Uma empresa de serviços técnicos que depende de chaves
Uma empresa de canalização e desentupimentos depende diretamente da rapidez com que as suas equipas saem para o terreno. Cada carrinha de serviço, cada equipamento de desentupimento e cada ferramenta de instalação precisa de uma chave. Quando uma equipa responde a chamadas de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana, uma chave desaparecida significa um serviço atrasado.
A Birnie Plumbing & Drains oferece serviços rápidos e fiáveis de canalização e desentupimentos no sul de Ontário há mais de um século. Hoje, a empresa conta com 25 colaboradores, opera carrinhas de serviço e equipas dedicadas de instalação e desentupimento, gerindo mais de 70 chaves.
O proprietário, Rob Birnie, trabalha na empresa há 29 anos e conhece o problema como a maioria dos empresários do setor:
"Como qualquer proprietário de uma empresa de serviços que tem muitos veículos e equipamentos: onde estão as minhas chaves? Onde é que elas param? Queríamos apenas um melhor controlo. Saber onde estavam, dar às pessoas acesso ao que precisavam e saber quem as tinha."
Antes da Keycafe: um quadro perfurado e um livro de registos
O sistema antigo da Birnie consistia em chaves penduradas num quadro perfurado na parede, com o responsável pela contabilidade a registar num livro quem tinha levado cada chave.
Isso funcionava até que uma chave saía do edifício.
O livro de registos também tinha falhas. Se o responsável não estivesse nesse dia, ou se um técnico chegasse depois de ele ter ido embora, ninguém registava o nome. Faziam-se cópias de chaves sem qualquer registo, por isso ninguém sabia quantas cópias existiam.
"Nunca sabíamos onde estavam as chaves. Não havia qualquer responsabilização no processo. Era um verdadeiro inferno."
Muitas vezes, os técnicos também levavam as chaves para casa. Se um técnico metesse baixa no dia seguinte, uma equipa inteira podia ficar retida nas instalações da empresa com a chave em casa de alguém a meia hora de distância.
Uma forma mais eficiente de gerir chaves
O Rob avaliou vários sistemas de gestão de chaves antes de escolher a Keycafe. Muitos eram demasiado caros ou exigiam um grande esforço de rede e configuração.
A Birnie tem agora três smartboxes Keycafe montadas na parede no polo principal das instalações.
"Encaixam-se muito rapidamente e fico logo operacional."
Como funciona o fluxo de trabalho diário
Cada departamento utiliza os veículos e equipamentos de forma diferente. Os técnicos de canalização de serviço costumam conduzir a sua própria carrinha todos os dias. As equipas de instalação e desentupimento alternam entre carrinhas e equipamentos especializados consoante o trabalho. Como o Rob organiza as chaves em grupos e atribui um grupo a cada colaborador, cada pessoa tem apenas acesso às chaves de que necessita e a mais nenhuma.
Com a Keycafe, o fluxo diário é simples:
Levantamento matinal: Os técnicos abrem a aplicação da Keycafe no telemóvel e levantam as chaves que têm autorização para utilizar.
Saída para o trabalho: A equipa dirige-se à carrinha ou ao equipamento correto e leva a chave consigo.
Devolução no final do dia: As chaves voltam para a SmartBox e a equipa de gestão recebe um alerta quando cada uma é devolvida.
Uma chave de reserva para tudo
O Rob também utiliza a Keycafe para manter um plano de contingência em vigor. Para cada chave que a empresa utiliza, uma segunda cópia é guardada na SmartBox apenas para a equipa de gestão. Foi assim que o inventário ultrapassou as 70 chaves. Cada carrinha tem pelo menos duas chaves guardadas na Keycafe.
"Mais ninguém tem acesso a essas chaves. Portanto, se uma chave for perdida ou esquecida nalgum sítio, é simples: 'Tenho uma segunda chave'. Já não ficamos à espera."
Resultados: menos tempo de espera, mais responsabilização
Um registo de quem tem cada chave
Cada levantamento e devolução está associado a um utilizador identificado, pelo que o Rob já não precisa de reconstruir o histórico de uma chave a partir de um caderno. Isto é particularmente útil quando alguém sai da empresa.
