Beveiligingsbedrijven die een eigen wagenpark beheren, hebben een sleutelsysteem nodig dat registreert wie welk voertuig gebruikt, zonder afhankelijk te zijn van iemand die eraan denkt dit te noteren. Met nachtdiensten en een groeiend wagenpark wordt dat beheer een dagtaak op zich.
Voor een beveiligingsbedrijf betekent elk patrouillevoertuig een sleutel die moet worden uitgegeven, gelokaliseerd en teruggehaald. Wanneer diensten 12 uur duren en medewerkers daarna naar huis gaan om te slapen, kan het uren duren om een sleutel te vinden die niet op de juiste plek is teruggebracht.
Lange tijd was de methode hetzelfde: sleutels in een doos of op een balie, met een label om elk voertuig te identificeren. Zolang het wagenpark klein is, werkt dit systeem. Naarmate het wagenpark groeit, gaat er tijd verloren, is er geen geschiedenis om te raadplegen en wordt het onmogelijk om te weten wie wat heeft.
Dat is de situatie die Patrick Nalon aantrof als Fleet Manager bij Signal of Tampa, de Signal-franchise in Tampa, Florida, die beveiligingsdiensten levert.
Tegenwoordig beheert het team 36 voertuigen met Keycafe.
Een wagenpark dat sneller groeide dan het sleutelsysteem
Patrick vervult deze rol nu ongeveer vijfenhalf jaar. Toen hij begon, telde het wagenpark 14 voertuigen. Tegenwoordig zijn dat er 36, met nog één voertuig dat net is besteld en twee andere die over een paar maanden worden verwacht. De functie van Fleet Manager bestaat omdat de franchisenemer orde wilde scheppen in een onderdeel dat niet goed werd beheerd, en een van de eerste maatregelen was de introductie van een sleutelbeheersysteem.
Het uitgangspunt was eenvoudig:
“Toen ik net begon, lagen de sleutels gewoon in een doos. En als je niet veel voertuigen hebt, is dat misschien acceptabel.”
Deze opzet bood echter geen enkele controle. Sleutels werden in een doos bewaard of op een balie achtergelaten, met labels waar het team zelf het nummer van elk voertuig op drukte:
“Er was geen enkele verantwoording. Je wist niet wie wat had. Soms nemen medewerkers sleutels mee naar huis, of raken sleutels zoek.”
Traceerbaarheid: weten wie welke sleutel had en wanneer
Het meest voorkomende probleem hield verband met de werktijden. De meeste beveiligers werken van 18.00 uur tot 06.00 uur en gaan aan het einde van hun dienst naar huis om te slapen. Dus wanneer er een sleutel ontbrak, moest iemand contact met hen opnemen om ernaar te vragen:
“Het gebeurde voortdurend. We moesten contact met hen opnemen om te vragen: "Hé, waar zijn de sleutels van dit specifieke voertuig? Heb jij ze?" We moesten ze opsporen, en soms duurde het tot de volgende dag voordat we ze terug hadden.”
Met Keycafe is die zoektocht teruggebracht tot één enkele zoekopdracht:
“Ik kan op de website kijken en precies zien wie de sleutel had en hoe laat, en dan is het een stuk makkelijker om te achterhalen wie wat heeft.”
Elke ophaling en teruggave is nu gekoppeld aan een geïdentificeerde gebruiker, waardoor het niet meer nodig is om het aan elke medewerker te vragen. Het team bewaart ook een primaire sleutelset en een reserveset voor elk voertuig, en beide zijn opgeslagen in het systeem.
Een systeem op maat voor een middelgroot wagenpark
Voordat hij een keuze maakte, bezocht Patrick vakbeurzen voor wagenparkbeheerders en onderzocht hij de opties op de markt. Hij ontdekte dat veel systemen waren afgestemd op de volumes van een grote autodealer, met bijbehorende prijzen. Wat hij nodig had, was een systeem dat paste bij een middelgroot wagenpark, en de modulaire aanpak van Keycafe sloot daar goed bij aan: een basiseenheid met uitbreidingseenheden die vakjes toevoegen naarmate het wagenpark groeit, zodat de capaciteit in gecontroleerde stappen meeschaalt in plaats van dat er vanaf dag één een grote kast nodig is:
“De prijs speelde een grote rol. We zijn geen grote autodealer, we hebben dat niveau niet nodig. [...] Dit was de juiste maat voor ons.”
