Kaip Excellence Academy supaprastino mokymo patalpų ir transporto priemonių raktų valdymą su Keycafe

Excellence Academy teikia suaugusiųjų švietimo ir pameistrystės programas dviejose mokymo bazėse Roissy–Charles de Gaulle ir Thiais. Jos dėstytojams reikalinga nuolatinė prieiga prie mokymo kabinetų abiejose vietose, taip pat įmonės transporto priemonės profesinėms užduotims už Paryžiaus regiono ribų. Prieš įdiegdama Keycafe, Excellence Academy neturėjo specializuotos raktų valdymo sistemos. Jos administracijos komanda buvo atsakinga už prieigos prie mokymo kabinetų ir įmonės transporto priemonių koordinavimą rankiniu būdu. Mokymo kabinetų raktų valdymas Thiais bazėje buvo ypač nepatogus. Dėstytojams kartais tekdavo vykti į įmonės Roissy bazę kelios dienos prieš kursą vien tam, kad paimtų raktus. Mokymų dieną jie vėl keliaudavo atgal į Thiais su raktu. Transporto priemonių raktų valdymas sukėlė dar vieną veiklos iššūkį. Dėstytojams dažnai reikėjo įmonės transporto priemonių užduotims už Paryžiaus regiono ribų, įskaitant ir savaitgalio keliones. Neturint autonomiško būdo keistis raktais, transporto priemonės kartais turėjo būti rezervuojamos arba išimamos iš apyvartos ilgesniam laikui nei reikėjo. Įmonei reikėjo paprasto sprendimo, kuris leistų dėstytojams paimti ir grąžinti tinkamus raktus, nepriklausant nuo asistento buvimo.

„Excellence Academy“ įdiegė „Keycafe“, kad užtikrintų saugią, autonominę prieigą prie raktų mokymo patalpoms ir įmonės transporto priemonėms.

Bendrovė dabar naudoja „Keycafe“ dviejose savo vietose, įskaitant autonominę vietą, kur instruktoriams reikia patekti į patalpas be administracijos darbuotojo buvimo. Per „Keycafe“ programėlę komanda gali priskirti teisingus raktus kiekvienam instruktoriui pagal jų būsimą tvarkaraštį. „Keycafe“ tuomet automatiškai siunčia kiekvienam instruktoriui unikalų PIN kodą, specialiai susietą su raktais, kurių jiems reikia.

Kiekvieną penktadienį administracijos komanda peržiūri kitos savaitės mokymo sesijas ir priskiria atitinkamus patalpų raktus kiekvienam instruktoriui. Instruktoriai tuomet gali naudoti savo unikalius PIN kodus, norėdami pasiimti teisingus raktus ir grąžinti juos savarankiškai tinkamoje vietoje.

„Keycafe“ taip pat naudojama transporto priemonių raktams valdyti instruktoriams, keliaujantiems į profesionalias užduotis, įskaitant savaitgalio keliones už regiono ribų.

Keycafe supaprastino, kaip „Excellence Academy“ valdo prieigą prie mokymo kambarių ir įmonės transporto priemonių dviejuose savo objektuose. Lektoriams nebereikia daryti nereikalingų kelionių į Roissy vien tam, kad paimtų raktą prieš vesdami kursus Thiais. Vietoj to, jie gali paimti atitinkamą kambario raktą tiesiogiai ir savarankiškai, atsižvelgiant į jiems priskirtą prieigą per Keycafe platformą. Sistema taip pat pagerino transporto priemonių raktų valdymą tarnybinėms kelionėms. Lankstesnis raktų perdavimas reiškia, kad transporto priemonių nebereikia rezervuoti nereikalingai ilgiems laikotarpiams dėl administracinio prieinamumo arba savaitgalio planavimo. Administracinei komandai nuotolinis raktų priskyrimas sumažino laiką ir išteklius, reikalingus prieigos koordinavimui. Įmonei nebereikia užtikrinti, kad asistentas fiziškai dalyvautų kiekviename raktų perdavime, leidžiantis jos autonominiam mokymo objektui veikti efektyviau. Įdiegusi antrąją Keycafe sistemą, „Excellence Academy“ pamatė, kaip sprendimas gali palaikyti nepriklausomas operacijas keliuose objektuose. Įmonė pabrėžė laiko taupymą ir išteklių optimizavimą kaip svarbiausius rezultatus.