Somerville Auto Group herstelt verloren tijd en geld met Keycafe

Met meerdere locaties in heel Canada en honderden voertuigen die regelmatig van en naar hun faciliteiten komen en gaan, werd Somerville Auto Group geconfronteerd met aanhoudende problemen met het sleutelbeheer van hun diverse wagenpark. Met 83 medewerkers die een verscheidenheid aan vrachtwagens, bestelwagens en andere bedrijfsvoertuigen voor leasing en verhuur beheren, was het handmatig bijhouden van sleutels met behulp van haken aan de muur niet alleen arbeidsintensief, maar ook gevoelig voor menselijke fouten.

Dean Earle, nationaal directeur wagenparkbeheer, merkte vaak dat hij en zijn team dagelijks kostbare uren verspilden aan het zoeken naar zoekgeraakte sleutels, en probeerden te achterhalen wie de sleutel als laatste had meegenomen en wanneer. Dit leidde tot frequente miscommunicatie en operationele vertragingen, met uiteindelijk impact op de klanten.

De financiële impact van het vervangen van verloren sleutels, verloren tijd voor personeel en frustratie binnen afdelingen was een belangrijk obstakel dat het bedrijf dwarszat.

Na het evalueren van verschillende sleutelbeheeropties besloot het management Keycafe te implementeren op drie locaties in heel Canada, vanwege de uitgebreide ondersteuning, superieure beveiligingsfuncties en het gebruiksvriendelijke app-gebaseerde systeem dat beheer op afstand vanaf de andere kant van het land mogelijk maakte. De oplossing van Keycafe onderscheidde zich ook door de mogelijkheid om real-time tracking en gedetailleerde logboeken van sleutelgebruik te bieden, wat de kernproblemen van verantwoording en tijdverspilling aanpakte waar Somerville Auto Group mee kampte.

De grootste installatie van het bedrijf in Toronto heeft een capaciteit voor 345 sleutels, met ruimte voor extra uitbreidingseenheden naarmate het bedrijf groeit. Het fob-gebaseerde systeem van Keycafe stelt elke medewerker in staat een persoonlijke fob te gebruiken als authenticatiemiddel om sleutels in en uit te checken. Dit geautomatiseerde systeem registreert elke sleuteltransactie, waardoor het eenvoudig is om bij te houden wie welke sleutels wanneer had. De real-time inzage in het sleutelgebruik verminderde niet alleen de tijd die werd besteed aan het zoeken naar sleutels, maar verbeterde ook de algehele beveiliging door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang had tot specifieke sleutels.

Keycafe’s geautomatiseerde sleutelbeheersysteem heeft het probleem van vermiste sleutels effectief geëlimineerd, wat resulteert in aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen. Met duidelijke registraties van sleutelgebruik is verantwoording onvermijdelijk en is het proces van het beheren van sleutels die komen en gaan vereenvoudigd. Voortdurende training, verzorgd door het customer success team van Keycafe, heeft ook bijgedragen aan een positieve ontvangst bij alle medewerkers.

Medewerkers van de 'oude stempel' die aanvankelijk weerstand boden tegen verandering, pasten zich snel aan en waren verrast door het gebruiksgemak. Tijd die voorheen werd besteed aan het zoeken naar sleutels, is nu gericht op productievere taken. Financieel gezien heeft de eliminatie van verloren sleutels het bedrijf aanzienlijke bedragen bespaard, zowel in vervangingskosten als in manuren.

Het succes van de implementatie van Keycafe bij Somerville Auto Group heeft niet alleen de dagelijkse bedrijfsvoering verbeterd, maar heeft ook iets wat voorheen een bron van frustratie was, omgezet in een instrument voor langdurige voordelen.