Empresas de segurança que operam sua própria frota precisam de um sistema de chaves que registre quem usa cada veículo sem depender de alguém lembrar de fazer isso. Com turnos noturnos e uma frota em crescimento, esse controle se torna um trabalho à parte.
Para uma empresa de segurança, cada veículo de patrulha representa uma chave para entregar, localizar e recuperar. Quando os turnos duram 12 horas e os funcionários vão para casa dormir depois, encontrar uma chave que não apareceu onde deveria pode levar horas.
Por muito tempo, o método foi o mesmo: chaves em uma caixa ou em um balcão, com uma etiqueta para identificar cada veículo. Enquanto a frota é pequena, o sistema funciona. À medida que a frota cresce, perde-se tempo, não há histórico para consultar e torna-se impossível saber quem está com o quê.
Essa foi a situação que Patrick Nalon encontrou como Gerente de Frota na Signal of Tampa, a franquia da Signal em Tampa, Flórida, que presta serviços de segurança.
Hoje, a equipe gerencia 36 veículos com a Keycafe.
Uma frota que cresceu mais rápido do que seu sistema de chaves
Patrick está na função há cerca de cinco anos e meio. Quando começou, a frota tinha 14 veículos. Hoje tem 36, com mais um veículo recém-encomendado e outros dois previstos para daqui a alguns meses. O cargo de Gerente de Frota existe porque o proprietário da franquia queria colocar ordem em uma área que não estava sendo gerenciada adequadamente, e uma das primeiras medidas foi introduzir um sistema de gerenciamento de chaves.
O ponto de partida era simples:
“Quando comecei, as chaves ficavam apenas em uma caixa. E quando você não tem muitos veículos, isso talvez seja aceitável.”
A configuração, no entanto, não oferecia nenhum controle. As chaves eram mantidas em uma caixa ou deixadas em um balcão, com etiquetas que a própria equipe gravava usando o número de cada veículo:
“Não havia responsabilização. Você não sabia quem estava com o quê. Às vezes, os funcionários levam as chaves para casa ou as chaves se perdem.”
Rastreabilidade: saber quem pegou cada chave e quando
O problema mais frequente estava ligado ao horário de trabalho. A maioria dos agentes trabalha das 18h às 6h e vai para casa dormir no final do turno; portanto, quando uma chave sumia, alguém precisava entrar em contato com eles para perguntar sobre ela:
“Era o tempo todo. Tínhamos que entrar em contato com eles para dizer: "Ei, onde estão as chaves daquele veículo específico? Estão com você?" Rastrear o paradeiro delas, e talvez só no dia seguinte conseguíssemos recuperá-las.”
Com a Keycafe, essa busca se resume a uma única consulta:
“Posso olhar no site e ver exatamente quem estava com ela, a que horas, e aí fica um pouco mais fácil descobrir quem está com o quê.”
Cada retirada e devolução agora está vinculada a um usuário identificado, de modo que não há necessidade de perguntar a cada funcionário. A equipe também mantém um conjunto principal de chaves e um conjunto reserva para cada veículo, e ambos ficam armazenados no sistema.
Um sistema na medida certa para uma frota de médio porte
Antes de escolher, Patrick participou de feiras de negócios para gerentes de frota e pesquisou as opções do mercado. Ele descobriu que muitos sistemas eram dimensionados para os volumes de uma grande concessionária de veículos, com preços equivalentes. O que ele precisava era de um sistema que correspondesse a uma frota de médio porte, e a abordagem modular da Keycafe se encaixou perfeitamente: uma unidade principal com unidades de expansão que adicionam compartimentos à medida que a frota cresce, de modo que a capacidade aumenta em etapas controladas, em vez de exigir um gabinete grande desde o primeiro dia:
“Grande parte da decisão foi pelo preço. Não somos uma grande concessionária de veículos, não precisamos desse nível. [...] Este era o tamanho certo para nós.”
Depois de reduzir a lista a algumas opções, uma demonstração da Keycafe definiu a decisão, e o sistema foi enviado diretamente para a equipe.
A instalação atual consiste em uma unidade principal com nove compartimentos e uma segunda unidade com 42, podendo ser expandida com mais módulos se a frota continuar crescendo. Outras franquias da Signal perguntam regularmente a ele como a empresa gerencia sua frota e integra a equipe, e Patrick tem recomendado a Keycafe a elas.
Administração remota, com PINs como método de acesso
Questionado sobre seu recurso favorito, Patrick apontou para o painel da Keycafe que ele usa para gerenciar o sistema:
“Carrego um notebook o tempo todo e gosto muito do site. É muito fácil de usar.”
A partir do painel, ele insere os números dos veículos e adiciona novos funcionários — e recentemente integrou três pessoas dessa maneira. Para se identificarem na unidade, os funcionários usam o PIN de abastecimento que já possuem:
“Usamos os PINs de abastecimento deles. São como uma senha de banco. [...] Eles não precisam lembrar de dois números.”
Ele também recebe uma notificação toda vez que alguém retira ou devolve uma chave. A unidade fica perto de seu escritório, então ele pode ouvir quando alguém a está usando. Mas, mesmo quando está fora do local ou em outra sala, os alertas em tempo real o mantêm atualizado.
Fácil adoção pela equipe e suporte ao cliente
Como em qualquer mudança de processo, houve alguma resistência no início, mas ela desapareceu rapidamente:
“É tão melhor que eles perceberam isso e usam todos os dias.”
Sobre o suporte, Patrick destacou um relacionamento positivo com a equipe da Keycafe, tanto durante a demonstração inicial quanto na ajuda contínua:
“Eles me dão retorno sobre as dúvidas que tenho e fornecem outras dicas e informações.”
Como Tampa fica em uma zona de furacões, ele também mencionou a bateria reserva da unidade como um ponto a seu favor durante quedas de energia.
Tempo economizado e veículos mantidos em operação
Para Patrick, o principal benefício é o tempo. Como o conjunto reserva fica armazenado no sistema junto com o conjunto principal, os veículos podem continuar operando enquanto uma chave está sendo localizada, e o site mostra quem esteve com ela por último.
“É sempre mais tempo economizado do que ter que chamar um chaveiro ou alguém para substituir uma chave eletrônica de 300 dólares.”
Questionado sobre o que diria a outra empresa que ainda gerencia chaves com uma caixa ou uma planilha, sua resposta foi direta:
“Diga a eles para me ligarem diretamente. [...] Se eles estivessem fazendo isso com uma caixa e tivessem muitos carros, esta seria a resposta para eles, com certeza.”
A experiência da Signal of Tampa oferece várias lições para qualquer organização com uma frota em crescimento:
Substitua a caixa ou o balcão por um sistema conectado que identifique cada usuário.
Consulte o histórico em vez de entrar em contato com cada funcionário quando uma chave desaparecer.
Escolha um sistema dimensionado para a frota, com espaço para expansão.
Use um PIN que os funcionários já conheçam, para que não precisem memorizar outro.
Mantenha um conjunto reserva para cada veículo para que uma chave perdida não interrompa as operações.
Treine a equipe sobre como colocar as chaves nos compartimentos corretamente.
Fale com a nossa equipe para ver como outros operadores de frota substituíram caixas e planilhas de controle por um histórico completo de cada chave.
