„Būtina kiekvienam profesionaliam šeimininkui“: Kodėl „CasaVia“ pakeitė rakto dėžutes į Keycafe

Trumpalaikės nuomos objektų, pasižyminčių didele svečių kaita, valdymas reikalauja sklandžios ir tikslios logistikos. 22 objektų valdymas skirtingose vietose reiškė dažno įsiregistravimo ir išsiregistravimo tvarkymą. Prieš diegiant automatizuotą sprendimą, „CasaVia“ rėmėsi tradicinėmis mechaninėmis raktų dėžutėmis, pritvirtintomis prie nuosavybės išorinių sienų. Tinkamų montavimo vietų šioms dėžutėms radimas buvo nuolatinė problema, dažnai apribota sienų erdvės taisyklėmis arba nuosavybės išdėstymu.

Šie fiziniai apribojimai kėlė painiavą atvykstantiems svečiams. Po ilgų kelionių su sunkiu bagažu svečiai buvo priversti naršyti sudėtingas instrukcijas, norėdami rasti paslėptas raktų dėžutes. Skaitmeninės raktų sistemos trūkumas reiškė, kad „CasaVia“ neturėjo jokio operacinio matomumo. Darbuotojai neturėjo galimybės patikrinti, ar svečias paėmė raktą, įsiregistravo anksčiau ar atidėjo išvykimą po išsiregistravimo laiko.

Kai svečiai vėluodavo grąžinti raktus arba palikdavo juos butuose vietoj sieninių dėžučių, tai sukeldavo brangią grandininę reakciją. Valymo komandos atvykdavo prie užrakintų durų, atidėdamos butų paruošimą naujiems svečiams. Kadangi objektai buvo išsidėstę skirtingose vietose, vadybininkai negalėjo greitai važinėti tarp vietovių, siekdami išspręsti raktų problemas. Šie vėlavimai atidėdavo įsiregistravimo laiką atvykstantiems svečiams, o tai lėmė prastus svečių atsiliepimus ir retkarčiais pasitaikančius prašymus dėl nuolaidų apsistojimui.

Ieškodama patikimo sprendimo savo augančiam nekilnojamojo turto portfeliui, CasaVia atrado Keycafe per pramonės rekomendaciją. CasaVia pripažino, kad centralizuota, automatizuota raktų mašina yra pranašesnė už išsklaidytas mechanines raktų dėžutes. Keycafe galimybė pasiūlyti prekės ženklo pritaikymą, švarią jutiklinio ekrano sąsają ir daugiakalbystės palaikymą užtikrino, kad įvairių sluoksnių svečiai galėtų be pastangų atlikti registracijos procesą.

CasaVia integavo Keycafe tiesiai į savo kasdienį svečių valdymo darbo procesą. Užuot ieškoję atskirų raktų dėžučių, svečiai gauna automatizuotas, tikslias instrukcijas su unikaliu atsiėmimo kodu prieš atvykimą. Atvykę į nuosavybės vietą, svečiai įveda savo kodą Keycafe SmartBox jutikliniame ekrane, pasiima savo buto raktą ir eina tiesiai į savo kambarį, nereikalaudami jokio personalo buvimo.

SmartBox sistema automatiškai registruoja kiekvieną raktų operaciją realiu laiku. CasaVia operacijų valdymo skydelis akimirksniu atnaujinamas, kai raktai paimami arba grąžinami, o įmontuota kameros techninė įranga prideda papildomą patvirtinimo lygį. Šis visiškai automatizuotas darbo procesas leidžia CasaVia valdyti prieigą prie 30 raktų be rankinio įsikišimo.

Nuo tada, kai perėjo prie Keycafe, CasaVia pašalino raktų perdavimo trintį ir sukūrė visiškai keičiamo dydžio, automatizuotą veiklos modelį. Komanda nebeskiria valandų fiziniams registravimams valdyti ar ilgų nurodymų paslėptoms raktų dėžutėms teikti. Svečiai mėgaujasi paprasta, profesionalia, daugiakalbe registracijos patirtimi, kuri sukuria teigiamą nuotaiką visai jų viešnagei.

Vėlyvų išsiregistravimų sukeltas vėlesnis operacinis chaosas visiškai išnyko. Kadangi Keycafe įrašo tikslias raktų paėmimo ir grąžinimo laiko žymas, vadovybė palaiko visišką kambarių būklės skaidrumą. Valymo personalas gali patekti į patalpas pagal grafiką, nesusidūręs su užrakintomis durimis, užtikrindamas, kad kiekvienas apartamentas būtų paruoštas atvykstantiems svečiams.

Automatizuodama fizinių raktų logistiką 22 apartamentuose, penkių asmenų CasaVia komanda atgavo vertingas kasdienes darbo valandas. Užuot tvarkiusi svečių raktų avarines situacijas ar važinėjus tarp vietų, kad išspręstų užrakinimo problemas, vadovybė gali nukreipti savo pajėgumus į strateginį verslo augimą ir savo nuomos portfelio plėtimą.