Geen zoekgeraakte sleutels: Hoe MSA Services Limousin voertuigen en gebouwen beveiligt

Als een organisatie met meerdere ondersteuningsprogramma's en afdelingen hebben de begeleiders van MSA Services Limousin de hele dag door toegang nodig tot voertuig- en gebouwsleutels om activiteiten te organiseren en de jongeren die onder hun hoede zijn te ondersteunen. Sleutels worden 's ochtends, 's middags en 's avonds opgehaald en teruggebracht, waardoor een frequent en continu uitwisselingsproces ontstaat.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, bewaarde de faciliteit zijn sleutels in traditionele sleutelkasten met een code. Sleutels werden hierin opgehangen, en van de begeleiders werd verwacht dat zij handmatig registreerden welke sleutel zij hadden meegenomen.

De gedeelde code bood echter geen effectieve toegangscontrole, en de kasten werden regelmatig open gelaten. Dit betekende dat vrijwel iedereen toegang had tot de gehele sleutelinventaris, zonder betrouwbare manier om te bevestigen wie een bepaalde sleutel had meegenomen of wanneer.

Het gebrek aan traceerbaarheid vergrootte het risico dat sleutels kwijt raakten of verdwenen. Het leidde ook tot een ernstige veiligheidskwestie: onbevoegde toegang zou jongeren in staat kunnen stellen om beperkte gebouwen te betreden of toegang te krijgen tot voertuigen van de faciliteit, waardoor het risico op ongelukken of vandalisme toenam.

MSA Services Limousin had een systeem nodig dat de sleutels zou beveiligen, onbevoegde toegang zou beperken en een duidelijk overzicht zou bieden van elke sleuteluitgifte en -inname.

MSA Services Limousin heeft Keycafe geïmplementeerd om de toegang tot zijn voertuig- en gebouwsleutels te centraliseren en te beveiligen. Bevoegde begeleiders gebruiken nu de Keycafe SmartBox wanneer zij een sleutel nodig hebben voor een activiteit, een voertuig of een ander gebouw van de faciliteit. Aangezien sleutels gedurende meerdere diensten worden opgehaald, biedt de SmartBox een consistent toegangsproces dat het dagelijkse schema van de organisatie ondersteunt.

Elke sleuteluitwisseling wordt automatisch geregistreerd. Servicemanager Stéphanie Martins kan zien wie een sleutel heeft opgehaald en op welk tijdstip, waarbij sleutelactiviteit direct op haar mobiele telefoon verschijnt. Dit geeft haar direct inzicht, zonder afhankelijk te zijn van medewerkers om handgeschreven uitgifteformulieren in te vullen.

Keycafe stelt de organisatie ook in staat om ongewone of ongepaste toegang te monitoren. Als een sleutel onverwacht wordt opgehaald, kan het managementteam de activiteit beoordelen en contact opnemen met de betreffende professional.

Door sleutels binnen een gecontroleerd systeem te bewaren, kan MSA Services Limousin voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot voertuigsleutels of sleutels van beperkt toegankelijke gebouwen.

Sinds de introductie van Keycafe heeft MSA Services Limousin geen onverklaarbaar sleutelverlies meer ervaren. Wanneer een sleutel niet op de verwachte plaats is, kan het managementteam de digitale geschiedenis raadplegen en onmiddellijk de laatste professional identificeren die er toegang toe had.

Deze traceerbaarheid heeft de noodzaak weggenomen om handgeschreven dossiers te doorzoeken of meerdere medewerkers te vragen wie een sleutel gebruikt zou kunnen hebben. Medewerkers kunnen gedurende de dag een consistent proces volgen, terwijl managers inzicht behouden in frequente uitwisselingen zonder elk persoonlijk te hoeven controleren.

Keycafe heeft ook de veiligheid in de faciliteit versterkt. Voertuig- en gebouwsleutels worden niet langer bewaard in dozen die open gelaten kunnen worden, waardoor de mogelijkheid dat onbevoegde jongeren toegang krijgen tot beperkte locaties of voertuigen wordt verminderd.

Door veilige opslag te combineren met automatische tracking, heeft de organisatie meer controle gekregen over zowel de sleutelinventaris als de fysieke toegang. Personeel besteedt minder tijd aan het lokaliseren van ontbrekende sleutels, terwijl het management sneller kan reageren op ongebruikelijke activiteiten.

Het resultaat is een veiliger en meer verantwoordelijk werkproces dat gedurende de dag de operationele behoeften van de faciliteit ondersteunt.