Na de lijst te hebben teruggebracht tot een paar opties, gaf een demonstratie van Keycafe de doorslag en werd het systeem rechtstreeks naar het team verzonden.
Hun huidige installatie bestaat uit een hoofdeenheid met negen vakjes en een tweede eenheid met 42 vakjes, en kan worden uitgebreid met meer modules als het wagenpark blijft groeien. Andere Signal-franchises vragen hem regelmatig hoe het bedrijf zijn wagenpark beheert en personeel inwerkt, en Patrick heeft Keycafe bij hen aanbevolen.
Beheer op afstand, met pincodes als toegangsmethode
Gevraagd naar zijn favoriete functie, wees Patrick op het Keycafe-dashboard dat hij gebruikt om het systeem te beheren:
“Ik heb altijd een laptop bij me en ik vind de website echt geweldig. Hij is erg gebruiksvriendelijk.”
Vanuit het dashboard voert hij voertuignummers in en voegt hij nieuwe medewerkers toe; onlangs heeft hij op deze manier drie mensen ingewerkt. Om zich bij de eenheid te identificeren, gebruiken medewerkers de tankpincode die ze al hebben:
“We gebruiken hun tankpincodes. Die werken net als een bankpincode. [...] Zo hoeven ze geen twee codes te onthouden.”
Hij ontvangt ook een melding telkens wanneer iemand een sleutel pakt of terugbrengt. De eenheid bevindt zich dicht bij zijn kantoor, dus hij kan het horen wanneer iemand deze gebruikt. Maar zelfs als hij niet op locatie is of zich in een andere ruimte bevindt, houden de realtime meldingen hem op de hoogte.
Eenvoudige adoptie door personeel en klantenondersteuning
Zoals bij elke procesverandering was er in het begin wat weerstand, maar die verdween snel:
“Het werkt zoveel beter dat ze dat al snel inzagen, en nu gebruiken ze het elke dag.”
Wat betreft ondersteuning benadrukte Patrick de positieve relatie met het Keycafe-team, zowel tijdens de eerste demonstratie als bij de doorlopende hulp:
“Ze reageren snel op vragen die ik heb, en ze geven ook andere handige tips en informatie.”
Omdat Tampa in een orkaanzone ligt, noemde hij ook de noodaccu van de eenheid als een groot pluspunt tijdens stroomuitval.
Tijdsbesparing en voertuigen die inzetbaar blijven
Voor Patrick is het belangrijkste voordeel tijd. Omdat de reserveset naast de primaire set in het systeem wordt bewaard, kunnen voertuigen in gebruik blijven terwijl een sleutel wordt opgespoord, en laat de website zien wie deze het laatst heeft gehad.
“Het bespaart altijd meer tijd dan wanneer je een slotenmaker moet laten komen of iemand een autosleutel van $ 300 moet laten vervangen.”
Op de vraag wat hij zou zeggen tegen een ander bedrijf dat sleutels nog steeds beheert met een doos of een aftekenlijst, was zijn antwoord direct:
“Zeg maar dat ze mij rechtstreeks moeten bellen. [...] Als ze het met een doos doen en veel auto's hebben, dan is dit absoluut de oplossing voor hen.”
De ervaring van Signal of Tampa biedt verschillende lessen voor elke organisatie met een groeiend wagenpark:
Vervang de doos of de balie door een verbonden systeem dat elke gebruiker identificeert.
Raadpleeg de geschiedenis in plaats van contact op te nemen met elke medewerker wanneer er een sleutel ontbreekt.
Kies een systeem dat is afgestemd op de grootte van het wagenpark, met ruimte voor uitbreiding.
Gebruik een pincode die medewerkers al kennen, zodat ze er niet nog een hoeven te onthouden.
Bewaar een reserveset voor elk voertuig, zodat een zoekgeraakte sleutel de werkzaamheden niet stillegt.
Train het personeel in het correct plaatsen van de sleutels in de vakjes.
Neem contact op met ons team om te zien hoe andere wagenparkbeheerders dozen en aftekenlijsten hebben vervangen door een volledige geschiedenis van elke sleutel.
