Para organizações com uma frota de veículos, a gestão de chaves representa um desafio diário muitas vezes subestimado.
Todos os dias, as equipas devem garantir que os colaboradores certos possam aceder aos veículos certos no momento certo, mantendo uma visibilidade completa sobre os movimentos das chaves.
Sejam veículos de serviço, frotas técnicas, veículos de intervenção ou veículos partilhados entre várias equipas, a multiplicação de utilizadores e deslocações torna rapidamente os métodos tradicionais difíceis de manter.
Durante muito tempo, muitas organizações funcionaram com processos manuais: cadernos de registo em papel, tabelas internas, armários de chaves clássicos ou trocas informais entre colaboradores.
Embora estes métodos possam funcionar com uma pequena frota, tornam-se rapidamente complexos quando o número de veículos aumenta. O seguimento das chaves torna-se então uma fonte de perda de tempo, incerteza e riscos de segurança.
É precisamente o desafio enfrentado pela Assia Una, uma associação sediada em Ille-et-Vilaine que apoia pessoas fragilizadas pela idade, deficiência ou doença, tanto em casa como em instituições.
Com cerca de 100 veículos em serviço, utilizados diariamente por diferentes equipas de campo e administrativas, a associação precisava de uma solução que permitisse monitorizar melhor o acesso aos veículos e proteger a gestão das chaves.
Ao adotar Keycafe, a Assia Una conseguiu transformar um processo manual numa organização mais fluida, mais segura e com melhor rastreabilidade.
Retomar o controlo sobre os movimentos das chaves dos veículos
Para os gestores de frota, um dos principais desafios é saber exatamente onde estão as chaves e quem as está a utilizar.
Quando vários colaboradores utilizam os mesmos veículos, torna-se essencial poder responder rapidamente a perguntas simples :
Quem tem atualmente a chave de um veículo?
Quando foi recolhida?
O veículo está disponível?
A chave foi devolvida corretamente?
Sem um sistema centralizado, estas informações dependem frequentemente de monitorizações manuais ou da memória das equipas.
Na Assia Una, o crescimento da frota e as deslocações constantes dos veículos tornaram progressivamente esta organização mais difícil.
Como explica Vincent Prido, chefe de serviço da Assia Una :
« A nossa atividade baseia-se principalmente em cuidados domiciliários, o que significa que temos uma frota em constante movimento. O que era difícil para nós era monitorizar e saber onde os carros estavam num dado momento. »
Com Keycafe, a associação beneficia agora de uma melhor visibilidade sobre a utilização dos seus veículos.
« Hoje, temos uma ferramenta digital que nos permite saber de forma fácil e simples onde estão os nossos carros e com quem. »
Substituir os registos em papel por uma rastreabilidade digital das chaves
Muitas organizações ainda utilizam métodos manuais para monitorizar as suas chaves de veículos.
Estes sistemas apresentam rapidamente algumas limitações:
Informações difíceis de centralizar
Falta de histórico preciso dos movimentos
Tempo perdido a procurar uma chave ou um veículo
Dificuldade em identificar responsabilidades em caso de problema
Uma solução de gestão de chaves conectada permite centralizar as chaves num armário seguro e conectado à Cloud, registando automaticamente cada levantamento e cada devolução.
Cada movimento é associado a um utilizador, oferecendo assim uma visibilidade completa sobre a utilização dos veículos.
Para a Assia Una, esta rastreabilidade representa uma das principais mudanças trazidas pela Keycafe :
« Tínhamos uma gestão e rastreabilidade que eram feitas através de cadernos de bordo em papel. Hoje, temos uma ferramenta digital que nos permite saber realmente onde estão os nossos carros e com quem. »
Facilitar o acesso aos veículos para as equipas de campo
Em muitos setores, os veículos são utilizados por equipas móveis que precisam de se deslocar rapidamente.
Este é particularmente o caso no setor de apoio domiciliário, onde os profissionais precisam de realizar várias intervenções todos os dias.
Na Assia Una, os utilizadores da Keycafe estão principalmente divididos em dois grupos:
As equipas de campo, nomeadamente auxiliares de ação direta, enfermeiros e terapeutas ocupacionais que utilizam os veículos nas suas rondas.
As equipas administrativas que também precisam de aceder aos veículos de serviço.
Uma solução conectada permite simplificar esta organização, dando aos colaboradores acesso rápido às chaves necessárias, mantendo um controlo completo para os responsáveis.
Esta organização permite reduzir as trocas manuais e agilizar o dia-a-dia das equipas.
Proteger o acesso para colaboradores permanentes e temporários
A gestão de chaves torna-se também uma questão de segurança quando vários perfis precisam de aceder aos veículos.
As organizações precisam frequentemente de gerir o acesso de :
Colaboradores permanentes
Novos funcionários
Substitutos
Trabalhadores temporários
Prestadores de serviços externos
Sem um acompanhamento preciso, pode ser difícil saber quem utilizou um veículo e em que momento.
Graças à Keycafe, as organizações podem controlar melhor os acessos, mantendo um histórico completo das utilizações.
Para a Assia Una, este aspeto é particularmente importante :
« Temos também pessoal que vem a curto prazo, trabalhadores temporários ou substitutos, serviços que não conhecemos necessariamente. Podemos, em todo o caso, proteger também esses acessos desta forma (com Keycafe). »
Uma adoção simples para todos os utilizadores
Quando uma organização implementa uma nova ferramenta digital, a adoção pelas equipas representa frequentemente um desafio importante.
Para facilitar a transição, a Assia Una organizou sessões de sensibilização para as equipas de campo e administrativas.
No entanto, a simplicidade de utilização da Keycafe permitiu uma adoção rápida.
« Mesmo para funcionários que não tinham apetência para ferramentas informáticas ou digitais, não houve qualquer dificuldade. A ferramenta continua simples e verdadeiramente acessível para todos os funcionários. »
Uma solução intuitiva permite assim às organizações melhorar os seus processos sem complexificar o dia-a-dia dos utilizadores.
« Há todo um sistema de calibração no início que leva um pouco de tempo para dominar a ferramenta. Mas uma vez que compreendemos a ferramenta, conseguimos precisamente direcionar e adaptar de acordo com a organização de que precisamos. »
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