Mechanische sleutelkluisjes blijven een van de meest gangbare manieren om de sleutels van een politiewagenpark op te bergen. Ze voorzien in een basisbehoefte, namelijk het bewaren van sleutels op een vaste, afgesloten plek, maar ze zijn niet ontworpen om de vragen te beantwoorden waar een korps vandaag de dag mee te maken krijgt: wie heeft welke sleutel in bezit, sinds wanneer, en wat is er gebeurd toen een sleutel niet werd teruggebracht.
De ervaringen van drie politiekorpsen in de Verenigde Staten laten zien waar dit type systeem tekortschiet.
Mechanische kluisjes schieten tekort in formaat en duurzaamheid
De eerste beperking is meestal fysiek van aard. Sleutels van patrouillevoertuigen zijn niet langer eenvoudige stukjes metaal, maar grotere handzenders (keyfobs) die niet in veel oudere kluisjes passen.
Het politiekorps van Champlin in Minnesota, verantwoordelijk voor de openbare veiligheid in een buitenwijk van Minneapolis met 25.000 inwoners, beheert een wagenpark van meer dan 20 patrouillewagens. Hun vorige systeem bestond uit een paar kleine kastjes aan de muur, met vakjes die te klein waren voor al hun sleutels, met name voor de grotere handzenders.
Wanneer sleutels geen geschikte plek hebben, belanden ze vaak buiten het kluisje, en dat is precies wat er in Champlin gebeurde. Het korps raakte regelmatig sleutels kwijt en het vervangen van sommige van die handzenders kostte tot wel $ 500 per stuk.
Het formaat was niet de enige fysieke beperking. In Champlin begon het vorige kluisje ook structurele gebreken te vertonen, wat voor het korps aanleiding was om op zoek te gaan naar een duurzamere oplossing. Voor een organisatie die er tijdens elke dienst van afhankelijk is dat haar voertuigen beschikbaar zijn, vormt verouderende apparatuur een operationeel risico en niet slechts een onderhoudsongemak.
Zonder online beheer kan niemand achterhalen wat er is gebeurd
De tweede beperking is informatie. Een wandkluisje bewaart sleutels, maar registreert niet wie ze meeneemt of wanneer, waardoor elke zoekgeraakte sleutel leidt tot een informeel onderzoek.
In Champlin bood het vorige systeem geen online beheer of tracering. Zonder realtime registratie konden agenten niet vaststellen wie een sleutel voor het laatst had gebruikt, wat leidde tot verwarring, tijdverlies en discussies over wie er verantwoordelijk was. Luitenant Matt Smith, die zonder enige aanknopingspunten op zoek moest naar verloren sleutels, was hier meer tijd aan kwijt dan wie dan ook.
Het gebruikelijke alternatief is om het kluisje te combineren met een papieren logboek, en de andere twee korpsen laten zien waarom die combinatie niet werkt. Bij het politiekorps van Norman in Oklahoma, dat met 180 agenten en een vloot van 34 patrouillevoertuigen 120.000 inwoners bedient, vergaten agenten vaak het logboek af te tekenen. Daardoor kwam het regelmatig voor dat een agent aan zijn dienst begon en ontdekte dat het toegewezen voertuig nog in gebruik was door iemand van de vorige dienst, wat aan het begin van de dag 15 tot 30 minuten tijd kostte.
Bij het politiekorps van Aransas Pass in Texas was er wel een papieren logboek, maar dit werd door de 32 agenten meestal genegeerd. Bovendien was elke sleutel voor al het personeel toegankelijk, ongeacht hun functie.
Wat er verandert met een elektronisch systeem
De drie korpsen vervingen hun handmatige systemen door Keycafe. Na verschillende alternatieven te hebben geëvalueerd, koos Champlin voor dit systeem vanwege het cloudgebaseerde beheer, het ontwerp en het formaat van de kluisjes en de bijbehorende softwarefuncties. Luitenant Matt Smith merkte op dat het korps een systeem met een professionele uitstraling in de briefingruimte wilde installeren, en niet een grote industriële metalen kast aan de muur.
De workflow is eenvoudig: agenten identificeren zich met een badge of een pincode, selecteren de benodigde sleutel op een touchscreen en het systeem registreert de transactie automatisch. Bij alle drie de korpsen wordt elke uitgifte en inname gelogd, zonder dat iemand eraan hoeft te denken om te tekenen. Agenten hoeven geen app te installeren, omdat het beheer bij de beheerders ligt, die het systeem kunnen aansturen vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
Zodra die registratie er is, kunnen korpsen dingen doen die voorheen niet mogelijk waren. Bijvoorbeeld:
Sleutels toewijzen aan specifieke agenten en meldingen ontvangen wanneer een sleutel niet op tijd wordt teruggebracht.
Leidinggevend personeel afzonderlijk toegang geven tot specifieke sleutels, zoals die voor afgesloten kantoren, zonder de rest van de inventaris vrij te geven.
Problemen op afstand oplossen, bijvoorbeeld wanneer een agent een pincode vergeet.
Dezelfde sleutel toewijzen aan meerdere gebruikers zonder deze fysiek te kopiëren, wat kosten bespaart.
Het meest genoemde resultaat is tevens het eenvoudigste. Volgens luitenant Matt Smith van Champlin: "We zijn geen enkele sleutel of handzender meer kwijtgeraakt sinds we dit systeem hebben geïnstalleerd." Met het verdwijnen van het verlies behoorden ook de vervangingskosten van tot wel $ 500 per handzender tot het verleden, en de realtime tracering vergrootte het verantwoordelijkheidsgevoel onder de agenten.
Het effect is niet afhankelijk van de grootte van het korps. In Norman, waar een agent voorheen 15 tot 30 minuten kon verliezen met het zoeken naar een patrouillewagen die nog in gebruik was, is het nu mogelijk om bij aankomst direct te zien wie welk voertuig heeft, en hoeft het radiokanaal niet langer bezet te worden gehouden om sleutels te lokaliseren. In Aransas Pass wordt het papieren logboek, dat voorheen meestal werd genegeerd, nu digitaal gegenereerd telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of teruggebracht, zonder dat iemand eraan hoeft te denken om te tekenen.
Waar u op moet letten voordat u een mechanisch kluisje vervangt
Voor een korps dat evalueert of het huidige systeem nog voldoet, zijn vier vragen nuttig:
Passen alle handzenders van het wagenpark in de vakjes, inclusief de grootste exemplaren?
Is het mogelijk om op dit moment te weten wie welke sleutel in bezit heeft zonder het aan iemand te vragen?
Hoeveel sleutels zijn er vorig jaar vervangen, en tegen welke kosten?
Wordt het logboek altijd ingevuld, of alleen wanneer iemand eraan denkt?
Als het antwoord op een van deze vragen nee is, vervult het kluisje waarschijnlijk wel zijn opslagfunctie, maar niet zijn controlefunctie.
Neem contact op met ons team om te ontdekken hoe korpsen van verschillende groottes een controleerbaar sleutelbeheersysteem hebben geïmplementeerd, of lees de volledige casestudy's van Champlin, Norman en Aransas Pass voor de gedetailleerde resultaten.
