Kaip „SunVena Solar“ atkūrė atskaitomybę savo transporto parkui naudodami Keycafe

Floridoje įsikūrusiai saulės energijos tiekėjai "SunVena Solar" raktų valdymas augančiam transporto priemonių parkui trijuose regioniniuose biuruose buvo painus ir kupinas klaidų. Įmonė iš pradžių naudojo paprastą kabliukų ant lentos sistemą, o vėliau tradicinę raktų dėžutę, tačiau šios sistemos pasirodė esančios nepakankamos. Joms trūko tinkamos atskaitomybės, nes nors buvo pateikiamas raktų paėmimo žurnalas, jis retai būdavo pildomas, o tai sukeldavo dažnas problemas, tokias kaip dingę raktai ir neteisėtas transporto priemonių naudojimas.

Šios rankinės sistemos trūkumai tapo akivaizdūs įmonei plečiantis. Darbuotojai sunkiai ieškodavo raktų, dažnai pastebėdami, kad jie dingę arba neteisingai pažymėti, o tai sukeldavo vėlavimus klientams ir netinkamą išteklių valdymą. Šis neorganizuotas požiūris ne tik paveikė kasdienes operacijas, bet ir kėlė saugumo riziką, nes nebuvo patikimo būdo sekti, kas turėjo prieigą prie skirtingų raktų. Kartais darbuotojai net pamiršdavo raktus kišenėse ir parsinešdavo juos namo po pamainos.

Saugos vadybininkas Pete'as Keltingas atrado Keycafe ir iškart atpažino tai kaip patikimą raktų valdymo sprendimą, ypač dėl tvirtų saugumo funkcijų, paprasto naudojimo ir galimybės nuotoliu stebėti raktų naudojimą. Keycafe SmartBox diegimas buvo paprastas. Per 30 minučių sistema jau buvo pritvirtinta prie sienos ir veikė. „Keycafe prisijungimo procesas ir klientų aptarnavimas yra geriausias, kokį esu kada nors patyręs.“

Perėjimas prie Keycafe leido sukurti paprastą darbo eigą, kai darbuotojai pradeda savo pamainą, autentifikuodami save SmartBox su NFC kortele ir paimdami savo transporto priemonių raktus dienai. Pamainos pabaigoje jie grąžina raktus tuo pačiu būdu. Kiekviena operacija yra įrašoma ir stebima, o vadovai gauna pranešimą, jei raktai negrąžinami. Kaip papildoma nauda, degalų kredito kortelės taip pat laikomos SmartBox, todėl visos išlaidos yra apskaitomos.

Petui galimybė nuotoliu peržiūrėti ir valdyti raktus visuose trijuose „Sunvena“ filialuose buvo neįkainojama. „Mobilioji programėlė suteikia momentinę prieigą, kad matytumėte viską. Matau raktų istoriją. Matau, kas paskutinis jį naudojo, kada jį padėjo, kada paėmė, datą ir laiką.“

Nuo Keycafe įdiegimo, SunVena Solar patyrė ženklų raktų valdymo efektyvumo ir transporto priemonių prieinamumo patikimumo pagerėjimą. Įmonės galimybė nuotoliniu būdu sekti ir valdyti raktus užtikrino visišką atskaitomybę ir sumažino pamestų raktų atvejus. Ši sistema taip pat suteikė ramybę, žinant, kad užkertamas kelias neautorizuotam įmonės transporto priemonių naudojimui, ir, dingus raktui, tiksliai žinoma, kuris vairuotojas jį turėjo paskutinis.

Galiausiai, Keycafe naudojimas lėmė sklandų procesą darbuotojams gauti reikiamus raktus ir įrangą, ir sumažino darbo vėlavimus. „Tai sutaupė tiek daug laiko. Sumažėjo darbuotojų nusivylimas bandant gauti raktus. Negalime įsivaizduoti, ką darytume be Keycafe.“