Kaip Assia UNA užtikrino saugumą ir struktūrizavo transporto priemonių raktų valdymą keturiose vietose

Assia UNA plečiant savo namų sveikatos priežiūros paslaugas, transporto priemonių parko prieigos valdymas tapo vis sudėtingesnis. Turint iki 100 transporto priemonių, paskirstytų keturiuose atskiruose aptarnavimo filialuose, koordinavimas ir priežiūra buvo esminiai kasdienėms operacijoms.

Anksčiau nebuvo įdiegta jokios struktūrizuotos raktų valdymo sistemos. Transporto priemonių raktai buvo laisvai prieinami, be sekimo ar atskaitomybės. Nors mažesniu mastu tai buvo valdoma, šis metodas greitai tapo netvarus, kai organizacija išsiplėtė ir viršijo 500 darbuotojų.

Kiekvieną rytą slaugytojai ir medicinos seserys turėdavo paimti transporto priemonių raktus, prieš išvykdami į savo maršrutus. Kai kurios transporto priemonės buvo laikomos kelias dienas iš eilės, priklausomai nuo tvarkaraščių. Be matomumo realiuoju laiku, vadovai neturėjo aiškaus būdo žinoti, kas turi kurią transporto priemonę bet kuriuo momentu.

Ši kontrolės stoka sukėlė tiek veiklos neefektyvumą, tiek saugumo problemų, ypač kai prieigos reikėjo laikiniesiems darbuotojams, pavaduotojams ir trumpalaikiam personalui. Raktų valdymas keturiose nepriklausomose vietose dar labiau padidino logistinį iššūkį.

Assia UNA reikėjo saugios, struktūrizuotos ir lengvai naudojamos sistemos, galinčios užtikrinti matomumą ir nuoseklumą transporto priemonių valdyme visose vietose.

Atlikusi išsamią raktų valdymo sistemų tiekėjų rinkos analizę, Assia UNA pasirinko Keycafe dėl jos paprastumo, funkcionalumo ir ekonomiškumo pusiausvyros. „SmartBox“ įrenginiai buvo įdiegti visuose keturiuose paslaugų padaliniuose, standartizuojant raktų valdymą visoje organizacijoje. Kiekvienas transporto priemonės raktas yra saugiai laikomas „SmartBox“ įrenginyje ir tvarkomas pagal paslaugų padalinį bei skyrių, užtikrinant, kad darbuotojai galėtų pasiekti tik savo komandai priskirtas transporto priemones.

Prieigos teisės valdomos tiesiogiai per platformą. Administratoriai priskiria vartotojų teises pagal vaidmenį ir skyrių, su galimybe suteikti, pakeisti arba atšaukti prieigą vos keliais paspaudimais: Esminė funkcija laikiniesiems darbuotojams ir pavaduojančiam personalui. Kiekviena slaugytoja ar globėja gauna asmeninį prieigos kodą; atvykus, jie įveda savo kodą „SmartBox“ įrenginyje, pamato transporto priemones, kurias jiems leidžiama naudoti, ir atitinkama spintelė atsidaro automatiškai per kelias sekundes, be vadovų priežiūros.

Jei transporto priemonė lieka priskirta kelioms dienoms, sistema toliau stebi paskirstymą realiuoju laiku. Vadovai gali akimirksniu pamatyti, kas turi kokią transporto priemonę, kada ji buvo paimta ir ar ji buvo grąžinta. Ši struktūrizuota sąranka sujungia darbuotojų autonomiją su centralizuota priežiūra, teikianti keičiamo dydžio, saugų ir patogų sprendimą, kuris palaiko kasdienes operacijas ir prisitaiko prie būsimo augimo.

Įdiegus Keycafe, Assia UNA transporto priemonių operacijos nedelsiant įgavo struktūrą ir kontrolę. Kas kadaise buvo atviros prieigos sistema, dabar yra visiškai organizuota, saugi ir atsekama visose keturiose vietose. Darbuotojai turi prieigą tik prie tų konkrečių transporto priemonių, kurias jiems leidžiama naudoti, taip pašalinant neribotos prieigos prie raktų riziką.

Organizacija dabar naudojasi realaus laiko autoparko matomumu, leidžiančiu vadovams akimirksniu matyti, kas turi kokią transporto priemonę, įskaitant ir kelių dienų paskyrimus. Šis skaidrumas pagerino koordinavimą ir sumažino kasdienį veiklos neaiškumą.

Rytinis raktų dalijimas yra greitesnis ir efektyvesnis, taupant administracinį laiką ir leidžiant darbuotojams sutelkti dėmesį į priežiūros teikimą. Turint daugiau nei 500 darbuotojų, įskaitant laikinus ir pavaduojančius darbuotojus, kontroliuojama ir atsekama prieiga žymiai sustiprino saugumą ir atskaitomybę.

Apskritai, sprendimas suteikia keičiamo dydžio ir patikimą sistemą, kuri palaiko Assia UNA augimą, kartu stiprindama veiklos efektyvumą ir profesionalumą.