Eiffage Construction maakt gebruik van Keycafe voor het automatiseren van sleuteltoegang op bouwplaatsen.

Sleutelbeheer voor woningbouwprojecten met meerdere wooneenheden vormt een grote logistieke uitdaging voor Eiffage Construction. Bij projecten met tot wel 80 woningen maakte het vorige systeem van het bedrijf gebruik van een groot triplex bord met schroeven om sleutels aan op te hangen. Onderaannemers moesten sleutels persoonlijk ophalen bij het bouwplaatskantoor, deze handmatig aftekenen, en terugbrengen voor een nieuwe handtekening.

Dit proces kostte kostbare tijd voor projectleiders, die fysiek aanwezig moesten zijn bij elke sleuteloverdracht. Het creëerde ook veiligheidsrisico's: zonder adequate registratie konden sleutels zoekraken, en moesten dure slotcilinders worden vervangen als ze verloren gingen. Bovendien verhoogde het onbeheerd achterlaten van wooneenheden tijdens de bouw het risico op diefstal, vandalisme en schade aan geïnstalleerde voorzieningen.

Het ontbreken van een functioneel systeem leidde tot vertragingen in het werk van onderaannemers, frustratie bij het personeel en onnodige kosten voor Eiffage Construction.

Eiffage Construction onderzocht meerdere aanbieders van sleutelbeheer en koos uiteindelijk voor Keycafe vanwege de kosteneffectiviteit, het gebruiksgemak en het vermogen om aan alle operationele vereisten binnen budget te voldoen. Een SmartBox werd geïnstalleerd in het kantoor op de bouwplaats, waardoor onderaannemers en personeel zelfbedieningstoegang kregen tot sleutels via persoonlijke NFC-gebruikersbadges.

Wanneer een onderaannemer op de locatie arriveert, scannen ze eenvoudig hun badge, selecteren ze de sleutel van een specifieke eenheid en halen deze op zonder tussenkomst van een manager. Deze autonomie stelt hen in staat om onmiddellijk met hun taken te beginnen. Sleutels worden na gebruik op dezelfde manier teruggebracht, wat verlies voorkomt en verantwoording waarborgt. De Keycafe-sleutelbeheersoftware registreert automatisch wie welke sleutel meeneemt en terugbrengt, waardoor een volledig en transparant audittraject wordt gegarandeerd.

Sinds de implementatie van Keycafe hebben projectmanagers bij Eiffage Construction wekelijks uren aan productieve tijd teruggewonnen. Onderaannemers kunnen nu zelfstandig werken zonder te wachten tot een supervisor sleutels komt ophalen, wat de stilstand vermindert en de algehele efficiëntie van de workflow verbetert.

De beveiliging op de bouwplaats is ook aanzienlijk verbeterd. Het systeem heeft het aantal zoekgeraakte sleutels en diefstalgevallen verminderd, wat het bedrijf behoedt voor dure vervangingen en reparaties. Schade aan voltooid werk is afgenomen omdat onderaannemers zich ervan bewust zijn dat zij verantwoordelijk zullen worden gehouden voor de toestand tijdens hun toegangsperiodes.

De mogelijkheid om dezelfde SmartBoxes te hergebruiken op meerdere grootschalige projecten heeft het systeem kosteneffectief gemaakt, waarbij de kosten in de afgelopen twee jaar zijn geamortiseerd over drie bouwplaatsen.