Voor organisaties met een wagenpark is sleutelbeheer een dagelijkse, vaak onderschatte uitdaging.
Elke dag moeten teams ervoor zorgen dat de juiste medewerkers op het juiste moment toegang hebben tot de juiste voertuigen, met behoud van volledig inzicht in sleutelbewegingen.
Of het nu gaat om bedrijfsvoertuigen, technische wagenparken, interventievoertuigen of voertuigen die door meerdere teams worden gedeeld, de toename van gebruikers en verplaatsingen maakt traditionele methoden al snel moeilijk te handhaven.
Lange tijd hebben veel organisaties gewerkt met handmatige processen: papieren logboeken, interne overzichten, klassieke sleutelkasten of informele uitwisselingen tussen medewerkers.
Hoewel deze methoden kunnen werken bij een kleine vloot, worden ze al snel complex wanneer het aantal voertuigen toeneemt. Het bijhouden van sleutels wordt dan een bron van tijdverlies, onzekerheid en veiligheidsrisico's.
Dit is precies de uitdaging waar Assia Una mee te maken kreeg, een vereniging gevestigd in Ille-et-Vilaine die mensen ondersteunt die kwetsbaar zijn door leeftijd, handicap of ziekte, zowel thuis als in instellingen.
Met bijna 100 voertuigen in gebruik, dagelijks gebruikt door verschillende veld- en administratieve teams, had de vereniging behoefte aan een oplossing om de toegang tot voertuigen beter te monitoren en het sleutelbeheer te beveiligen.
Door Keycafe te implementeren, heeft Assia Una een handmatig proces kunnen transformeren naar een vlottere, veiligere organisatie met betere traceerbaarheid.
De controle over sleutelbewegingen van voertuigen terugkrijgen
Voor wagenparkbeheerders is een van de belangrijkste uitdagingen om precies te weten waar de sleutels zijn en wie ze gebruikt.
Wanneer meerdere medewerkers dezelfde voertuigen gebruiken, wordt het essentieel om snel eenvoudige vragen te kunnen beantwoorden:
Wie heeft momenteel de sleutel van een voertuig?
Wanneer is deze opgehaald?
Is het voertuig beschikbaar?
Is de sleutel correct teruggebracht?
Zonder een gecentraliseerd systeem zijn deze gegevens vaak gebaseerd op handmatige registraties of het geheugen van de teams.
Bij Assia Una maakte de groei van het wagenpark en de constante verplaatsingen van de voertuigen deze organisatie geleidelijk moeilijker.
Zoals Vincent Prido, afdelingshoofd bij Assia Una, uitlegt:
« Onze activiteit is voornamelijk gebaseerd op thuiszorg, wat betekent dat we een vloot hebben die constant in beweging is. Het was voor ons moeilijk om bij te houden en te weten waar de auto's op een bepaald moment zijn. »
Met Keycafe heeft de vereniging nu een beter inzicht in het gebruik van haar voertuigen.
« Tegenwoordig hebben we een digitaal hulpmiddel waarmee we echt gemakkelijk en eenvoudig kunnen weten waar onze auto's zijn en bij wie. »
Papieren registraties vervangen door digitale traceerbaarheid van sleutels
Veel organisaties gebruiken nog steeds handmatige methoden om hun voertuigsleutels bij te houden.
Deze systemen vertonen al snel bepaalde beperkingen:
Moeilijk te centraliseren informatie
Gebrek aan een nauwkeurige bewegingsgeschiedenis
Verloren tijd met het zoeken naar een sleutel of voertuig
Moeite met het vaststellen van verantwoordelijkheden in geval van problemen
Een geconnecteerde sleutelbeheeroplossing maakt het mogelijk om sleutels te centraliseren in een beveiligde, met de cloud verbonden kast, terwijl elke opname en teruggave automatisch wordt geregistreerd.
Elke beweging wordt gekoppeld aan een gebruiker, wat volledig inzicht biedt in het voertuiggebruik.
Voor Assia Una vertegenwoordigt deze traceerbaarheid een van de belangrijkste veranderingen die Keycafe heeft gebracht:
« We hadden een beheer en traceerbaarheid die werd gedaan via papieren logboeken. Vandaag hebben we een digitaal hulpmiddel waarmee we echt kunnen weten waar onze auto's zijn en bij wie. »
Toegang tot voertuigen vergemakkelijken voor veldteams
In veel sectoren worden voertuigen gebruikt door mobiele teams die snel moeten kunnen verplaatsen.
Dit is met name het geval in de thuiszorgsector, waar professionals dagelijks meerdere interventies moeten uitvoeren.
Bij Assia Una zijn de gebruikers van Keycafe voornamelijk verdeeld in twee groepen:
De veldteams, met name zorgverleners, verpleegkundigen en ergotherapeuten die de voertuigen tijdens hun rondes gebruiken.
De administratieve teams die ook toegang nodig hebben tot bedrijfsvoertuigen.
Een geconnecteerde oplossing vereenvoudigt deze organisatie door medewerkers snelle toegang te geven tot de benodigde sleutels, terwijl volledige controle voor managers behouden blijft.
Deze organisatie vermindert handmatige uitwisselingen en stroomlijnt de dagelijkse routine van de teams.
Toegang beveiligen voor vaste en tijdelijke medewerkers
Sleutelbeheer wordt ook een veiligheidskwestie wanneer verschillende profielen toegang moeten hebben tot de voertuigen.
Organisaties moeten vaak de toegang beheren voor:
Vaste medewerkers
Nieuwe medewerkers
Invallers
Uitzendkrachten
Externe dienstverleners
Zonder nauwkeurige registratie kan het moeilijk zijn om te weten wie een voertuig heeft gebruikt en wanneer.
Dankzij Keycafe kunnen organisaties de toegang beter controleren en tegelijkertijd een volledige gebruiksgeschiedenis bijhouden.
Voor Assia Una is dit aspect bijzonder belangrijk:
« We hebben ook personeel dat voor korte termijn komt, uitzendkrachten of invallers, diensten die we niet per se kennen. We kunnen in ieder geval ook deze toegangen op deze manier beveiligen (met Keycafe). »
Eenvoudige acceptatie voor alle gebruikers
Wanneer een organisatie een nieuw digitaal hulpmiddel implementeert, is de adoptie door de teams vaak een belangrijke uitdaging.
Om de overgang te vergemakkelijken, heeft Assia Una bewustwordingssessies georganiseerd voor de veld- en administratieve teams.
De gebruiksvriendelijkheid van Keycafe zorgde echter voor een snelle adoptie.
« Zelfs voor medewerkers die geen affiniteit hadden met IT- of digitale tools, was er geen enkele moeilijkheid. De tool blijft eenvoudig en echt toegankelijk voor alle medewerkers. »
Een intuïtieve oplossing stelt organisaties zo in staat hun processen te verbeteren zonder het dagelijkse leven van gebruikers te bemoeilijken.
« Er is in het begin een heel kalibratiesysteem dat even tijd kost om de tool onder de knie te krijgen. Maar zodra je de tool begrijpt, kun je deze precies afstemmen en aanpassen aan de organisatie die je nodig hebt. »
👉 Ontdek hoe Keycafe u kan helpen het sleutelbeheer van uw wagenpark te optimaliseren.
