Hoe Phoenix Services SARL het sleutelbeheer van hun scootervloot stroomlijnde met Keycafe

Phoenix Services SARL coördineert een drukke vloot scooters die door hun bezorgers wordt gebruikt om boodschappen en maaltijden bij klanten te bezorgen. Met meerdere diensten gedurende de dag moet het team een constante stroom van vertrekkende scooters, teruggaven en sleuteloverdrachten beheren.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, had het bedrijf geen toegewijd sleutelbeheersysteem. Managers overhandigden persoonlijk sleutels aan bezorgers en moesten identificeren welke sleutel bij welke scooter hoorde.

Elke overdracht werd handmatig op papier vastgelegd. Het team noteerde de door elke medewerker gekozen scooter, samen met het kentekennummer. Dit proces vereiste dat een manager beschikbaar was telkens wanneer iemand een dienst moest beginnen of beëindigen.

Het dragen en sorteren van talloze sleutels maakte de dagelijkse vlootcoördinatie ook onnodig ingewikkeld. Phoenix Services SARL had behoefte aan een efficiëntere manier voor bezorgers om toegang te krijgen tot scooters, terwijl managers betrouwbaar inzicht kregen in wie welk voertuig gebruikte.

Phoenix Services SARL implementeerde Keycafe om de toegang tot zijn scootleutels te centraliseren en het uitwisselingsproces voor bezorgers te automatiseren.

Elke medewerker ontvangt een persoonlijke toegangscode die hen in staat stelt een scootleutel direct op te halen uit de Keycafe SmartBox, geïnstalleerd in de garage van het bedrijf. In plaats van te wachten tot een manager een sleutel identificeert en overhandigt, voeren medewerkers hun code in, nemen de juiste sleutel, en beginnen zelfstandig aan hun dienst.

Elke transactie wordt automatisch geregistreerd, waardoor het managementteam een digitale geschiedenis van sleutelactiviteit krijgt. Managers kunnen controleren wie een scootleutel heeft opgehaald, wanneer deze is uitgenomen, en wanneer deze is teruggebracht.

De mobiele app van Keycafe geeft het team ook op afstand toegang tot de SmartBox. Als assistentie nodig is, kan een manager op afstand een compartiment openen zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn op kantoor.

Door persoonlijke sleuteloverdracht uit de dagelijkse routine te verwijderen, heeft Phoenix Services SARL de administratieve werkzaamheden bij elke ploegwissel verminderd. Managers hoeven niet langer talloze sleutels mee te dragen, ze handmatig te koppelen aan scooters, of voertuigtoewijzingen op papier vast te leggen.

Bezorgers hebben nu onafhankelijk toegang tot het wagenpark en kunnen sneller aan de slag. Dit is met name waardevol voor een bedrijf dat gedurende de ochtend, middag en avond herhaalde vertrekken en retouren van scooters beheert.

Automatische activiteitsregistraties hebben ook de verantwoording over het wagenpark verbeterd. Op elk moment kan het managementteam controleren welke medewerker een bepaalde scootersleutel heeft en bekijken wanneer deze is opgehaald of teruggebracht. Dit geeft het bedrijf een duidelijker overzicht van het voertuiggebruik zonder afhankelijk te zijn van handgeschreven informatie.

Externe SmartBox toegang biedt extra flexibiliteit. Managers kunnen medewerkers via de mobiele app ondersteunen wanneer nodig, waardoor ze sleutelhandelingen kunnen overzien, zelfs als ze niet ter plaatse zijn.

De tijd die voorheen werd besteed aan het ontvangen, distribueren en documenteren van sleutels kan nu worden gewijd aan leveringen en andere operationele prioriteiten. Met een veilig en traceerbaar workflowproces coördineert Phoenix Services SARL nu haar actieve scooterwagenpark efficiënter.