"Quando alguém sai da empresa, pode-se aceder, clicar no utilizador e ver todas as chaves que lhe foram atribuídas. Há flexibilidade, mas também há responsabilização."
Menos tempo de inatividade para as equipas
A Keycafe ajuda as equipas a evitar atrasos quando há chaves desaparecidas ou difíceis de localizar. Como explica o Rob:
"Se calcularmos o custo por hora da equipa de gestão, e se passarem uma hora à procura de uma chave, isso representa um valor enorme. E temos outro técnico apenas à espera que a chave seja encontrada. Não está a produzir nada. Isso acumula-se com o tempo."
Agora, se uma chave desaparecer, a equipa pode entregar imediatamente uma chave de reserva ao técnico que precisa dela e localizar a chave em falta mais tarde. Entretanto, a equipa continua a trabalhar.
Trocas no terreno e acessos pontuais
O Rob valoriza especialmente a funcionalidade Field Swap, que permite transferir chaves diretamente entre técnicos no terreno, eliminando a necessidade de regressar à empresa.
"Quando começámos, a chave tinha de voltar às instalações. Isso foi resolvido. Pode literalmente fazer o field swap no telemóvel e o processo fica concluído."
Quando um técnico precisa de uma carrinha fora do seu grupo habitual, por exemplo uma que acabou de voltar da oficina, o Rob pode conceder-lhe acesso pontual. O técnico recebe depois um lembrete automático para devolver a chave.
Alertas que asseguram a devolução das chaves
Levantar as chaves nunca foi o problema. Garantir que eram devolvidas todas as noites exigia mais esforço.
"O maior desafio foi habituá-los a devolver a chave no final do dia. Mas como estava no telemóvel, foi bastante fácil. Enviamos apenas um lembrete subtil."
Os alertas de devolução permitem à equipa de gestão ver de imediato quais as chaves que não foram entregues. Isso facilitou a aplicação da nova regra.
"Assim que se torna um hábito, não há qualquer problema."
Controlo sem configurações complexas
O Rob afirma que a Keycafe lhe proporcionou o controlo que desejava sem custos elevados de configuração nem uma implementação demorada.
"Deu-me controlo sobre as minhas chaves sem me custar horas a fio ou quantias astronómicas. Para quem procura algo sem complicações, oferece um excelente conjunto de controlos para o nível de preço."
Uma solução em constante evolução
A Birnie utilizou várias versões da Keycafe ao longo dos anos, com cada atualização a trazer novas funcionalidades e melhorias na forma como a equipa gere as suas chaves. Para o Rob, essa evolução contínua tem sido uma parte importante do valor do produto, especialmente porque as novas funcionalidades resolveram desafios para os quais a equipa tinha anteriormente de encontrar alternativas.
"A Keycafe tem vindo a melhorar continuamente o seu produto, e adoro isso."
Para empresas de serviços técnicos que gerem um grande volume de chaves, o Rob considera a Keycafe uma solução prática para manter o acesso às chaves organizado e eficiente:
"Para quem tem um volume considerável de chaves, esta é a melhor forma de as gerir pelo preço certo."
Principais conclusões para empresas de serviços técnicos e de campo
Abandone o quadro perfurado e o livro de registos. Um registo que termina quando a chave sai do edifício não é verdadeiramente um registo.
Agrupe os acessos por função. Conceda a cada técnico apenas as chaves de que o seu departamento necessita e nada mais.
Mantenha um conjunto de reserva exclusivo para a gestão. Uma segunda chave para cada veículo e equipamento evita que uma chave perdida deixe uma equipa parada.
Utilize o telemóvel para transferências. As trocas no terreno e os acessos pontuais poupam viagens de regresso às instalações.
Assegure as devoluções com alertas. As notificações de devolução transformam o pedido de "por favor, devolvam as chaves" num hábito diário.
Verifique os cancelamentos de acesso em segundos. Quando alguém sai, é possível ver de imediato todas as chaves atribuídas a essa pessoa.
