Jokių pamestų raktų: kaip „MSA Services Limousin“ apsaugo transporto priemones ir pastatus

Kaip organizacijai, turinčiai kelias paramos programas ir padalinius, MSA Services Limousin pedagogams reikėjo prieigos prie transporto priemonių ir pastatų raktų visą dieną, siekiant organizuoti veiklą ir remti globojamus jaunus žmones. Raktai buvo paimami ir grąžinami ryte, vidury dienos ir vakare, sukuriant dažną ir nuolatinį keitimo procesą.

Prieš įdiegiant Keycafe, įstaiga laikė savo raktus tradicinėse kodinėse raktų dėžėse. Raktai buvo kabinami viduje, ir buvo tikimasi, kad pedagogai rankiniu būdu užregistruos, kurį raktą jie paėmė.

Tačiau bendras kodas neužtikrino veiksmingos prieigos kontrolės, o dėžės dažnai likdavo atviros. Tai reiškė, kad beveik kiekvienas galėjo pasiekti visą raktų sąrašą, be patikimo būdo patvirtinti, kas paėmė konkretų raktą ir kada.

Atskaitomybės trūkumas padidino riziką, kad raktai bus pamesti ar dings. Tai taip pat sukėlė rimtą susirūpinimą dėl saugumo: neteisėta prieiga galėjo leisti jaunimui patekti į apribotus pastatus arba gauti prieigą prie įstaigos transporto priemonių, padidinant nelaimingų atsitikimų ar vandalizmo riziką.

MSA Services Limousin reikėjo sistemos, kuri užtikrintų raktų saugumą, apribotų neteisėtą prieigą ir suteiktų aiškų kiekvieno rakto paėmimo ir grąžinimo įrašą.

MSA Services Limousin įdiegė Keycafe, kad centralizuotų ir užtikrintų prieigą prie savo transporto priemonių ir pastatų raktų. Įgalioti pedagogai dabar naudoja Keycafe SmartBox, kai tik jiems prireikia rakto veiklai, transporto priemonei ar kitam įstaigos pastatui. Kadangi raktai paimami per kelias pamainas, SmartBox užtikrina nuoseklų prieigos procesą, kuris palaiko organizacijos dienos tvarkaraštį.

Kiekvienas rakto perdavimas įrašomas automatiškai. Paslaugų vadovė Stéphanie Martins gali matyti, kas ir kada paėmė raktą, o raktų veikla tiesiogiai atsiranda jos mobiliajame telefone. Tai suteikia jai tiesioginį matomumą, nepasikliaujant darbuotojais, kad užpildytų ranka rašytus išdavimo įrašus.

Keycafe taip pat leidžia organizacijai stebėti neįprastą ar netinkamą prieigą. Jei raktas paimamas netikėtai, valdymo komanda gali peržiūrėti veiklą ir susisiekti su susijusiu specialistu.

Laikydama raktus kontroliuojamoje sistemoje, MSA Services Limousin gali užkirsti kelią neįgaliotiems vartotojams prieiti prie transporto priemonių raktų ar raktų į apribotus pastatus.

Nuo tada, kai pradėjo naudoti Keycafe, MSA Services Limousin nustojo susidurti su nepaaiškinamais raktų praradimais. Kai rakto nėra numatytoje vietoje, valdymo komanda gali peržiūrėti jo skaitmeninę istoriją ir nedelsiant nustatyti paskutinį specialistą, kuris juo naudojosi.

Šis atsekamumas pašalino poreikį naršyti ranka rašytus įrašus arba klausinėti kelis darbuotojus, kurie galėjo naudoti raktą. Pedagogai gali laikytis nuoseklaus proceso visą dieną, o vadovai išlaiko matomumą dėl dažnų keitimųsi nestebėdami kiekvieno asmeniškai.

Keycafe taip pat sustiprino saugumą objekte. Transporto priemonių ir pastatų raktai nebesaugomi dėžėse, kurios gali būti paliktos atviros, sumažinant galimybę neįgaliotiems jaunuoliams patekti į riboto patekimo vietas ar transporto priemones.

Sujungus saugų raktų saugojimą su automatiniu sekimu, organizacija įgijo didesnę savo raktų atsargų ir fizinės prieigos kontrolę. Darbuotojai praleidžia mažiau laiko ieškodami dingusių raktų, o vadovybė gali greičiau reaguoti į neįprastą veiklą.

Rezultatas – saugesnis ir atskaitingesnis darbo procesas, palaikantis objekto veiklos poreikius visą dieną.