Šildymo sistemų montuotojas Wärme Wimmer sutaupo valandų administracinio darbo dėl daugiau nei 90 raktų

Įsikūrusi Gröbenzell mieste netoli Miuncheno, „Wärme Wimmer“ specializuojasi aplinkosauginėse technologijose, montuodama šilumos siurblius, saulės energijos sistemas ir oro kondicionavimo sistemas. Turėdama daugiau nei 30 darbuotojų, įmonė kasdien valdo daugybę fizinių raktų. Tai apima jų transporto parko transporto priemonių raktus ir klientų patalpų raktus, patikėtus komandai reguliariai techninei priežiūrai ir remontui.

Prieš pradėdama naudoti „Keycafe“ sistemą, įmonė naudojo fizinį popieriaus sąrašą ir rašiklius, kad užregistruotų, kas paėmė ir grąžino raktus. Šis rankinis metodas buvo linkęs į klaidas, neturėjo matomumo realiuoju laiku ir paliko komandą neorganizuotą.

Klientų raktų pametimas buvo nuolatinė grėsmė, o pamestų raktų paieška švaistė brangų laiką. Biuro personalui tekdavo valandų valandas ieškoti technikų, kad sužinotų, kas turi konkretų transporto priemonės ar kliento raktą, o tai sukeldavo vėlavimų kasdieniuose grafikuose.

Siekdama rasti geresnį sprendimą, įmonė ieškojo skaitmeninės ir paprastos naudoti sistemos. Vykdantysis direktorius Tobiasas Wimmeris norėjo programėle pagrįsto įrankio, prie kurio darbuotojai galėtų lengvai prisijungti savo iPad įrenginiuose arba naudodami fizinius prieigos duomenis. Po trumpo bandomojo laikotarpio jie nustatė, kad Keycafe puikiai tinka, ir greitai integravosi į savo IT infrastruktūrą.

„Wärme Wimmer“ dabar valdo 93 raktus naudodama Keycafe, stebėdama transporto parko transporto priemones ir klientų raktus reguliariems techninės priežiūros ir remonto darbams. Darbuotojai gali patikrinti raktų prieinamumą tiesiai savo iPad įrenginiuose prieš pradėdami darbą. Ši galimybė yra ypač naudinga skubaus iškvietimo metu, nes personalas gali matyti, ar raktas yra dėžutėje, ar dar pas kolegą.

Sistema leidžia administratoriams priskirti konkrečias prieigos teises, užtikrinant, kad tik įgaliotas personalas gali paimti tam tikrus raktus. Darbuotojai autentifikuojasi prie Keycafe SmartBox naudodami mobiliają programėlę arba asmeninį prieigos ženklelį, kad greitai paimtų arba grąžintų jiems priskirtus raktus.

Nuo tada, kai įdiegė Keycafe, Wärme Wimmer atsikratė popierinių sąrašų keliamo streso ir netvarkos. Raktų sekimas dabar yra visiškai automatizuotas, suteikiant visai organizacijai visišką skaidrumą dėl 93 raktų. Darbuotojai geriau rūpinasi raktais, nes žino, kad kiekviena operacija yra elektroniniu būdu registruojama jų profilyje.

Sistema sutaupė daug laiko pagrindiniame biure. Vietoj to, kad ieškotų pamestų raktų ar vytųsi darbuotojus norėdami rasti transporto priemonę, administratoriai gali akimirksniu peržiūrėti raktų būsenas internetu. Toks greitis tiesiogiai reiškia greitesnes operacijas ir geresnį klientų aptarnavimą.

Finansiniu požiūriu, investicija atsipirko neįtikėtinai greitai. Tobias Wimmer skaičiuoja, kad sistema atsipirko per penkis ar šešis mėnesius, užkertant kelią didelėms išlaidoms, susijusioms su pamestų raktų pakeitimu.