksliai matyti, kas ir kelintą valandą jį turėjo, ir tuomet šiek tiek lengviau išsiaiškinti, kas ką turi.“
Kiekvienas rakto paėmimas ir grąžinimas dabar yra susietas su identifikuotu naudotoju, todėl nereikia klausinėti kiekvieno darbuotojo. Komanda taip pat turi pagrindinį ir atsarginį raktų komplektus kiekvienam automobiliui, ir abu jie yra saugomi sistemoje.
Tinkamo dydžio sistema vidutinio dydžio automobilių parkui
Prieš pasirinkdamas, Patrickas lankėsi automobilių parkų vadovams skirtose parodose ir tyrinėjo rinkoje esančias galimybes. Jis pastebėjo, kad daugelis sistemų buvo pritaikytos didelių automobilių salonų apimtims, o jų kainos buvo atitinkamos. Jam reikėjo sistemos, kuri tiktų vidutinio dydžio automobilių parkui, ir Keycafe modulinis sprendimas tam puikiai tiko: pagrindinis įrenginys su išplėtimo moduliais, kurie prideda skyrelių parkui augant, todėl talpa didinama kontroliuojamais etapais, užuot reikalavus didelės spintos nuo pat pirmos dienos:
„Didelę reikšmę turėjo kaina. Mes nesame didelis automobilių salonas, mums nereikia tokio lygio. [...] Šis dydis mums buvo pats tas.“
Susiaurinus sąrašą iki kelių variantų, Keycafe demonstracija nulėmė sprendimą, ir sistema buvo išsiųsta tiesiai komandai.
Dabartinę jų sistemą sudaro pagrindinis įrenginys su devyniais skyreliais ir antrasis įrenginys su 42 skyreliais, o automobilių parkui toliau augant, ją galima išplėsti papildomais moduliais. Kitos „Signal“ franšizės reguliariai jo klausia, kaip įmonė valdo savo automobilių parką ir įtraukia naujus darbuotojus, ir Patrickas joms rekomenduoja Keycafe.
Nuotolinis administravimas, naudojant PIN kodus kaip prieigos metodą
Paklaustas apie mėgstamiausią funkciją, Patrickas išskyrė Keycafe valdymo skydelį, kurį naudoja sistemai administruoti:
„Visada nešiojuosi nešiojamąjį kompiuterį ir man labai patinka ši svetainė. Ji labai patogi naudoti.“
Valdymo skydelyje jis suveda automobilių numerius ir prideda naujus darbuotojus – neseniai tokiu būdu jis prijungė tris žmones. Kad identifikuotų save prie įrenginio, darbuotojai naudoja jau turimą kuro kortelės PIN kodą:
„Naudojame jų kuro PIN kodus. Jie yra kaip banko PIN kodas. [...] Jiems nereikia įsiminti dviejų skaičių.“
Jis taip pat gauna pranešimą kiekvieną kartą, kai kas nors paima arba grąžina raktą. Įrenginys yra netoli jo biuro, todėl jis girdi, kada kas nors juo naudojasi. Tačiau net ir tada, kai jis yra išvykęs arba kitame kambaryje, realaus laiko įspėjimai leidžia jam viską žinoti.
Lengvas darbuotojų įsitraukimas ir klientų aptarnavimas
Kaip ir su bet kuriuo proceso pokyčiu, iš pradžių buvo šiek tiek pasipriešinimo, tačiau jis greitai išnyko:
„Taip yra kur kas geriau – jie patys tai suprato ir naudojasi sistema kiekvieną dieną.“
Kalbėdamas apie aptarnavimą, Patrickas pabrėžė puikius santykius su Keycafe komanda tiek pradinės demonstracijos metu, tiek gaunant nuolatinę pagalbą:
„Jie atsako į man kylančius klausimus, taip pat pateikia kitų patarimų ir panašių dalykų.“
Kadangi Tampa yra uraganų zonoje, jis taip pat paminėjo įrenginio atsarginę bateriją kaip privalumą dingus elektrai.
Sutaupytas laikas ir darbui paruošti automobiliai
Patrickui pagrindinė nauda yra laikas. Kadangi atsarginis komplektas sistemoje saugomas kartu su pagrindiniu, automobiliai gali toliau dirbti, kol ieškomas raktas, o svetainėje matyti, kas jį turėjo paskutinis.
„Tai visada sutaupo daugiau laiko nei šaltkalvio iškvietimas ar 300 USD kainuojančio rakto pultelio keitimas.“
Paklaustas, ką pasakytų kitai įmonei, vis dar valdančiai raktus dėžutėje ar popieriniame žurnale, jis atsakė tiesiai:
„Pasakykite jiems, kad paskambintų man tiesiogiai. [...] Jei jie tai darė su dėžute ir turi daug automobilių, tai tikrai būtų atsakymas jiems.“
„Signal of Tampa“ patirtis suteikia keletą pamokų bet kuriai organizacijai, turinčiai augantį automobilių parką:
Pakeiskite dėžutę ar stalą išmaniąja sistema, kuri identifikuoja kiekvieną naudotoją.
Dingus raktui, patikrinkite istoriją, užuot skambinę kiekvienam darbuotojui.
Pasirinkite automobilių parko dydį atitinkančią sistemą su galimybe ją plėsti.
Naudokite PIN kodą, kurį darbuotojai jau žino, kad jiems nereikėtų įsiminti dar vieno.
Turėkite atsarginį komplektą kiekvienam automobiliui, kad ne vietoje padėtas raktas nesustabdytų veiklos.
Apmokykite darbuotojus, kaip teisingai įdėti raktus į skyrelius.
Pasikalbėkite su mūsų komanda ir sužinokite, kaip kiti automobilių parkų valdytojai pakeitė dėžutes bei registracijos lapus išsamia kiekvieno rakto istorija.
