Hoe Cocoonr de sleuteltoegang voor gasten en aannemers automatiseerde voor 18 kortetermijnverhuurwoningen

Als een snelgroeiend vastgoedbeheerbureau worstelde Cocoonr met de operationele knelpunten van traditioneel sleutelbeheer. Voor gastencheck-ins moesten medewerkers reizigers fysiek ontmoeten bij elke accommodatie, wat leidde tot beperkende en bindende afspraakvensters die gasten hinderden en waardevolle werkuren opslokten.

Intern vertrouwde de sleutelorganisatie op hun regionale kantoren op primitieve methoden, waaronder een eenvoudige plastic opbergdoos met kleine handmatige lades. Deze opstelling was zeer gevoelig voor menselijke fouten; sleutels werden vaak in de verkeerde vakjes teruggeplaatst, wat leidde tot operationele verwarring, zoekgeraakte sleutels en hogere vervangingskosten. Bovendien creëerde het gebrek aan gecentraliseerd toezicht een voortdurende beveiligingskwetsbaarheid, aangezien alle sleutels continu toegankelijk waren voor externe dienstverleners zonder enig verifieerbaar volgsysteem.

Om handmatige knelpunten te elimineren, centraliseerde Cocoonr hun activiteiten door Keycafe Smartboxes te installeren op 18 van hun vestigingen. Om een volledig contactloos administratieproces te waarborgen, maakte Cocoonr gebruik van de open API van Keycafe om op maat gemaakte IT-ontwikkelingen te bouwen, waardoor het sleutelbeheersysteem direct werd geïntegreerd in hun interne vastgoedbeheersoftware.

Het geïntegreerde systeem automatiseert de vastgoedtoegangs-workflow volledig. Wanneer een reiziger een accommodatie boekt, genereert het systeem automatisch een toegangscode via de API en verstuurt deze per sms of e-mail naar de gast 24 uur voor aankomst. Gasten kunnen vervolgens hun sleutels zelfstandig ophalen bij de Smartbox wanneer ze aankomen. Bovendien heeft Cocoonr dit systeem uitgebreid naar hun externe medewerkers; schoonmaak- en onderhoudsmedewerkers gebruiken unieke toegangscodes die direct aan hun taken zijn gekoppeld om zelfstandig sleutels op te halen en terug te brengen.

Sinds de adoptie van Keycafe heeft Cocoonr zijn operationele infrastructuur succesvol gemoderniseerd en daarmee enorme mijlpalen bereikt op het gebied van efficiëntie en veiligheid. Door het sleuteluitwisselingsproces te automatiseren, heeft het bureau tegen 2025 succesvol duizenden self-service check-ins voor reizigers gefaciliteerd. Dit elimineerde volledig de noodzaak voor personeel om handmatige overdrachten uit te voeren, wat aanzienlijke arbeidsuren bespaarde en teams in staat stelde zich te richten op kerntaken binnen de hospitality.

Het systeem heeft het interne team ook absolute gemoedsrust gebracht. Realtime tracking en digitale auditlogboeken zorgen ervoor dat managers precies weten welke provider op welk moment een sleutel heeft. Bovendien, wanneer een gast uitcheckt en de sleutel terugplaatst in de SmartBox, stelt de geautomatiseerde melding schoonmaakploegen in staat om hun routines direct te optimaliseren en wissels vroegtijdig te anticiperen.