Gailestingumo laivai

    Mercy Ships: Svečių apgyvendinimo raktų saugumo užtikrinimas su Keycafe automatizuota technologija

    Blonda moteris sąveikauja su ant pastato išorės montuojama Keycafe elektronine spintele.
    mercy ships logo
    Industry

    Airbnb & Trumpalaikė nuoma

    Location

    Lindale, Texas

    Keys Managed

    38

    “Keycafe padarė šią padėtį žymiai efektyvesnę. Galimybė įvesti raktus į programinę įrangą ir iš anksto suprogramuoti prieigos kodus dienomis ar savaitėmis užtikrina, kad raktai nebesimėto atvirai.”

    A smiling blonde woman in a black blaze

    Suzanne Macon

    Pasaulinis apgyvendinimo koordinatorius

    Apie Mercy Ships

    Mercy Ships yra tarptautinė ne pelno siekianti organizacija. Remiama pasaulinio savanorių ir rėmėjų tinklo, organizacija koordinuoja savo itin svarbias logistikos, mokymų ir administracinės paramos operacijas iš savo Tarptautinio paramos centro Teksase, JAV, kur taip pat prižiūri specialias apgyvendinimo patalpas atvykstantiems tarptautiniams savanoriams.

    Luciano Picardo

    Author

    Rinkodaros koordinatorius

    Luciano Picardo yra Rinkodaros koordinatorius Keycafe įmonėje, turintis dvejų metų patirtį, sutelktą į viešbučių pramonę. Jis specializuojasi, kaip viešbučiai naudoja raktų valdymą, siekiant supaprastinti registratūros, patalpų tvarkymo ir svečių prieigos procesus.

    Iššūkis

    Mercy Ships savo Tarptautiniame paramos centre valdo specializuotą svetingumo aplinką, koordinuodama įgulos narių, savanorių ir tarptautinių lankytojų atvykimą savo pasauliniam medicinos laivynui. Kadangi svečių apgyvendinimas neatitinka standartinių komercinių viešbučių normų, o atvykimai dažnai vyksta ne standartinėmis darbo valandomis, turto prieigos valdymas komandai kėlė unikalių veiklos iššūkių.

    Tradiciškai centras naudojo rankinę raktų sistemą, sudarytą iš paprastų metalinių dėžučių, pritvirtintų ant sienos. Kai svečiai turėjo atvykti, darbuotojai išimdavo raktus ir palikdavo juos nesaugius ant atviro stalo atsiėmimui. Išvykstant svečiai grąžindavo raktus ant to paties stalo, kad darbuotojai juos fiziškai pakabintų atgal į rankinę dėžutę.

    Šis procesas sukūrė aiškias saugumo spragas, palikdamas fizinius raktus be priežiūros atviroje vietoje. Neturėdama 24/7 registratūros, komanda susidurdavo su nuolatiniais logistiniais sunkumais bandydama sekti raktų grąžinimus, koordinuoti rankinius perdavimus ir užtikrinti objekto saugumą.

    Skausmo taškai

    • Rankinio sekimo našta — Darbuotojai buvo priversti rankiniu būdu sekti visus 38 patalpų raktus, o tai lėmė didelius administracinius neefektyvumus.
    • Saugumo Rizikos — Palikus fizinius raktus be priežiūros ant stalų atvirose erdvėse, padidėjo pamestų, prarastų ar sukompromituotų raktų tikimybė.
    • Būsenos matomumo trūkumas — Darbuotojai neturėjo galimybės realiuoju laiku patikrinti, ar raktas yra svečio žinioje, padėtas ant stalo, ar saugiai saugomas.
    Two Keycafe lockboxes mounted on a white wall next to a green door with a stained-glass window.A smiling blonde woman in a black blazer retrieving a key from a Keycafe terminal.Front-facing view of two Keycafe smart lockboxes mounted side-by-side on a wall.

    Sprendimas

    Siekiant modernizuoti savo unikalų apgyvendinimo darbo procesą, „Mercy Ships“ atsisakė rankinių dėžučių ant sienos ir įdiegė debesų pagrindu veikiančią Keycafe raktų valdymo sistemą. Jiems reikėjo intuityvaus sprendimo, kuris veiktų be fizinės priežiūros, užtikrindamas patikimą veikimo laiką su minimaliais techniniais trikdžiais.

    Keycafe išsiskyrė savo paprastu naudojimu, patikima sekimo programine įranga ir centralizuotu elektroninių raktų spintelių dizainu. Užuot palikusi turtą atvirai, organizacija įrengė Keycafe Smartbox prie svečių apgyvendinimo vietų, leisdama jiems saugiai laikyti visus 38 raktus atskiruose skyreliuose.

