Hoe Excellence Academy het sleutelbeheer voor trainingsruimtes en voertuigen stroomlijnde met Keycafe

Excellence Academy biedt volwassenonderwijs en leerlingprogramma's aan op twee trainingslocaties in Roissy–Charles de Gaulle en Thiais. De trainers hebben regelmatig toegang nodig tot trainingsruimtes op beide locaties, evenals tot bedrijfsvoertuigen voor professionele opdrachten buiten de regio Parijs. Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, beschikte Excellence Academy niet over een toegewijd sleutelbeheersysteem. Het administratieve team was handmatig verantwoordelijk voor het coördineren van de toegang tot trainingsruimtes en bedrijfsvoertuigen. Het beheren van de sleutels van de trainingsruimtes op de locatie Thiais was bijzonder onhandig. Trainers moesten soms al dagen voor een cursus naar de locatie van het bedrijf in Roissy reizen, puur om de sleutels op te halen. Op de dag van de training reisden ze dan weer terug naar Thiais met de sleutel. Het sleutelbeheer van voertuigen creëerde een andere operationele uitdaging. Trainers hadden vaak bedrijfsvoertuigen nodig voor opdrachten buiten de regio Parijs, inclusief weekendtrips. Zonder een autonome manier om sleutels uit te wisselen, moesten voertuigen soms langer dan nodig gereserveerd of buiten gebruik gesteld worden. Het bedrijf had behoefte aan een eenvoudige oplossing waarmee trainers de juiste sleutels konden ophalen en terugbrengen zonder afhankelijk te zijn van de aanwezigheid van een assistent.

Excellence Academy implementeerde Keycafe om veilige, autonome toegang te bieden tot sleutels voor trainingsruimtes en bedrijfsvoertuigen. Het bedrijf gebruikt Keycafe nu op zijn twee locaties, waaronder een autonome locatie waar trainers toegang moeten hebben tot ruimtes zonder dat er een administratieve medewerker aanwezig is. Via de Keycafe-app kan het team de juiste sleutels toewijzen aan elke trainer op basis van hun aankomende planning. Keycafe stuurt vervolgens automatisch elke trainer een unieke PIN die specifiek gekoppeld is aan de sleutels die zij nodig hebben. Elke vrijdag controleert het administratieve team de trainingen van de volgende week en wijst de relevante kamersleutels toe aan elke trainer. Trainers kunnen vervolgens hun unieke PIN's gebruiken om de juiste sleutels op te halen en deze zelfstandig terug te brengen op de betreffende locatie. Keycafe wordt ook gebruikt voor het beheer van voertuigsleutels voor trainers die op professionele opdrachten reizen, inclusief weekendtrips buiten de regio.

Keycafe heeft vereenvoudigd hoe Excellence Academy de toegang beheert tot trainingsruimtes en bedrijfsvoertuigen verspreid over zijn twee locaties. Trainers hoeven geen onnodige ritten meer te maken naar Roissy om een sleutel op te halen voordat ze een cursus geven in Thiais. In plaats daarvan kunnen ze de juiste kamersleutel direct en zelfstandig ophalen, gebaseerd op de toegang die hen is toegewezen via het Keycafe platform. Het systeem heeft ook het beheer van voertuigsleutels voor zakelijke reizen verbeterd. Flexibelere sleuteloverdrachten betekenen dat voertuigen niet langer onnodig lang gereserveerd hoeven te worden vanwege administratieve beschikbaarheid of weekendplanning. Voor het administratieve team hebben sleuteltoewijzingen op afstand de tijd en middelen verminderd die nodig zijn om de toegang te coördineren. Het bedrijf hoeft niet langer te zorgen dat een assistent fysiek aanwezig is bij elke sleuteluitwisseling, waardoor de autonome trainingslocatie efficiënter kan opereren. Na de installatie van zijn tweede Keycafe systeem, zag Excellence Academy hoe de oplossing onafhankelijke operaties op meerdere locaties kon ondersteunen. Het bedrijf benadrukte tijdsbesparingen en optimalisatie van middelen als de belangrijkste resultaten.