As caixas de chaves mecânicas continuam sendo uma das formas mais comuns de armazenar as chaves de uma frota policial. Elas atendem a uma necessidade básica, que é manter as chaves em um local fixo e trancado, mas não foram projetadas para responder às perguntas que um departamento precisa responder hoje: quem está com cada chave, desde quando e o que aconteceu quando uma chave não foi devolvida.
As experiências de três departamentos de polícia nos Estados Unidos mostram onde esse tipo de sistema deixa de ser suficiente.
As caixas mecânicas deixam a desejar em tamanho e durabilidade
O primeiro limite geralmente é físico. As chaves das viaturas de patrulha não são mais simples peças de metal, mas controles presenciais maiores que muitas caixas antigas não comportam.
O Departamento de Polícia de Champlin, em Minnesota, responsável pela segurança pública em um subúrbio de Minneapolis com 25.000 habitantes, opera uma frota de mais de 20 viaturas. Seu sistema anterior consistia em algumas caixas pequenas montadas na parede, com compartimentos pequenos demais para comportar todas as chaves, especialmente os controles maiores.
Quando as chaves não têm um lugar adequado, elas tendem a acabar ficando fora da caixa, e foi isso que aconteceu em Champlin. O departamento perdia chaves regularmente, e alguns desses controles custavam até US$ 500 cada para serem substituídos.
O tamanho não era o único limite físico. Em Champlin, a caixa anterior também começou a apresentar falhas estruturais, o que levou o departamento a buscar uma solução mais durável. Para uma corporação que depende da disponibilidade de seus veículos em todos os turnos, um equipamento que se deteriora é um risco operacional, e não apenas um transtorno de manutenção.
Sem gestão online, ninguém consegue reconstruir o que aconteceu
O segundo limite é a informação. Uma caixa de parede armazena chaves, mas não registra quem as retira ou quando, de modo que cada chave desaparecida dá início a uma investigação informal.
Em Champlin, o sistema anterior não oferecia gestão ou rastreamento online. Sem um registro em tempo real, os policiais não conseguiam determinar quem havia usado uma chave pela última vez, o que gerava confusão, perda de tempo e disputas sobre quem era o responsável. O Tenente Matt Smith, que precisava rastrear as chaves perdidas sem nenhuma pista a seguir, gastava mais tempo nisso do que qualquer outra pessoa.
A alternativa habitual é combinar a caixa com um livro de registro em papel, e os outros dois departamentos mostram por que essa combinação falha. No Departamento de Polícia de Norman, em Oklahoma, que atende 120.000 habitantes com 180 policiais e uma frota de 34 viaturas de patrulha, os policiais frequentemente esqueciam de assinar o registro. Como resultado, era comum um policial chegar para o seu turno e descobrir que o veículo designado ainda estava em uso por alguém do turno anterior, o que consumia de 15 a 30 minutos no início do dia.
No Departamento de Polícia de Aransas Pass, no Texas, existia um registro em papel, mas ele era ignorado na maioria das vezes pelos seus 32 policiais. Além disso, todas as chaves ficavam disponíveis para toda a equipe, independentemente do cargo.
O que muda com um sistema eletrônico
Os três departamentos substituíram seus sistemas manuais pelo Keycafe. Após avaliar várias alternativas, Champlin o escolheu por sua gestão baseada em nuvem, pelo design e tamanho das caixas e pelos recursos de software incluídos. O Tenente Matt Smith observou que o departamento queria instalar o sistema em sua sala de instruções com uma aparência profissional, e não como uma grande caixa de metal industrial pendurada na parede.
O fluxo de trabalho é simples: os policiais se identificam com um crachá ou um PIN, selecionam a chave de que precisam em uma tela sensível ao toque e o sistema registra a transação automaticamente. Nos três departamentos, cada retirada e devolução é registrada sem depender de alguém lembrar de assinar. Os policiais não precisam instalar um aplicativo, pois a gestão cabe aos administradores, que podem operar o sistema a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Uma vez que esse registro existe, os departamentos podem fazer coisas que não eram possíveis antes. Por exemplo:
Atribuir chaves a policiais específicos e receber notificações quando uma chave não for devolvida no prazo.
Conceder à equipe de supervisão acesso separado a chaves específicas, como as de salas trancadas, sem liberar o restante do inventário.
Resolver problemas remotamente, por exemplo, quando um policial esquece um PIN.
Atribuir a mesma chave a vários usuários sem duplicá-la fisicamente, o que reduz custos.
O resultado mais citado também é o mais simples. De acordo com o Tenente Matt Smith, de Champlin, "Não perdemos nenhuma chave ou controle desde a instalação deste sistema." Com o fim das perdas, acabaram também as reposições de até US$ 500 por controle, e o rastreamento em tempo real melhorou a responsabilização entre os policiais.
O efeito não depende do tamanho do departamento. Em Norman, onde um policial antes podia perder de 15 a 30 minutos procurando uma viatura que ainda estava em uso, agora é possível ver quem está com cada veículo logo na chegada, e não há mais necessidade de ocupar o canal de rádio para localizar chaves. Em Aransas Pass, o registro em papel que antes era ignorado na maioria das vezes agora é gerado digitalmente toda vez que uma chave é retirada ou devolvida, sem depender de ninguém lembrar de assinar.
O que verificar antes de substituir uma caixa mecânica
Para um departamento que está avaliando se o seu sistema atual é suficiente, quatro perguntas são úteis:
Os compartimentos comportam todos os controles da frota, inclusive os maiores?
É possível saber agora mesmo quem está com cada chave sem perguntar a ninguém?
Quantas chaves foram substituídas no ano passado e a que custo?
O registro é sempre preenchido ou apenas quando alguém se lembra?
Se alguma resposta for não, a caixa provavelmente está cumprindo sua função de armazenamento, mas não sua função de controle.
Fale com a nossa equipe para saber como departamentos de diferentes tamanhos implementaram um sistema auditável de controle de chaves, ou leia os estudos de caso completos de Champlin, Norman e Aransas Pass para ver os resultados detalhados.
