Gerenciar uma frota de veículos em um campus em crescimento não é fácil. Entre o transporte de equipes atléticas, a movimentação de funcionários e a manutenção de equipamentos onde precisam estar, as escolas precisam de um sistema que dê às pessoas certas acesso aos veículos certos quando elas precisam.
Por anos, a New Hampton School, uma escola interna independente em New Hampton, New Hampshire, com cerca de 160 funcionários, dependia de um processo manual de gerenciamento de chaves.
Mas à medida que a frota cresceu de um punhado de ônibus para quase 30 veículos, a velha rotina de deixar as chaves em uma ranhura de correio e pescá-las de um balde de plástico não conseguia acompanhar. Chaves desapareciam, funcionários passavam tempo procurando por elas, e as preocupações com responsabilidade continuavam a crescer.
Chuck George, Diretor de Segurança do Campus, decidiu que era hora de uma mudança. Com Keycafe, ele transformou uma bagunçada troca manual de chaves em um sistema automatizado no qual toda a equipe poderia confiar.
Indo Além do Gerenciamento Manual de Chaves
Um sistema manual de chaves pode funcionar bem quando uma frota é pequena. Mas à medida que a frota cresce, torna-se mais difícil rastrear as chaves e quem tem acesso a elas.
Na New Hampton School, todo o uso de chaves costumava passar pelo diretor atlético e gerentes de equipamentos, com chaves entregues em mãos e devolvidas por uma ranhura de correio na porta.
"Às vezes, elas eram devolvidas logo em seguida. Às vezes, desapareciam por alguns dias, e simplesmente não havia organização sobre quem tinha quais chaves", explicou Chuck. "Muitas vezes, as pessoas precisavam de um veículo, e as chaves estavam faltando. Então, tínhamos que procurá-las. Funcionava antigamente quando era realmente pequeno, mas à medida que crescemos, simplesmente não era sustentável."
O verdadeiro problema era a responsabilidade, ou a falta dela. Ninguém tinha uma visão clara de quem tinha uma chave, por que a tinha ou quando ela seria devolvida.
Automatizando o Acesso a Veículos com Fleetio e Keycafe
Quando a New Hampton School estava procurando um sistema de gerenciamento de frotas para lidar com a manutenção e atribuição de veículos, eles escolheram a Fleetio. A integração direta entre Fleetio e Keycafe então tornou fácil conectar as reservas de veículos ao acesso de chaves.
Agora, todo o processo de reserva e acesso de chaves funciona por conta própria:
Reserva: O departamento atlético ou os membros da equipe enviam um formulário de solicitação de veículo.
Automação: As atribuições de veículos vão para a Fleetio, o que aciona uma reserva Keycafe imediatamente.
Acesso: Professores e funcionários recebem um e-mail automatizado com um código de acesso exclusivo.
Retirada: Os usuários se aproximam do Keycafe SmartBox, exatamente onde os veículos estão estacionados, inserem seu código, pegam a chave e partem.
Com esta integração, não havia mais necessidade de entrada dupla de dados ou rastreamento manual de reservas.
Impulsionando a responsabilidade e o ROI financeiro
Para alguém que supervisiona uma frota de quase 30 veículos, a responsabilidade é sempre uma preocupação. Saber onde cada veículo está e quem o está dirigindo é essencial.
"A responsabilidade é algo enorme para mim. Não direi que sou um 'control freak', mas é bom saber onde as coisas estão", explicou Chuck.
Os benefícios financeiros também eram claros. Uma chave de veículo moderna pode custar entre US$ 400 e US$ 500 para ser substituída, então evitar chaves perdidas pode economizar dinheiro para a escola. Uma melhor visibilidade sobre quem está usando cada veículo e quando também ajuda o sistema a se pagar.
Os lembretes automatizados da Keycafe incentivam os funcionários a devolver as chaves se esquecerem, para que a equipe de Chuck não precise gastar tempo procurando pessoas.
Adoção simples para a equipe do campus
Introduzir nova tecnologia em uma escola pode ser um desafio. Chuck não tinha certeza de como professores e funcionários responderiam, mas a transição para Keycafe ocorreu mais suavemente do que ele esperava.
“Trabalho em um lugar onde as pessoas são muito céticas em relação a coisas novas”, disse Chuck. “Mas é realmente muito simples. Eu literalmente recebo elogios de nossos professores e funcionários semanalmente. Não consigo dizer quantas vezes as pessoas me dizem: "Esta é a melhor coisa que já fizemos.”
Como o sistema é de autoatendimento, os funcionários podem pegar e devolver as chaves dos veículos por conta própria, sem ter que procurar um administrador cada vez que precisam de acesso.
O que vem a seguir para o acesso ao campus
Depois de ver os benefícios do gerenciamento automatizado de frotas, a New Hampton School já está explorando outras maneiras pelas quais Keycafe pode apoiar o acesso ao campus.
A escola está atualmente testando Keycafe para um novo pavilhão externo do campus, com planos de conectar as reservas através do Outlook. Eles também estão considerando expandir Keycafe para o departamento de instalações para gerenciar o acesso de chaves para fornecedores e contratados externos.
Ao substituir um processo manual de troca de chaves por um gerenciamento de chaves digital e seguro, a New Hampton School agora tem uma maneira mais responsável e escalável de gerenciar o acesso em todo o campus.
👉 Veja como Keycafe pode ajudar sua escola a simplificar o gerenciamento de veículos e chaves.