    Šiandien Keycafe vaidina pagrindinį vaidmenį komandos kasdieniame registracijos ir išsiregistravimo darbo procese. Komanda suplanuoja svečių rezervacijas ir valdo raktų paskirstymą tiesiogiai per debesų pagrindu veikiančią valdymo platformą prieš kelias dienas ar savaites. Atvykstantys tarptautiniai svečiai gauna unikalų prieigos kodą, leidžiantį jiems savarankiškai paimti raktus iš Smartbox iš karto atvykus. Išvykstant, svečiai įveda savo kodą ir grąžina raktą į sistemą, užbaigdami visiškai automatizuotą raktų apsikeitimą.

    Mercy Ships įdiegimas

    • Išankstinis planavimas — Darbuotojai iš anksto suprogramuoja užsakymus ir priskiria unikalius prieigos kodus atvykstantiems svečiams savaitėmis prieš jų atvykimo datas.
    • Automatinis Key Exchange — Saugi lauko Smartbox vieta leidžia svečiams atsiimti ir grąžinti raktus visą parą be personalo buvimo.
    • Realaus laiko raktų valdymas — Kiekvienas fizinis raktas yra pritvirtintas prie sekimo pakabuko, visiškai suskaitmeninant raktų inventorių ir leidžiant akimirksniu peržiūrėti jų naudojimo istoriją.

    “Labai rekomenduoju Keycafe dėl išskirtinio efektyvumo. Tai atitolina jus nuo rankinių sieninių dėžučių ir nesaugių sprendimų, raktus laikant ypač saugioje vietoje prieš svečiui atvykstant ir vėl užrakinant jiems išvykus.”

    A smiling blonde woman in a black blaze
    Suzanne MaconGlobalus apgyvendinimo koordinatorius

    Rezultatas

    Nuo tada, kai įdiegė Keycafe, Tarptautinis paramos centras pasiekė visišką skaidrumą dėl prieigos prie savo patalpų. Komanda gali akimirksniu patikrinti raktų istoriją naudodamasi debesų programine įranga, tiksliai žinodama, kas turi raktą ir kada jis buvo paimtas ar grąžintas.

    Sistema pašalino saugumo spragas, susijusias su raktų palikimu ant atvirų paviršių, užtikrindama, kad visi 38 raktai liktų užrakinti saugioje vietoje, kol atvyks įgaliotas svečias. Standartizuodama kiekvieną operaciją, organizacija sukūrė labai pakartotiną procesą, kuris veikia sklandžiai ir retai reikalauja rankinio įsikišimo.

    Galiausiai, Keycafe suteikė reikiamą veiklos efektyvumą, kad paremtų Mercy Ships pasaulinę misiją. Pašalinus administracinę trintį dėl rankinio raktų sekimo, komanda gali mažiau dėmesio skirti logistikai ir daugiau – teikti svetingą, profesionalią patirtį savanoriams, atvykstantiems pakeisti gyvenimus visame pasaulyje.

    Rezultatas

    • Pilnas realaus laiko sekimas — Momentinė prieiga prie išsamių audito žurnalų ir raktų istorijos, pašalinant spėliojimus ir dingusius raktus.
    • Sustiprintas turto saugumas — Raktai laikomi saugioje vietoje iki atvykimo ir nedelsiant užrakinami svečiui išvykus.
    • Padidintas veiklos efektyvumas — Darbuotojai kiekvieną savaitę sutaupo valandų, gerokai iš anksto paruošdami raktų perdavimus ir tuo supaprastindami koordinatoriaus vaidmenį.
    A woman in a black suit using a wall-mounted Keycafe terminal on a porch.A large model of a cruise ship on display indoors.A smiling blonde woman in a black blazer standing next to a Keycafe Smartbox.

    Pritaikykite savo sprendimą dabar

    Sukonfigūruokite ir įsigykite savo išmaniąją raktų valdymo sistemą per kelias minutes. Mūsų diegimo specialistai bendradarbiaus su jumis, kad nustatytų jūsų sprendimą ir užtikrintų jo sėkmę. Jei Keycafe netinka jūsų verslui, galite jį grąžinti ir atgauti visą sumą per 45 dienas!

    You might also be interested in

    Student Factory Replaces the Night Shift with Automated Guest Key Management
    Airbnb & Trumpalaikė nuoma

    Student Factory Replaces the Night Shift with Automated Guest Key Management

    Read case study
    Hôtes en Nord Achieves a 96% Airbnb Self Check-In Rate with Automated Key Handover
    Airbnb & Trumpalaikė nuoma

    Hôtes en Nord Achieves a 96% Airbnb Self Check-In Rate with Automated Key Handover

    Read case study
    London Aparthotels Chain Westciti Extends Check-in Flexibility with Keycafe
    Airbnb & Trumpalaikė nuoma

    London Aparthotels Chain Westciti Extends Check-in Flexibility with Keycafe

    Read case study